Helppokäyttöinen sähköpostinhallinta varattujen yritysten omistajille

Sähköposti tarjoaa erinomaisen ja edullisen tavan markkinoida kotiteollisuutesi, pitää yhteyttä asiakkaisiin ja tarjota asiakaspalvelua. Kuitenkin se voi olla myös ikävä ja tuhlausaika. Ellei palkata virtuaalista avustajaa, sinun on löydettävä tapa hallita sähköpostiviestiä, jonka avulla voit vastata ajoissa, mutta et kuitenkaan viettää koko päivän vastatessaan sitä. Tässä on vinkkejä sähköpostin hallintaan.

1) Vähennä vastaanottamiesi sähköpostiviestien määrää.

Voit rajoittaa sähköpostin määrää, joka näkyy postilaatikossa.

Ensimmäinen on vastaus yleisimpiin kysymyksiin, joita saat sivustossasi FAQ-sivulta. Tällä sivulla kirjoitat kysymyksen ja vastaat sen jälkeen. Ota ihmiset mukaan yhteystietoasi, mikä viittaa siihen, että he tarkistavat ensin, onko heidän kysymyksestään vastattu. Tarjoamalla mahdollisimman paljon tietoja sivustossasi kävijät voivat saada vastauksen lähettämättä sähköpostia sinulle.

Toinen tapa vähentää vastaanottamasi sähköpostiviesti on poistaa tilauslistat, joita et lue. Jos poistat tai lajittelit uutiskirjeitä ja muita yritystiedotuksia, mutta et lukenut niitä, on aika peruuttaa tilaus. Jos haluat pysyä ajan tasalla blogin kanssa, parempi vaihtoehto on käyttää syötteenlukijaa, joka tallentaa ja luetteloi kaikki uudet viestit täyttämättä postilaatikkoasi.

Kolmas tapa on "pestä" sähköpostiisi roskapostin estämiseksi ja lopettamaan ei-toivotut sähköpostit. MailWasher tarjoaa ilmaisia ​​ja pro-versioita, jotka voivat auttaa estämään roskapostia, roskapostia ja phishing-huijauksia.

2) Rajoittavien sähköpostitilien määrä.

Jotkut kodin yritysten omistajat luovat useita tilejä, kuten asiakaspalvelua ja teknistä apua, koska ajattelu auttaa heitä järjestämään ja hallitsemaan sähköpostia. Mutta useat tilit luo vain enemmän työtä, ellet ole virtuaalinen avustaja, jonka tehtävänä on miehittää yhtä tai useampaa sähköpostitilejä.

Lopulta tarvitset vain kaksi tiliä; yksi henkilökohtainen ja yksi liike.

3) Rajoita, kuinka monta kertaa sähköpostit tarkistetaan joka päivä.

Sähköpostin tarkastus tuntuu hyvältä toiminnalta, mutta se on yksi suurimmista aikakausista, aivan sosiaalisen median takana. Koska sähköposti on nopea ja välitön, on ajatus, että sinun on oltava koko ajan, mutta se ei ole totta. Vaikka et halua jättää asiakkaitasi tai asiakkaita liian kauan, sinun ei tarvitse vastata sähköpostiin heti sen saapumisesta. Sen sijaan tarkista sähköposti kaksi tai kolme kertaa päivässä. Kun tarkistat sen, sitoudut käsittelemään kaikkea postilaatikossasi tuolloin.

4) Kehitä järjestelmä sähköpostin käsittelyyn ja lajitteluun.

Useimmat sähköpostiohjelmat antavat mahdollisuuden luoda kansioita, joiden avulla voit lajitella sähköpostia. Voit esimerkiksi luoda kansioita "tehtävistä", "kuitit", "luettavaksi" jne.Jokainen sisäänrakennettu sähköposti vastaanotetaan ja / tai lajitellaan asianmukaisesti. Jos olet visuaalinen henkilö, kuten minä, voit luoda Googlen Gmail-ohjelmaan useita postilaatikoita. Kun sähköpostiviesti tulee pääpostilaatikkoon, lajittele se "to-do", "to-reply", "to-read", "client info" inboxes. Kaikki nämä erikoistuneet postilaatikot näkyvät eri osissa Gmail-sivulla. Toinen etu Gmailille on kyky käyttää tunnisteita, kuten kuitit, tunnistaa sähköposti.

5) Poista, poista ja poista.

Jos saat paljon tarpeettomia sähköpostiviestejä, poista se auki. Harkitse web-pohjaisen sähköpostin käyttämistä poistaa ei-toivotut viestit ennen lataamista sähköpostiohjelmaan. Jos käytät web-pohjaista sähköpostia, skannaa, tarkista ja poista ensin roskapostia. Tämä jättää vain ne kohteet, joihin sinun on vastattava. Katso # 1 sähköpostiviestien vähentämisestä, jos poistat sähköpostin tyypit tai paljon sähköpostia yhdeltä lähettäjältä.

6) Tyhjennä postilaatikko.

Tämä on paljon vaikeampaa kuin luulet. Ja kun se on tyhjä, pitää se tyhjänä yhtä haastava. Aluksi tämä tehtävä on vaikea, koska kertoimet ovat, että sinulla on paljon sähköposteja ja on aikaa vievää läpi jokainen kappale lajittelemaan tai poistamaan. Yksi vaihtoehto on käyttää hakutoimintoa etsimään sähköpostiviestejä paikoista, jotka ottavat sinuun yhteyttä. Jos esimerkiksi tilaat uutiskirjeen, etsi uutiskirje nimiin tai sähköpostiosoitteeseesi.

Kun sinulla on luettelo uutiskirjeen sähköposteista, voit käsitellä sitä irtotavarana valitsemalla sen kaiken ja jättämällä sen pois "lukea" tai "uutiskirje" -kansiota. Tai voit huijata valitsemalla kaikki kohteet postilaatikostasi ja asettamalla se kansioon, joka on nimeltään "arkistoida". Tämä tyhjentää postilaatikon ilman tiedostoa jokaiselle sähköpostiviestille, mutta et ole myöskään menettänyt sähköpostia. Kun postilaatikko on tyhjä, sitoudut hallitsemaan jokaista saapuvia osoitteita, jotka saapuvat määrätyn ajan, jonka olet aikonut käsitellä.