Palkkio Tapahtumasuunnitteluyritysten rakenteet

Olitpa sitten käynnistämässä tapahtumasuunnittelutoimintaa sosiaalisille tapahtumille, liiketoimintatapahtumille tai molempien yhdistelmälle, jokaisen, joka harkitsee omaa liiketoimintaansa, olisi varmasti huolissaan oikeudenmukaisen palvelun määrittämisestä. On tärkeää tietää, miten palveluista veloitetaan.

Valitettavasti vastaus ei ole yksinkertainen. Useat tekijät vaikuttavat kurssin määrittämiseen, mukaan lukien tapahtumasuunnittelun toimintakulut, palkat ja voitot.

Tosiasia on, että hinnat vaihtelevat riippuen siitä, mihin liiketoimintaasi harjoitetaan, millaisia ​​hankkeita olet tekemässä ja mitä markkinat ovat halukkaita maksamaan.

Se riippuu myös kohdemarkkinoista. Eli asiakkaasi tai mahdollisuutesi on mielestäsi tavoitebudjetti, ja palveluiden on oltava kilpailukykyisiä näiden parametrien sisällä.

Tapahtumasuunnittelijat rakentavat palkkionsa

Jos kuitenkin haluat aloittaa osa-aikatyön tai jopa kokopäiväisen yrityksen, noin viisi tapaa rakentaa tapahtumamaksusi ja lainaa maksut asiakkaillemme:

• kiinteä projektipalkkio
• kustannusten prosenttiosuus
• tuntiprosentti
• kulujen prosenttiosuus tuntiprosentilla
• maksulliset hinnat

Seuraavissa selityksissä ja esimerkeissä oletetaan, että haluat ansaita keskimäärin 75 dollaria tunnissa palveluillesi.

Palkkiot perustuvat kiinteään projektihintaan

Monet asiakkaat mieluummin tietävät, kuinka paljon projekti maksaa, mukaan lukien kaikki maksut. Tapahtumasuunnittelija, tarjota tämä, sinun on määritettävä kiinteä maksu ja määritettävä, mille palveluista kyseinen summa katetaan.

Tämä asettaa vastuun hallinnoida budjetin suoraan sinuun, suunnittelijaan, ja edellyttää ennakoimaan erilaisia ​​tilanteita, joissa olosuhteet voivat muuttua. Tässä skenaariossa asiakas voi sopia suoraan tapahtumasuunnittelijasta koordinoimaan kaikkia logistiikkaa, ruokailua, paikkaa, majoituskuluja jne.

Litteitä projektimaksuja käytetään tyypillisesti pakattujen tapahtumien, kuten urheilu-markkinointiohjelmien avulla, ja voidaan laskea persoonallisuustasolla lukuisilla määräyksillä ja varoituksilla.

Oletetaan esimerkiksi, että sinua palkataan järjestämään yhden päivän historiallinen kaupunkikierros 15 hengelle. Asiakkaasi haluaa lainata kiinteän maksun kuljetuksesta, yksityisestä oppaasta, lounasta ja kaikista / kaikista pääsymaksuista paikoista; Hän kuitenkin pyytää, että annat jokaisen kustannuserän korkean tason jakautumisen.

Tässä tilanteessa sinun on neuvoteltava / laskettava kaikkien palvelujen kustannukset, mukaan lukien aikasi, ja lainaa yhteenlaskettu summa kuluista. Tapahtumasuunnittelijan vastuu / riski on tunnistaa vaaditut talletukset, maksaa kaikista palveluista ja vastata kaikista palvelusopimuksista.

Palkkojen prosentuaalinen osuus

Pätevien tapahtumasuunnittelijoiden keskimäärin kannattaa tuntea olonsa mukavaksi veloittamalla 15-20% tapahtuman kokonaiskustannuksista osana maksua.Riippuen ohjelman monimutkaisuudesta ja tapahtuman suunnitellusta ja toteutetusta ajasta, tämä riittää kattamaan suunnittelijan koko kustannukset ja tulonlähteet.

Oletetaan esimerkiksi, että sinua palkataan yksityisen illallisen järjestämiseen eksklusiivisessa ravintolassa 40 hengelle keskimäärin 175 dollaria per henkilö.

Arvioimme, että kestää 15 tuntia aikaa tavata asiakkaasi, suunnitella, osallistua ja suorittaa täydellinen seuranta tapahtumasta. Jos veloitat 18 prosenttia kokonaiskuluista, ansaitset vain hieman enemmän kuin kohdistetun tuntihinnan 75 dollaria tunnissa:

175 dollaria x 40 vierasta = 7 000 dollaria x 18% = $ 1, 260
15 tuntia x $ 75 / h = $ 1, 125

Jos asiakas tekee sopimuksen kaikista palveluista suoraan, asiakkaalle aiheutuva kokonaiskorvausmaksu olisi yhteensä 8, 260 euroa.

Tuntipalkkio

Jotkut asiakkaat suosittelevat tapahtumasuunnittelijalle hintatarjouspalvelujen hinnankorotusta ja arvioivat tietyn asiakasohjelman hallinnan ja toteutuksen tuntien kokonaismäärän. Se saattaa tuntua samanlaiselta kuin tasainen hankekurssi, mutta se mahdollistaa molempien osapuolten joustavuuden sopeuttamiseen muutoksiin, joita saattaa olla tarpeen matkan varrella.

Monet yritystilaisuussuunnittelijat laskevat tunnilta palveluista. Sen avulla asiakas voi tietää, kuinka paljon se maksaa palkata palveluitasi ja antaa hänelle mahdollisuuden laskea kohtuullinen budjetti. Usein tämä johtuu siitä, että asiakas haluaa paremmin käsitellä odottamattomia kuluja.

Muista aina määrittää tarkkoja parametreja odotusten mukaisesti niin, että molemmat osapuolet ovat yksimielisiä siitä, mitä palveluja tarjotaan. Tapahtumasuunnittelijaksi tulisi sisällyttää viittaus laskutukseen kaikista kohtuullisista liiketoimintakuluista, joita voi syntyä.

Jotkut tapahtumasuunnittelijat voivat merkitä liikekuluja, kuten laivaliikennettä, autonvuokrausta ja muita muita kuluja, jopa 15-20%, kun taas toiset eivät; jos et, sinun tulisi ilmoittaa tällaiset merkinnät ja hankkia sopimus asiakkaan kanssa etukäteen.

Tunneittaisten tapahtumien suunnittelumäärien osalta on myös tärkeää määrittää, kuinka usein voit laskea aikasi.

Oletetaan esimerkiksi, että asiakas palkkaa sinut lokakuussa järjestämään yhden päivän seminaarin maaliskuussa. Palveluissasi on sovittu tilaisuuden, ruokapalvelujen ja A / V: n lähteistä ja neuvotteluista sekä sisällöntuotannon edistämisestä rajoitetulle määrälle viestintää (esim. Kutsuja, esityslistaa, arviointilomakkeita jne.).

Asiakkaasi palkitsee myös sinut tarjoamaan paikan päällä hallintaa. Teet etukäteen sopimuksen, jonka mukaan laskutetaan tunnistetut palvelut eri aikoina ja lähetät laskut kaikista suoritetuista palveluista viikoittain, kahden viikon tai kuukausittain.

Tämän sopimuksen mukaisesti sinun ja asiakkaasi tulisi molemmat laatia yksityiskohtainen työnkuva, joka sisältää molempien osapuolten odotetut vastuut. Sitten voit arvioida niin monta tuntia ja kohtuullisia kuluja sisältävän kokonaistalousarvion (selvitä siitä, mitä näihin yksityiskohtiin voi sisältyä).

Maksut prosentteina kulujen mukaan Plus Litteä maksu / tuntihinta

Joskus sinua palkataan tapahtuman järjestämiseksi ja jostain syystä asiakas suosii maksun prosenttiosuuden perusteella. Tämä ei kuitenkaan riitä kattamaan koko ajanne ja palveluidesi kustannuksia. Näissä tilanteissa on järkevää esittää maksut yhdistetyllä kustannuksella kahdessa eri luokassa.

Esimerkiksi asiakas pyytää sinua järjestämään konferenssiin liittyvät tapahtumat. Sinun tehtäväsi on järjestää kaksi yksityistä illallista ja golf retki, joista jokaisella on 50 vierasta. Näiden yhdistettyjen tapahtumien kokonaiskustannukset ovat noin 20 000 dollaria, mutta aikaa tarvitaan noin 60 tuntia, ja tämän hankkeen monimutkaisuus saattaa oikeuttaa suuremman voittomarginaalin. Kun pidät tästä mielessä, saatat tulla lopulliseen kiinteään maksuun + tuntipalkkio seuraaviin laskelmiin:

Kulujen prosenttiosuuden arvio:
20 000 x 18% = $ 3, 600

Tuntiprosentti: < 60 tuntia x $ 75 / h = $ 4, 500
Tunneittaiset puutteet:

900 dollaria Jos saavutat alijäämän, kuten yllä olevassa esimerkissä teet, useita ulkopuolisia toimittajia.

Tapahtumakustannusten osuus

$ 23, 600 Litteä maksu:
$ 1, 125 (15 tuntia 75 $ / h) sinun on arvioitava huolellisesti, että olet arvioinut tuntikausiasi asianmukaisesti (tili, joka kattaa tavanomaiset käyttökustannukset, kuten henkilökohtaisen matkan). Kuten odotettiin, harvat asiakkaat ovat iloisia kasvien korotuksista myöhemmin, ellei perusteltuja syitä ole.

Maksulliset perusmaksut

Toinen tapa, jolla tapahtumasuunnittelijat voivat periä palvelumaksuja, on varmistamalla tapahtumapaikka tilaisuuksilla, jotka tarjoavat käyttöönottokoron. Nämä ovat matkatoimistoille tyypillisiä maksuja lippujen, hotellihuoneiden ja muiden kuljetusmuotojen varaamiseen.

Esimerkiksi monet hotellit voivat pidentää toimivaa korkoa jopa 10 prosentilla hotellihuoneisiin ja muihin kuluihin.

Vaikka jotkut tapahtumasuunnittelijat käsittävät käyttöönottokursseja tulonlähteenä itselleen, savvier-asiakkaat voivat kyseenalaistaa tapahtumasuunnittelijan lojaalisuuden tunteen, kun tilausmaksut ovat mukana. Tästä syystä monet kokeneet suunnittelijat rajoittavat mahdollisia suunnittelun valintoja, joihin sisältyy tilausnopeus tai neuvotella ohjelmiin kuulumattomasta hinnoittelusta ja siirtää kyseinen säästämislähde suoraan asiakkaan loppupäähän.

Lisäksi jotkut asiakkaat saattavat olla tietoisia siitä, että maksullisia maksuja on olemassa, eivätkä odota, että ulkopuoliset konsultit laskuttavat käyttäen muita tunnettuja laskutustapoja, jotka olemme hahmotelleet ja maksavat edelleen maksullisen hinnan. Yleisesti ottaen monet tapahtumasuunnittelijat eivät pidä hyvänä muodoltaan olennaisesti "kaksinkertaistava" niiden tulovirta tällä tavalla.

Jos otat vastaan ​​tilaamasi hinnat, sinun ei kannata veloittaa asiakkaidesi maksuja palveluistasi käyttämällä vaihtoehtoisia laskutusmenetelmiä.

Käytettävissä on skenaarioita, joissa käytettävät hinnat ovat järkevämpiä, kuten pienempi voittoa tavoittelematon tai yhdistys, joka voi palkata palveluitasi jäsenyystapahtumaan tai kokoukseen, ja suurin osa palkkioista maksaa osallistujat suoraan organisaation sijaan .

Toinen skenaario voi olla, jos asiakas hankkii asiakkaalta lahjoja, ja voit myös tarjota mainoskampanjoiden jakelupalveluja. Tällöin voit neuvotella myynninedistämistarkoituksessa oleville tuotteille eikä veloittaa palveluitasi tunneittain, ellei asiakas ole tietoinen kaikista maksuista etukäteen.