Tapahtumasuunnittelu < > tapahtumasuunnittelijat

Taste of Chicago on yksi suurimmista ruokafestivaaleista Yhdysvalloissa. Se alkoi ensimmäisen kerran vuonna 1980 yhtenä Chicagon ravintolan omistajien keskuudessa ja kaupunki järjesti ensimmäisen ruokafestivaalinsa yhden päivän tapahtumana, jossa oli 36 elintarviketuottajaa. Noin 275 000 ihmistä ilmestyi ulkotapahtumaan. Siitä lähtien se on kasvanut yli 3,5 miljoonaan ja yli 12 miljoonan dollarin tulot usean päivän aikana.

Chicagon pormestarin erikoistilaisuudet ja Illinois-ravintolayhdistys työskentelevät yhdessä tämän vuotuisen ruokafestivaalin suunnittelussa ja toteuttamisessa.

Yhteisön ruokafestivaalin suunnittelu

Olipa suuri ruokafestivaali, kuten Chicagon maku tai pienempi versio samasta, suunnittelun yhteisöllisistä festivaaleista, on merkittävä vastuu paikallishallinnosta ja kuntien tapahtumasuunnittelijoista. Chicagon maukkaus on loistava tapaustutkimus kaikille yhteisöille, jotka pitävät samanlaista ohjelmaa. Yhteisön ruokafestivaalin ensisijaiset toiminnalliset alueet sisältävät seuraavat:

Markkinointi / PR
Kirjanpito / Sopimusten hallinta
Kaivamme syvemmälle jokaiseen alueeseen, mutta Ensinnäkin, saavutamme tunnelman aikataulun ja yleisen hallinnan tällaisen tapahtuman käyttäen todellista suunnittelua Taste of Chicago.
Yhteisön ruokafestivaalin suunnittelu aikajana
Jokaiselle, joka lähestyy tällaista tapahtumaa ensimmäistä kertaa tai laajentamista olemassaolevaan festariin, on tärkeää aloittaa suunnittelu vähintään vuosi ennen tapahtumaa.

Vapaamuotoisen esimerkin mukaan kaupunginjohtajan erityisten tapahtumien toimisto seuraa karkeaa aikataulua kullekin vuoden Chicagon mausta:

12 kuukautta

: Tunnista sijainti, päivämäärät ja karkea luonnos festivaalin kartta.

9 kuukautta

: Päivitä festivaalin kartta ja aloita toiminnallinen alue RFP

6 kuukautta : Vahvista toimittajat, sponsorit, ohjelmointi ja toimittajat
4 kuukautta < : Viimeistele viihde ja vahvista toiminnallinen alue 3 Kuukautta
: Tuo festivaalin markkinointimateriaaleja 1 viikko
: Hallinnoi toimintoja 1 päivä
-in Tapahtuman johtopäätös
: Hallinnoi toimintojen lataamista 1 viikko
jälkeen: pidä päällekytkentäkokous ja anna suosituksia Yleinen yhteisön festivaalinhallinta
Pormestarin erityisten tapahtumien päällikkö vastaa Chicagon mausta ja pitkä lista muista tapahtumista Chicagon järvialueella, naapuruusfestivaaleilla ja muilla alueilla. Taste on ainutlaatuinen Chicagossa, koska se on ilmainen tapahtuma, mutta Taste maksaa suurimman osan kaikista muista toimiston hallinnoimista tapahtumista. 1980-luvulla järjestetyllä ruokafestivaalin hallintokokemuksella suurin osa kaupunginjohtajien erikoistilaisuuksien toimistosta ja Illinois-ravintolayhdistyksen toiminnallisista ryhmistä on hyvin kokenut heidän alueillaan. Tämän ansiosta Chicagon maun pääjohtaja voi keskittyä kaikkien osapuolten suunnitteluun ja toteuttamiseen ja pitää tapahtuman oikealla tiellä.
Toimiston jäsenten lisäksi toimitusjohtaja työskentelee vähintään 20 eri kaupungin toimistossa ja virastossa, mukaan lukien (mutta ei rajoittuen) seuraavat: Poliisiosasto

Palo-osasto

Terveys

Vaellusreitit ja viemäröinti

Park District

Emergency Management Communications
Toinen tärkeä toiminta-alue osa kaupunginjohtajan erityisten tapahtumien toimisto on kirjanpito / sopimusvalvonta. Hallituksen tapahtuma on erittäin jäsennelty hankintaprosessi, ja kaikkien sopimusten on noudatettava kaupungin ohjeita.
Tapahtumasuunnittelun aikajanalla ja yleisen tapahtumien hallinnan varmistamiseksi voimme nyt tarkastella tapahtuman ensisijaisia toiminta-alueita.
Otettu käyttöön Taste of Chicago -tapahtuman historiassa ja sen suunnittelun ja toteutuksen avulla tapaustutkimuksena, olemme valmiita kaivaamaan hieman syvemmälle jokaiseen tapahtuman ensisijaiseen toiminta-alueeseen.
Toiminnot
Toiminta-alue vastaa sivuston valmistelusta, vaiheesta ja tuotannosta, tapahtumatuesta, turvallisuudesta ja muusta.

Toiminnot edellyttävät monta tapahtumaa ennen tapahtumaa, ja operaatioryhmä on läheisessä yhteydessä tapahtumakartan ulkoasuun.

On suuri merkitys kaikkien kaupungin virastojen osallistumiselle prosessin alkuvaiheessa Chicagon Taste -operaation johtajan mukaan. Toimintajoukkue hallinnoi seuraavia prosesseja:

Tapahtumien ennalta tapahtuva lataus (asennus)

Tapahtuman aikana tapahtuneet toiminnot

Tapahtuman jälkeinen lataus (repeytyminen)

Näihin prosesseihin kuuluvat katujen sulkimet, rakennus-teltat, trukkioperaattorit, puusepät, sähköasentajat, kunnossapitolaitteet ja henkilökunta, turvallisuus, logistiikka tavarantoimittajille, hallinta-perävaunut ja paljon muuta. Harkitse, mitä operatiiviset tiimisi hoitaa itsensä ja mitä he aikovat tehdä sopimuksesta tapahtumastaan. Mitä muita virastoja joukkueesi tarvitsee työskennellä? Ota yhteyttä mahdollisimman pian.

Ravintolat / tavarantoimittajat

Chicago-mausteen kaltaisten ruokafestivaalien monimutkaisuus ja koko huomioon ottaen Illinois-ravintolayhdistys johtaa vuotuisen tapahtuman osallistuvien elintarvikkeiden toimittajien johtoa. Vuoden 2015 Taste of Chicago -tapahtumassa tapahtuma oli 60 + elintarviketuottajien kanssa, mukaan lukien 19 uutta ravintolaa, jotka edustivat monia Chicagon erillisiä lähiöitä. Tietenkin Chicagossa tietyt kohteet löytyvät aina tapahtumalle valituista elintarvikkeiden myyjistä, kuten pizzaa, kylkiluita, jäätelöä ja juustokakkua. Yhteisön ruokafestivaaleilla on todennäköisesti myös perinteisiä ruokia.
Se on halunnut paikka, joka valitaan ravintoloitsijaksi, joka osallistuu tähän ruokafestivaaliin ja kriteerit edellyttävät, että osallistujat ovat paikallisia ravintoloita, jotka heijastavat Chicagon lähiöitä.Lisäksi niiden on kyettävä käsittelemään äänenvoimakkuutta ja olla täysin puhdas tila kaupungin kanssa. Osallistuvien ravintoloiden on suoritettava seuraavat kursseja ja tarkastuksia:
Complete Illinois -yhdistysyhdistys Summer Festival Sanitation Certificate Course

Chicago Kansanterveyslaitoksen vierailut kabinetteja kolme kertaa päivässä

Hallita varaston kulkua niiden väliseinien ja kylmäkuljetusautojen välillä < Kun on kyse yhteisötapahtumasta, ajattele, mitkä kriteerit saatat tarvita osallistuvien elintarvikkeiden toimittajilta ja kuinka monta haluat. Ensimmäinen vuosi voi olla kova, mutta jokaisen vuoden menestyksellä, todennäköisesti löydätte yhä enemmän halukkaita osallistujia.

Ohjelmointi

Taste of Chicago on yleinen yhteisötapahtuma. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka "ruokaa" on se, joka vetää väkijoukkoja, se on muu toiminta, joka pitää ihmiset siellä. Vuosien mittaan ohjelmoijaryhmä on sisällyttänyt monille seuraavista elementeistä yleiseen ohjelmaan:

Vapaa konsertit useassa vaiheessa (kansalliset ja paikalliset viihdyttäjiä)
Keittoilumessujen paviljonki huippukokkien ja keittokirja-kirjailijoiden kanssa
Perhekylä

Urheilupaviljonki, jossa on fitness vinkkejä

Kansainvälinen paviljonki

2 meripeninkulman kävely

Elintarvikkeiden toimittajat
Budweiser Clydesdales ja niiden dalmatialainen kumppanit
Huviveneet
Ilotulitusohjelma
Avajaiset
Harkitse, mitä muita ohjelmia ja aktiviteetteja haluat sisällyttää ruokafestivaaliin.
Sponsorointi
Chicagon maulla on useita sponsorointiluokkia, mikä on merkittävä rahoituslähde ja luontoissuoritus. Yritysmarkkinoijat ja yritystapahtumasuunnittelijat pyrkivät osallistumaan yhteisöllisiin tapahtumiin, kuten Taste, vahvistamaan brändiään ja saamaan aikaan altistumista.
Hospitality on elementti, jonka osa sponsoreista sisältää paketeissaan, jolloin kyseiset sponsorit voivat saada suotuisan pääsyn joihinkin istuimiin ja yksityisiin teltoihin isännöimään omia asiakastilaisuuksiaan.
Täyttymän tyypit olivat:
Matkapuhelinviestintä
Ruokakaupan ketju

Juomayhtiöt

Vähittäismyymälät ja pankit

Lentoyhtiö ja hotellit

Media

Autovalmistajat

Elintarvikkeiden toimittajat
Ravintolat
Kunto- ja terveydenhuollon organisaatiot
Kaupunkipuutarha ja julkiset liikennevälineet
Harkitse, mitä paikallisia yrityssaneeraajia voi kiinnostaa yhteisötapahtuman rahoittamiseen ja miettiä millaisia paketteja ja etuja, joita voit antaa näille sponsoreille.
Markkinointi / Julkiset suhteet
Chicago-makuusi toimivat markkinoijat ovat kadehdittavalla asemalla, koska se on sellainen tapahtuma, joka automaattisesti kiinnittää tiedotusvälineiden huomiota Chicagossa ja muualla. Vielä parempia, median sponsorit myös edistävät Makua. Tämä tarkoittaa sitä, että pormestarin erityisten tapahtumien ei tarvitse käyttää liikaa perinteisiin mainonnan muotoihin sanan levittämiseksi ja tapahtuman edistämiseksi.
Markkinoijat edistävät tapahtumaa kirjoittamalla erillisiä lehdistötiedotteita tapahtuman jokaiselle alueelle, ylläpidämällä tapahtumakalenteriä ja tuottamalla tapahtuma-esitteen. Nämä kohteet edellyttävät tiivistä yhteistyötä kaikkien muiden toiminnallisten alueiden kanssa dokumentoida aikataulutus ja sisällön muutokset niiden tapahtuessa.
Aluksi yhteisön ruokafestivaaleille voi olla vaikeaa saada sellainen altistuminen, että suuret ja tunnetut tapahtumat kuten Chicagon maun kokoelma. Mutta harkitse, millaisia tiedotusvälineitä voit tavoittaa ilmaiseksi lehdistölle ja aloittaa suunnittelun niille markkinointimateriaaleille, joita markkinointitiimi käsittelee kuin verkkosivusto, lehtiset ja esitteet.