Toimiston sulkemista koskevat ohjeet

Toimiston valmisteleminen tilapäisen sulkemisen vuoksi lomaa tai muuta syytä on yhtä helppoa kuin tarkistuslista. Valmis kunnolla, asiakkaasi, toimittajat ja työntekijät tuntevat aikataulun mukaisen liiketoiminnan / toimiston sulkemisen, ja voit välttää vihamielisiä asiakkaita ja tyytymättömiä työntekijöitä paluumatkalla. Lisäksi voit myös säästää rahaa. Asiakkaat arvostavat tietävän liiketoiminnan sulkemisen kestoa, jotta he eivät ole turhautuneita odottamaan yrityksesi vastausta, kun olet poissa.

Toimiston sulkeminen: Ilmoita työntekijöille, asiakkaille ja myyjille

Varmista, että ilmoitat yrityksesi tärkeimmistä sidosryhmistä vähintään kaksi tai neljä viikkoa etuajassa. Työntekijöille voidaan ilmoittaa / muistuttaa käyttämällä palkkaluokkiaan. Asiakkaille voidaan ilmoittaa verkkosivustollasi ja automatisoidusta vastaavan viestisi kautta puhelimesi järjestelmässä. Toimittajille (etenkin uusille toimitusaikatauluille) voi ilmoittaa sähköpostitse tai säännöllisesti postitse.

Ilmoita tietoturvapäälliköille / palveluille

Lähetä muistio henkilökohtaisen tietoturvapalvelusi tai tietoturvapalvelusi ilmoittaaksesi heille määräpäivistä. Varmista, että hätätilanteiden luettelo on päivitetty tärkeimpien työntekijöiden puhelinnumeroiden kanssa.

Vaihda automaattinen valvottava tervehdys

Ajoittaa automaattiasiamiehen tervehdys puhelimen järjestelmään, jotta toimistosi suljettaisiin. Varmista myös, että toimisto avautuu uudelleen. Jos annat hätäpalveluja (esim. Lämmitys- ja jäähdytyslaitteet, putkistot jne.), Muista kertoa soittajillesi, miten pääset vastaajapalveluun tai matkapuhelimeesi sammutuksen aikana.

Ilmoita vastaajalle

Jos käytät vastaajaa, ilmoittakaa heille päivät, jolloin toimisto suljetaan ja varmista, että yhteystietoluettelo on ajan tasalla työntekijöiden puhelinnumeroiden kanssa joka on puhelun aikana.

Vaihda vastaajaviestiä ja luo automaattisia vastausviestejä

Jos puhelinjärjestelmä sallii ulkoisten puhelujen soittamisen suoraan työntekijöiden työpöytään, sinun on varmistettava, että he käyttävät tilapäistä tai "Off of Office" -puhepostiviestiä, joka antaa soittajalle tietää, että he eivät ole toimistossa.

Työntekijän tulisi myös soittaa puhelulle, kun he palaavat ja mitä tehdä, jos he tarvitsevat välitöntä apua, kun toimisto suljetaan lomalle. Varmista myös, että luo Out of Office -palvelun sähköpostitse autoreply.

Vähennä termostaattia

Säästä energiaa ja rahaa asettamalla toimiston termostaatti takaisin (tai ohjelmoimalla uudelleen) sammutuksen aikana.

Servers Backup

Jos sinulla on kriittisiä tietokoneita ja palvelimia, varmista, että varmuuskopiointiohjelma toimii oikein ennen sulkemista ja sen jälkeen.Vähennä altistumista katastrofiin ajoittamalla offsite-varmuuskopio varhaisen pickupin sijaan, ennen kuin odotat lomasi sammumisen jälkeen.

Tietokone

• Näyttö
• Skanneri
• Tietokone
• Valot
• Kannettavat

Kopiokoneet < Tulostin

• EI KÄYTÄ
• Faksit
• Puhelinjärjestelmä
• Tietokonetekniikka

Trooppisten kalankasvojen lämmittimet / valot