8 Rahaa säästäviä vinkkejä yritysten tapahtumasuunnittelijoille

Yritystapahtumat ovat hauskoja suunnitella, ja ideoita ja tapahtumia aivoriihi tuo luovuuden tasolle, jota monet yritystapahtumasuunnittelijat nauttivat. Valitettavasti nämä ideat voivat pysähtyä kappaleissaan, kun budjettiluvut tulevat sisään, ja toteutus määrittelee, että tapahtumiesi budjetti ei vastaa tapahtuman näkemystä.

Luovuus ei kuitenkaan pysähdy tapahtumasuunnitteluprosessilla. Se on myös tarpeen suunnitella menestyksekäs tapahtuma rajoitetulle budjetille.

Seuraavassa on muutamia rahaa säästäviä vinkkejä yritysten tapahtumasuunnittelijoille:

1. Tiedä budjettiasi

Ennen yritystoiminnan suunnittelua, määritä budjetti. Ei ole mitään järkeä viettää aikaa yhdistämällä ideoita ja mahdollisia paikkoja, joihin sinulla ei ole varaa. Määritä kohdistetut kustannukset:

• Catering
• Viihde
• Paikka
• Vieras puhujat
• Koristelasit
• Muut tapaukset

Tämä tietää ennen suunnittelun aloittamista auttaa sinua pysymään rajoissa.

2. Älä jätä huomiota näihin budjettikohtiin

Yritysesurssia suunniteltaessa on huomioitava seuraavat kustannukset:

• Mainoslahjoja, esityksiä
• Merkkikulut ja bannerit
• Markkinointi- ja myynninedistämiskulut < Paikan päällä rekisteröintipalvelut

3. Hyväksy budjettiasi

Olkaa samppanja maku olutbudjetissa? Älä epäusko. Tallenna itsellesi turhautuminen yrittääksesi suunnitella suuren budjettitapahtuman, jossa on pieni tapahtuma-budjetti. Hyväksy budjetinne. Sen sijaan, että saisit turhautumisen resurssien puutteen vuoksi, luovuitasi.

Yritysten tapahtumasuunnittelijoille on useita tapoja suunnitella menestyksekkäitä ja ikimuistoisia tapahtumia rajallisilla varoilla.

4. Olkaa joustavia keskustellessasi paikkakunnallasi

Jos mahdollista, ole joustava keskustellessasi tapahtumapaikan kanssa. Harkitse muutamia potentiaalisia päivämääriä yrityksesi tapahtumalle ja tiedustele, onko hotellilla mitään aukkoja kyseisen aikataulun aikana.

Hotellit tarjoavat usein alennushintaan tavoitepäivän ympärillä tapahtuvan avaamisen, ja voit neuvotella parempien hintojen kanssa, jos voit työskennellä piikkien kysyntänsä ajan.

Lisäksi, jos alueella on useita tarpeita vastaavia paikkoja, käytä tätä etusi vuoksi. Kun kilpailet yrityksesi liiketoimintaa varten, paikat voivat neuvotella hinnasta ja vähentää alueen muita toimintoja voittaa yrityksesi.

5. Vältä istuma-aterioita

Jos tarjoat ruokaa yrityksesi tapahtumissa, on paljon kustannustehokkaampaa palvella buffet-tyyliä kuin istumisaatavaa. Buffetit eivät vain eliminoi tarjoajien ja pöytäpalvelujen kustannuksia, mutta voit myös vähentää itse ruokaa.

Jos haluat, että vieraat voivat seurustella ja tavata toisiaan, harkitse palvella sormenjälkiä ja vähennä tilaa istumiseen ja syömiseen.Kun vieraat seisovat ja niillä on pieniä levyjä, he syövät vähemmän ja vievät enemmän aikaa keskusteluun.

Täysin avoimet palkit saattavat pureutua tapahtumahyvyttömyystasosta, joten harkitse palkin rajoittamista oluen, viinin, soodan ja mehun päälle.

6. Book Guest Speakers Early

Kuten lentoliput ja hotellihuoneet, kaiutinmaksut taipuvat kiipeämään, mitä lähempänä pääset sitoutumiseen. Varaa aikaisin saadaksesi parhaan hinnan.

Tee vähän tutkimusta ja näet, onko siellä asianmukainen vieras puhuja, joka on jo omalla alueella tuolloin. He voivat tarjota alennetun verokannan, ja voit säästää kuljetus- ja majoituskustannuksissa.

7. Harkitse sponsoreiden käyttöä

Nykymaailmassa on sponsoreita kaikkialla, areenoista ja konserttisaleista urheilutapahtumiin. Harkitse sponsoreiden käyttöä korvaamaan tapahtumasi kustannukset. Yrityksesi tai teollisuuden läheiset sidosyritykset voivat toivottaa tilaisuuden mainostaa nimensä yleisösi. Varmista, että se sopii hyvin yrityksellesi ja asiakaskuntaan yrityksesi tapahtumissa, ja tutki, mitä he tarjoavat vastineen vastineeksi.

8. Ole huolellinen kustannusten seurannassa

Yrityksen tapahtumasuunnittelussa sinulla on todennäköisesti tiimi, jossa on useita ihmisiä, jotka ovat vastuussa yksittäisistä tehtävistä.

Pidä kaikkien näiden henkilöiden silmällä heidän menojaan. Kommunikoi selkeästi budjettisuunnitelmaasi ja noudata huolellisia kuluja. Pyydä raportoimaan säännöllisesti kaikista tehdyistä ostoksista ja määrittele ohjeet, joiden osalta menot on hyväksyttävä ennen kuin teet. Tämä on yksi yritysten tapahtumasuunnittelualue, jossa valvonta on kriittistä, jotta voit säilyttää kulusi tapahtumahyötysuhteesi sisällä.