Tapahtumien hallinta vs. suunnittelu: Mikä on ero?

Tapahtumasuunnitteluteollisuus omistaa lukuisia työtehtäviä ja työnkuvauksia. Tapahtumasuunnittelija. Kokoussuunnittelija. Tapahtumakoordinaattori. Yleissuunnittelija. Tapahtuman hallinta. Luettelo näyttää loputtomalta. Kun toimiala kasvaa, niin myös tehtäväluettelo. Vaikka työpaikkojen kasvu on aina hyvä asia, tapahtumasuunnittelutoimintojen ja tapahtumien hallintaa koskevien työtehtävien valikoima voi olla hämmentävää alan alullepanijoille.

Se on yhtä turhauttavaa ammattitaitoisille ammattilaisille, jotka kohtaavat asiakkaita, jotka väärin ymmärtävät tarjottuja palveluja.

"Tapahtumienhallinta" ja "tapahtumasuunnittelu" heilutaan usein keskenään, vaikka ne ovat kahta hyvin erilaista asiaa. Yksinkertaisesti suunnittelu ja hallinta eivät ole samoja. Vaikka näiden kahden tehtävän taitomääritykset eivät liity päällekkäin, ne ovat kahta erillistä toimintoa. Se luo ongelmia niille, jotka käsittelevät asiakkaita, jotka virheellisesti luulevat tarvitsevan tapahtumanhallinnan, kun he tarvitsevat tapahtumasuunnittelijan. Ja niille asiakkaille, joilla on vaikutelma, että kaikki tapahtuman ylläpitäjät käsittelevät myös tapahtumasuunnittelua. Joten selvitämme sekaannuksen, koska on tärkeää, että sinä ja asiakkaillesi on sama ymmärrys.

Tapahtumasuunnittelu

Aloitetaan tapahtumasuunnittelusta. Tärkein operatiivinen sana on suunnittelu . Kaikki tapahtumat - alkaen morsiamen suihkut virstanpylvään syntymäpäivän juhliin suurille yritysjärjestelyille - alkavat jonkinlaisella suunnitelmalla.

Ensimmäiset keskustelut asiakkaiden kanssa tapahtumaideoista, teemoista, toivottavista päivämääristä ja budjettisuunnista ovat kaikki osa tapahtumasuunnitteluprosessia.

Tapahtumasuunnittelu alkaa alusta alkaen, aivan konseptin alkuvaiheista lähtien ja jatkuu aina siihen saakka, kunnes tapahtuma tapahtuu. Ja rehellisesti, muutaman viikon kuluttua tapahtumasta, kun tapahtumasuunnittelijat viimeistelevät yksityiskohdat ja käsittelevät seurantakohteita.

Tapahtumasuunnittelu edellyttää läheistä yhteistyötä asiakkaan kanssa suunnitella tapahtuma, joka heijastaa asiakkaan näkemystä kokoamisesta ja täyttää tapahtuman tavoitteen. Tapahtumasuunnittelija palkkaamasi asiakkaat palkkovat joku suunnitella kaikki tapahtuman osat, mukaan lukien siihen liittyvät yksityiskohdat ja toiminta-alat, ja nähdä tapahtuman loppuun saakka.

Tapahtumasuunnitteluun liittyvät tehtävät voivat olla, mutta ei rajoittuen:

• tapahtuman kokonaisaiheen valitseminen
• talousarvion kehittäminen
• valintaa
• neuvottelut hotellissopimuksista
• ulkopuolisten palveluntarjoajien vuokraaminen ruokavalion suunnittelu
• ruokailijan vuokraaminen
• vierailevien kaiuttimien tai viihteen järjestäminen
• liikenteen koordinointi
• värimaailman valitseminen
• kutsujen kehittäminen
• Tapahtumasuunnittelu on kaikkea, .Tämä toiminto kuuluu tapahtumien hallinnan suurempaan sateenvarjoon.

Tapahtumien hallinta

Jokainen tapahtuma koostuu lukuisista osista, jotka sopivat yhteen palapelin palasiksi. Kaikki nämä kappaleet lopulta tulevat yhteen luomaan tapahtuman. Onnistuneiden tapahtumien yhteydessä kaikki niihin liittyvät palat tulevat yhteen oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan, sujuvasti ja tehokkaasti ja suunnitelman mukaan. Tätä prosessia kutsutaan tapahtumanhallinnaksi. Se on yksinkertaisesti projektinhallinta tapahtumasta itsessään.

Tapahtumien hallintaan kuuluu tapahtuman kaikkien eri osien luominen, koordinointi ja hallinta sekä kunkin näkökulman vastuuhenkilöt. Jotkut tapahtumien hallinnan osa-alueet saattavat sisältää, mutta eivät rajoitu niihin:

tapahtumapaikan varaaminen

• ulkopuolisten toimittajien koordinointi
• pysäköintisuunnitelman kehittäminen
• valmiussuunnitelmien suunnittelu
• turvallisuusvaatimukset
• henkilöstöhallinnolle vastuussa jokaisen toiminnon
• valvoa toteuttamista tapahtuman
• seuranta tapahtuman
• ratkaisemiseen tapahtuma tilanteita päällä
• tapahtumanjärjestäjät ja tapahtumien järjestäjät työskentelevät yhdessä

Määriteltäisiin kaksi tehtävät ovat haastavia, koska ne eivät liity niihin läheisesti toisiinsa. Yksittäiset tapahtumasuunnittelijat voivat tarjota tapahtumien hallintapalveluita, ja tapahtumien johtajat voivat myös tarjota tapahtumasuunnittelua.

Kaikki riippuu yksittäisestä suunnittelija- tai yritysjärjestelyjen johtoryhmästä, tapahtumapaikasta ja itse tapahtumasta.

On tärkeää ymmärtää näiden kahden väliset erot ja määrittää, mitkä palvelut tarjoat. Esimerkiksi; Jos tarjoat tapahtumasuunnittelupalveluja laajamittaiselle tapahtumalle, työskentelet tapahtumajohtajan kanssa, joka koordinoi palveluitasi catering-johtajan, audiovisuaalisen tiimin kanssa jne. Määritä rooli ja palvelut, joita tarjoat ja viestit selkeästi nämä mahdollisille asiakkaille välttää sekaannusta suunnitteluprosessin aikana.