Arkistointi vinkit ihmisille, jotka vihaavat arkistointia

Arkistossa on jotain, joka tekee silmäni silmiinpistäväksi - ja arkistointi kauan tahansa saattaa vaaran joutua koomaan.

Mutta valitettavasti vihaan sitä tai pienillä yrityksillä, kun suoritat pienyrityksen, arkistointi on tehtävä tai saat pian pöydän pudotuksen koko paperin painon alla, joka pysyy paikoillaan. Mikä on hauska arkistointi?

On olemassa kaksi lähestymistapaa ongelmaan, joka voi auttaa.

Voit yrittää tehdä aikataulusi niin lyhyeksi kuin mahdollista (menetelmä, jonka olen melkein täydentänyt vuosien ajan toimistossa) tai tee aikasi arkistointi mahdollisimman hauska yrittää tehdä). Katsotaan vinkkejä, joiden avulla voit vähentää aikaa, jonka käytät.

Kuinka vähentää arkistoinnin aikaa

1. Kaada ja kierrä, kun mahdollista.

Ensimmäinen kysymys papereista, jotka katselevat sinua odottamassa arkistointia, on: "Onko tämä asiakirja jätettävä arkistoida? "(Tutustu 3 vaiheet asiakirjojen hallintajärjestelmän luomiseen.)

Paljon postissa olevia asiakirjoja voi siirtyä suoraan silppuriin. Mikä on esimerkiksi mainosten tai muiden yritysten kirjeiden lähettäminen? Kun olet tekemisissä postin kanssa, lue sähköpostiviesti kerran, päätä, tarvitsetko sen vuoden kuluttua ja tiedostoa tai hajotat sen vastaavasti.

Mahdollisuudet ovat hyviä, mutta arkistoi paljon asiakirjoja, joita sinun ei tarvitse arkistoida - eikä heidän tarvitse edes painaa ensimmäistä kertaa.

Laskut tai kirjaimet eivät ole paperikopioita, esimerkiksi jos sähköiset tiedostot on järjestetty ja noudatat asianmukaisia ​​varmuuskopiointimenettelyjä. (Katso 6 Liiketoiminnan tietosuojasäännöt ja onnistuneen varmuuskopiointijärjestelmän määrittäminen.)

Joten kun käsittelette kyseistä arkistointipilaria, hajoita "paperi, jonka voit elää ilman".

2. Käytä arkistointijärjestelmää, joka helpottaa muiden toimistotarvikkeiden tekemistä eikä vaikeampaa.

Suurin osa paperista, jonka täytyy tehdä, liittyy liiketoiminnan prosessiin - ja nämä asiakirjat on kirjattava kirjanpitojärjestelmään ennen kuin mitään muuta tehdään heidän kanssaan. Joten sen sijaan, että ottaisin vastaanottimen tulostusvärikasetin vastaanottoon ja tallennin sen alle "P" päähakemistojärjestelmäni, tallennan sen minun "ensimmäinen" arkistointijärjestelmään, sarjan kansioita, jotka on merkitty kuukausittain ja vuodella.

Esimerkiksi jos ostin värikasetin syyskuussa 2014, se on tiedosto, johon se kuluu, sekä kaikki muut kuukausittaiset laskut, kuitit ja muut yritystodistukset. Sitten on yksinkertaista käsitellä kansion loppupuolella kuukauden ja tehdä kaikki kirjanpito merkinnät, jotka on tehtävä (tai jos et tee sitä itse, antaa kuukausittain kansioon kirjanpitäjäsi tai kirjanpitäjä) .

Huomaan, että aion suorittaa palveluliiketoimintaa, ei vähittäiskauppaa, joten istuminen ja tilien käsittely kerran kuukaudessa toimivat minulle. Sinun on muokattava kuukausittaista kansioidea vastaavasti, jos tilisi on päivitettävä useammin.

3. Ajattele ennen tiedostoa.

Mitä tapahtuu, kun olen käyttänyt kuukausittaisia ​​kansioita tekemään kirjanpidon?

Asiakirjat on siirrettävä päärekisteröintijärjestelmään. Mutta sen sijaan, että tallennettaisiin jokaisen asiakirjan yksilöllisesti sen otsikon mukaan, tallennan loogisesti ryhmän mukaan, arkistointimenettelyä, jonka löydän paljon nopeammin.

Katsotaanpa toinen esimerkki tulostimen värikasetin esimerkistä. Sen sijaan, että tallennat tämän kuitin tulostuspatruunan "P" alle, laittaisin tämän alla Office Supplies - Receipts -asiakirjojen alla, samassa paikassa, jossa toimittaisin asiakirjoja, kuten kuitit, paperi. Tämä ei ainoastaan ​​nopeuta arkistointia, vaan helpottaa asiakirjojen etsimistä jälkikäteen.

4. Käytä koko sanoja ja lauseita tiedostokansioiden etiketeissä, ei vain kirjaimissa.

Ei ole sääntöä, joka kertoo, että olet vain rajoitettu yksittäisiin kirjaimiin luodessasi arkistointijärjestelmän jakoja.

Ja jos teet, teet hakemuksesi tarpeettoman hidasta ja monimutkaista. Mukauta arkistointijärjestelmääsi, jotta voit hakea ryhmäkirjastoa ja löytää oikean paikan asiakirjan sijoittamiseen nopeammin.

Esimerkiksi sen sijaan, että minulla olisi vain osio minun arkistointijärjestelmästä, jonka otsikkona on "C", minulla on myös kohta "Asiakastiedostot". "Asiakirjatiedostot" -tiedostot järjestetään aakkosjärjestyksessä. Arkistointijärjestelmän räätälöinnin kauneus tällä tavalla on se, että sitä voi aina jakaa edelleen ja järjestää, jos tarvitset. Joten suurella asiakkaalla voisi olla tiedostojärjestelmän jakaja, joka on merkitty hänen nimensä "Asiakastiedostot" -osioon, jotta hänen helpommin löydettäisiin asiakirjoja.

Tässä esimerkissä siis etikettejä arkistointijärjestelmästä lukisi ”B”, ”C”, ”Client tiedostot”, ”D" … Katso, miten paljon helpompaa sinun arkistointi tulee?

Toinen arkistointi kärki nopeus up your arkistointi: Älä unohda muokata aakkoset, too. Sen sijaan vain ottaa ”M” -osiossa, etiketti yksi ”Mc” liian.

5. Pidä ”ensimmäinen” rekisteröintijärjestelmä lähellä ja kätevä. > Toinen hieno tapa käyttää kaksivaiheista arkistointijärjestelmää, kuten olen yllä kuvattu, on se, että arkistojärjestelmän ensimmäisen vaiheen (kuukausittaiset kansiot) on paljon helpompi säilyttää fyysisesti lähellä työtilaasi.

Joten laittaa viimeiset, nykyiset ja viimeiset, viimeiset, nykyiset ja ensi kuun kuukausittaiset kansiot lokerossa tai käytä konversikaatiotiedostoa ja aseta se käsivarren pituuteen työtilallasi. Suurin osa arkistointijärjestelmästä ("tärkein" arkistointijärjestelmä, kuten soitin se tallennuskärjessä 3) voi olla koko huoneen tai jopa toisen huoneen kokonaan, mutta aikaa säästäen sinun ei pitäisi joutua tekemään ensimmäisen vaiheen arkistointia.

Kuinka tehdä hauskanpito

Arkistoidut vinkit, jotka olen antanut sinulle tähän mennessä, auttavat sinua vähentämään arkistoinnin aikaa ja estämään aivojen jäädyttämistä. Mutta entä aikataulun tekeminen hauskempaa?

Totisesti, ainoa strategia, jonka olen keksinyt täällä on suoran lahjuksen, joka palkitsee itseni evästeellä, jos tallennan tietyn ajan. Tämä toimii, mutta voi johtaa runsaasti puntaa, jos sinulla on paljon arkistointia.

Tai voit ottaa enemmän taiteellista lähestymistapaa käyttämällä kaikkia eri värejä tiedostokansioissa ja käyttämällä epätavallisia fontteja tai kalligrafiaa tarroille. Riippumatta siitä, tekeekö tämä arkistointi hauskempaa, se tekee siitä houkuttelevamman.

Ja kuka tietää? Ehkä vain se, että arkistointi on niin nopeaa nyt, että se on niin järjestetty, tekee siitä paljon hauskempaa.