7 Tapaa, jolla pääkäyttäjä voi valmistautua suorituskyvyn tarkasteluun

Vuosittainen työntekijöiden suoritustarkastus on keskeinen henkilöstöprosessi, jolla dokumentoidaan työntekijän toimivuus koko vuoden ajan, mahdollisuus antaa palautetta työntekijälle ja toimii ponnahduslautana suorituskyvyn ja kehityksen asettamiseksi tavoitteita tulevana vuonna.

Vuosittaista työpaikan rituaalia on kuitenkin verrattu matkaan hammaslääkäreeseen juurikanavan saamiseksi. Molemmat voivat olla tarkkoja kuvauksia.

Aivan kuten hampaiden hoito, syy siihen, että vuosittainen suoritustarkastus päätyy juuri juurikanavaan, johtuu ennaltaehkäisevän huollon puutteesta.

Terveen määrän ennakoivaa suunnittelua ja säännöllisiä tarkastuksia vuosittainen suorituskyvyn arviointi voi olla yhtä kivuton kuin vuotuinen hampaiden puhdistus. Tässä on seitsemän tapaa, joilla johtaja voi valmistautua vuosittaiseen työntekijöiden suoritustarkasteluun tuottaakseen tuottavan ja kivuttoman keskustelun:

1. Aloita suorituskyvyn odotuksilla ja tavoitteilla

Vuosittaisen tehokkuustarkastelun valmistelu alkaa palkkaamisprosessin avulla. Hyvin kirjoitettu työpaikkailmoitus ja työnkuva selkeästi ilmaisevat, mitä työntekijältä odotetaan ja millaisen hyvän suorituskyvyn pitäisi näyttää.

Suorituskyvyn odotusten ei tarvitse olla virallisen työnkuva. Katso, miten kirjataan todelliset odotukset, jotka tekevät eron epävirallisemmaksi ja tehokkaammaksi keinoksi kehittää ja viestiä suorituskyky-odotuksia.

Varmista vain keskustella työntekijän kanssa nämä odotukset ja tavoitteet ja tarkistaa heidät säännöllisesti. Asiat voivat muuttua, ja kun he tekevät, työntekijä ei saa olla viimeinen tietää.

2. Anna säännöllinen palautetta koko vuoden

Suuri osa vuosittaisen arvioinnin tekemisestä kivuton on yllätysten poistaminen.

Työntekijät ansaitsevat ja tarvitsevat säännöllisesti myönteistä ja kriittistä palautetta. Jotta palaute olisi tehokas, sen on oltava ajankohtainen, toimitettava mahdollisimman pian suorituskyvyn tai käyttäytymisen jälkeen. Toki, kriittinen palaute voi piipittää hieman, mutta se on vähemmän tuskallista kuin saada se kaikki kerralla vuoden lopussa.

3. Suorituskykyongelmien ratkaiseminen nopeasti ja päättäväisesti

Vuosikatsaus EI ole aika käsitellä vakavasti suorituskykyongelmia ensimmäistä kertaa. Johtajien on opittava tunnistamaan, diagnosoimaan ja keskustelemaan suorituskykyongelmista koko vuoden ajan.

4. Ylläpitää dokumentaatiota koko vuoden

Yksi vaikeimmista osista valmistautua tarkasteluun yrittää muistaa kaiken tapahtuneen vuoden aikana. Kun johtaja ei pidä kirjaa työntekijöiden suorituskyvystä ja käyttäytymistä koko vuoden, heillä on taipumus perustaa tarkastelunsa viimeaikaiseen muistiin.

Yksinkertainen tapa dokumentoida koko vuoden on pitää jokaisen työntekijän kansio tehokkuusraporteista, esimerkkejä hyvistä ja huonoista käyttäytymisistä, keskustelujen yhteenvetoja, asiakaspalautetta, osallistumistiedotusta ja muuta suorituskyvyn odotuksia ja tavoitteita.

5. Hanki palautetta muilta

Vaikka johtaja on paras henkilö, joka arvioi työntekijän tehokkuutta, on myös hyödyllistä pyytää asiakkailta, työtovereilta ja muilta johtajalta palautetta.

Tämä voidaan tehdä säännöllisesti ja epävirallisesti tai muodollisemmalla tutkimusmenetelmällä. Palautteen tulee olla luottamuksellinen ja anonyymi ja sitä käytetään yhdessä johtajan arvioinnin varmistamiseen ja tukemiseen.

6. Pyydä työntekijältä palautetta

Vaikka johtaja ei missään tapauksessa pyydä työntekijää kirjoittamaan omaa tarkasteluaan, on hyvä käytäntö pyytää työntekijältä itsearviointi osana valmisteluprosessia. Työntekijällä saattaa olla tietoja, joita hallinnoija ei ole tietoinen, ja vähintään johtajalla on mahdollisuus saada ennakkoilmoitus kaikista sokeimmista kohdista, joita työntekijällä saattaa olla.

7. Valmistetaan esimerkein

Suorituskykyä varten, anna objektiiviset, mitattavissa olevat suorituskykyasiakirjat, mikäli mahdollista. Käytä käyttäytymisen palautetta antamalla 2-3 erityistä esimerkkiä jokaiselle osaamiselle.

Kun johtaja noudattaa näitä valmisteluohjeita, vuosittaisen keskustelun pitäisi olla vain yhteenveto kaikesta, josta on jo keskusteltu koko vuoden.

Painopiste voi sitten kääntyä asettamaan odotuksia ja tavoitteita seuraavalle vuodelle.

Enemmän suorituskyvyn arvioinneissa

• 10 parhaan suorituskyvyn arviointivirheitä johtaja voi tehdä