7 Tapaa kasvattaa viestintää pienyrityksissämme

Viestintä on perusta jokaiselle suhteellenne, joka on omassa elämässäsi; se ei ole erilainen liiketoiminnassa. Ilman tehokasta viestintää voi olla väärinkäsityksiä, ongelmia ja ristiriitoja henkilöstönne, asiakkaidesi ja kaikkien muiden kanssa, joihin saatat joutua tekemisiin. Huono viestintä voi tehostaa delegoitumista, tuottavuutta ja miellyttävää työympäristöä lähes mahdottomaksi.

Alla olevat vinkit auttavat sinua hienosäätää viestintätaitojasi, jotta voit säästää aikaa, vähentää stressiä ja saada aikaan tuottavampia kommunikoimalla tehokkaasti kaikissa pienyritysten vuorovaikutuksessa.

1. Rajoita häiriöt ja kuuntele

Kuuntelu on avain tehokkaaseen viestintään, mutta se ei ole aina helppoa. Yksi tapa tulla paremmaksi kuuntelijaksi on yrittää rajoittaa häiriötekijöitä keskusteluissasi, jolloin on vaikea kuulla ja ottaa vastaan ​​mitä muut sanovat. Tämä voi tarkoittaa sähköpostiasiakkaan sulkemista, puhelimen soittoäänen poistamista tai toimiston sulkemista. Kun teet näitä pieniä asioita, varmista, että henkilö, jolla puhut, on täysin huomionne.

On myös tärkeää rajoittaa sisäisiä häiriöitä, eli kaikki mitä tapahtuu sinun mielessä. Kun sinulla on useita aiheita käsitellä kokouksen aikana tai keskustelu ryntää läpi heitä saada kaikki ideasi ulos voi olla houkuttelevaa, mutta tämä aiheuttaa sekaannusta ja voi tehdä toinen henkilö tuntuu hänen panoksensa ei ole tärkeää.

Hidätä ja muista, että viestintä on kaksisuuntainen katu. Luoda antamaan ja ottamaan käyttöön molempien osapuolten mahdollisuus sanoa.

2. Ole reagoiva

Yksi pahimmista asioista, joita voi tehdä, kun ristiriita syntyy tai jollakin on valitusta yrityksestäsi, tuotteistamme, palveluistamme jne., Jätetään huomiotta. Useimmissa tapauksissa on annettava jonkinlainen vastaus välittömästi, vaikka se olisi vain lyhyt selitys, jonka avulla tarkastellaan asiaa.

Jos odotat, kunnes kaikki tarvittavat tiedot ovat tarpeellisia ennen kuin tavoitat onnettomalle puolueelle, he voivat päätyä paitsi onnettomiksi myös nyt myös vihaksi. Pidä viestintäyhteydet avoimina kaikissa tilanteissa niin, että voit olla niin reagoiva kuin mahdollista ja varmista, että ihmiset, jotka tavoittavat sinulle, tuntuvat olevan heidän ongelmansa tärkeitä.

3. Kysy oikeita kysymyksiä

Niin paljon viestintää tukeutuu saamaan tarvitsemasi tiedot, ja monta kertaa tämä tarkoittaa, että sinun täytyy kysyä oikeita kysymyksiä. On vihjeitä siitä, mitä kysymyksiä sinun pitäisi kysyä kaikissa keskustelun osissa, joita sinulla on. Sinun täytyy pystyä kuuntelemaan ja nollaamaan kyseiset vihjeet selvittämään, mitkä kysymykset keräävät tarvitsemasi tiedot.

Harkitse työntekijää, joka ei ole täyttänyt tavoitteita ja joka yleensä on tyytymätön työssä. Jos et pyydä oikeita kysymyksiä, et voi koskaan päästä ongelman juurelle, joka voi olla mitään henkilökohtaisista asioista, jotta se olisi haastava.

4. Suurin osa kokouksista

Kokoukset ovat tunnettuja siitä, että he ovat ajanhukkaa, jos he eivät ole hyvin suunniteltuja ja perusteellisesti järjestettyjä. Jos olet järjestäjä, ensimmäinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä kunnioittamaan kaikkien aikaa ja tehdä kokouksesi mahdollisimman tehokkaaksi, on aikatauluttaa se etukäteen.

Tee sitten aikaa valmistella esityslista, jossa hahmotellaan kohdistuspisteitä ja asetetaan kokouksen rakenne.

Seuraavassa on muutamia muita älykkäitä kokousvihjeitä, jotka auttavat varmistamaan, että kokoukset ovat tuottavia:

• Vahvista kokousajat sopivilla aikavyöhykkeillä 1-2 päivää ennen kokousta.
• Määritä kokouksen järjestävä kokousvalvoja, joka huolehtii siitä, että osallistujat noudattavat asialistaa.
• Kannusta osallistujia ja kysymyksiä kokoukselta.
• Tee muistiinpanoja tai anna joku muu muistiinpanoja keräämään tärkeät tiedot kokouksesta.

5. Yhdistä tiedonsiirtomenetelmät

Face to face tai voice-to-voice -viestintä sopii erinomaisesti, kun poistat aikaiset haasteet, jotka usein tulevat sähköpostiin. Mutta se voi myös luoda lisää kysymyksiä ja sekaannusta, jos kaikki asianosaiset eivät ole samalle sivulle.

Vaikka suurin osa viestistäsi tapahtuu puhelimen tai verkkotapahtumien välityksellä, voit luoda yhteenveto-sähköpostiviestejä, joissa selostetaan, mitä keskusteltiin, mitä seuraavia vaiheita ovat ja kuka vastaa siitä. Tämä voi olla erinomainen tapa yhdistää erilaiset viestintätavat tehokkaampaan (ja vähemmän hämmentävään) eteenpäin suuntautuvaa viestintää varten.

6. Keskity asiakaspalveluun

Hyvä asiakaspalvelu riippuu kaksisuuntaisesta viestinnästä. Usein silloin, kun ristiriitoja syntyy asiakkaiden kanssa, ratkaisun avain kommunikoi ongelman selvittämiseksi ja jatkaa kommunikointia, kunnes ratkaisu tunnistetaan.

Yksi tapa ylläpitää pitkäaikaisia ​​suhteita asiakkaisiisi on ylläpitämällä avoimia viestintäkanavia. Tämä tarkoittaa, että pyydät tietoja siitä, miten asiat menevät ja miten he tuntevat tuotteista ja palveluista, joita tarjoat. Tämä voidaan toteuttaa projektin lopussa, päivittäisten keskustelujen, kohderyhmän tai muodollisten tutkimusten kautta.

7. Käytä palautetta, jonka saat

Jos olet jo yhteydessä asiakkaisiisi, saat todennäköisesti palautetta säännöllisesti, vaikka et pyydä sitä muodollisin menetelmin. Tämä voi olla kultakaivos hyödyllistä tietoa siitä, miten asiakkaasi ja potentiaaliset asiakkaasi näkevät yrityksesi, tuotteesi ja palveluesi. Jotta voit olla tehokas, sinun on kuitenkin käytettävä näitä tietoja prosessien muuttamiseen ja parantamiseen. Luo prosessi keräämään palautetta, jonka saat yhdessä paikassa ja anna kuukausittain tai kahdesti varata aikaa analysoida tietoja ja luoda suunnitelma parannusten toteuttamiseksi ja seuraamiseksi.

Viime kädessä tehokas viestintä voi olla yksi yrityksesi tärkeimmistä taidoista.Jos viestintätaitoja voi käyttää hienosäätöä, vie aikaa analysoida viestintääsi ja kommunikaation tuloksia. Keskity sitten siihen, miten voit parantaa sitä ajan myötä. Saatat yllättyä siitä, kuinka paljon muutat suhteitasi henkilöstöön, asiakkaisiin ja työtovereihin parempaan suuntaan.