Valitsemalla Donor Management -ohjelmiston voittoa tavoittelemattomalle

Aika tulee aina, kun voittoa tavoittelemattoman lahjoittajanhallintaohjelmiston on päivitettävä tai vaihdettava kokonaan.

Mistä tiedät, kun tuo aika on tullut ja mitä sitten teet? Useat voittoa tavoittelemattomat ammattilaiset antoivat nämä vastaukset, kun pyysin heitä täydentämään tätä virkettä: "Tiesin, että oli aika saada uusi luovuttajan hallintajärjestelmä, kun …"

• kun sellainen, jota meillä oli, ei voinut raportoida tietoja tavalla, tarvittu.

• kun koira söi korttini.
• kun halusin tuntea lahjoittajiani, ja se kesti järjettömän paljon henkilökunnan aikaa löytää vastaus.
• kun viimeinen "järjestelmä" jätti sen päänsä päähän.
• , kun ainoa henkilö, jolla oli tarkoitus käyttää järjestelmää (vanha Access-tietokanta), jäi eläkkeelle.
• kun vapaaehtoisen tietokone kaatui ja menetimme kaiken.

Ovatko nämä syyt tottelevat voittoa tavoittelemattomille?

Päätös siitä, että tarvitset uuden järjestelmän, on kuitenkin helppo osa. On olemassa maailmaa hämmentäviä tietoja kilpailevista järjestelmistä siellä, eikä ole helppo tapa koota yhteen.

Käännyin ei-kaupallisen teknologian "Kuluttaja-raportteihin" vastausten löytämiseksi. Idealware on voittoa tavoittelematon, joka auttaa muita ei-kaupallisia organisaatioita tekemään älykkäitä ohjelmistoja koskevia päätöksiä suorittamalla puolueetonta tutkimusta ja kääntämällä sen helposti ymmärrettäviksi raportiksi, artikkeleiksi ja koulutuksiksi.

Idealwaren kumppanuus- ja oppimisjohtaja Andrea Berry suostui puhua minulle siitä, miten organisaation tulisi mennä uuden luovuttajan hallintajärjestelmän valitsemiseksi.

Tässä ovat vaiheet, jotka Berry ehdotti:

Totea, jos tarvitset todella uutta järjestelmää.

Berry sanoo aloittavansa arvion, miksi et pidä järjestelmästäsi. Ongelma ei ehkä ole mielestäsi, eikä sitä ole helppo vaihtaa. Se vie aikaa, vaivaa ja rahaa.

Berry sanoi, "Ei ole hopeablettijärjestelmää, joten varmista, että nykyinen järjestelmäsi on todella riittämätön.

Esimerkiksi saatat vain tarvita lisätietoja järjestelmästäsi, eikä vaihtaa kokonaan uuteen järjestelmään. "

Määritä, mikä ongelma todella on. Voisiko se olla yksi seuraavista?

• Tarvitset lisää harjoittelua. Ehkä nykyisessä järjestelmässäsi on ominaisuuksia, joita et ymmärrä tai osaa käyttää. Kysy myyjältäsi, jos sinulla on koulutusvaihtoehtoja, joita voit hyödyntää.
• Tarvitset lisää tukea. Mitkä ovat nykyisen järjestelmän tukivaihtoehdot? Onko käytettävissä ja kohtuuhintaista tukea? Onko myyjä ymmärtänyt ongelmasi ja yrittää auttaa tai puhua heille? Onko heillä ratkaisu erityiseen ongelmaan?
• Et ymmärrä kaikkia nykyisen järjestelmän ominaisuuksia. Tiedätkö varmasti, että se ei tee mitä haluat? Onko saatavilla asiakirjoja?Jotkut myyjät pyrkivät antamaan enemmän apua, kuten videoita, foorumeita, joissa voit esittää kysymyksiä ja asiakirjoja, jotka on kirjoitettu muille kuin ammattilaisille.
• Järjestelmäsi on liian heikko tai liian vankka. Oikea kokoaminen järjestelmästä prosessiin ja budjetti on tärkeä.
• Järjestelmäsi on liian kallis. Maksatko lisää toimintoja kuin tarvitset? Berry sanoo: "Kun puhut myyjälle, muista, että tämä on myynti … luonto on" myydä ". Omien tarpeiden ymmärtäminen auttaa sinua olemaan hämmentämättä" kiiltävän kohteen oireyhtymä. ""
• Järjestelmäsi on vanhentunut. Ehkä puuttuu uusia ominaisuuksia. Sitä pitäisi päivittää säännöllisesti joko sinun tai myyjän toimesta. Useimmat online-järjestelmät päivittyvät säännöllisesti. Vain olla tietoinen siitä, miten järjestelmäsi pysyy ajan tasalla.
• Toimittaja ei enää tue järjestelmääsi. Berry sanoo, että tämä ei ole yleistä, mutta tapahtuu, varsinkin jos pienempi myyjä ostaa suurempi.

Idealware tarjoaa työkirjan, tarvitsetko uuden luovuttajan hallintajärjestelmän? joka auttaa opastamaan sinua tämän itsearvioinnin kautta.

Tunnista sidosryhmä.

Olet siis päättänyt vaihtaa. Mitä on seuraavaksi?

Berry sanoi: "Kehityspäällikkö päättää uuden järjestelmän, mutta ei kuule markkinointiosastoa tai pääjohtajaa tai vapaaehtoiskoordinaattoria, jotka kaikki käyttävät palvelua. järjestelmä. "

On hyvä kuulla kaikkia, jotka käyttävät järjestelmää. Kun olet aivoriihi ominaisuuksia, joita tarvitset, anna jokaisella sanoa. Varmista, että kaikki, jotka käyttävät tai vaikuttavat järjestelmään, ovat edustettuina.

Ymmärrä nykyiset prosessit.

Tee yksityiskohtainen luettelo varainhankintaprosesseista. Sitten standardoidaan ne. Arvioi kaikki mitä teet tietokantojasi. Kysy miksi teemme sen tällä tavalla? Pitääkö meidän tehdä niin?

Berry sanoi, "Standardointi antaa sinulle joustavuuden valita järjestelmä … edullisemmilla järjestelmillä ei ole suurta joustavuutta, joten vähemmän" outoja "parempia. ainutlaatuiset menettelyt. "

Poista irtisanomiset ennen sijoittamista. Kuinka monta kertaa annat esimerkiksi osoitteen … tarvitsetko? Älkää siirtäkää vuosien varrella lisääntyneitä omituisia taktiikoita.

Priorisoi ominaisuuksien toivomuslista.

Hanki kaikki yhdessä, jotka käyttävät järjestelmää tai kuka saa raportteja siitä. Ajatelkaa kaikkea mitä haluat mahdollisesti, ja lajittele sitten nämä ominaisuudet. Määritä, mitä tarvitset ehdottomasti, ilman että järjestelmä on hyödytön. Ensimmäinen tekeminen estää sinua menemästä monimutkaiseen tasoon, joka voisi pilata budjettisi.

Berry suosittelee luomaan kolmiosainen luettelo:

• Mitä tarvitset tai muuten järjestelmä on hyödytön?
• Mikä olisi mukavaa, mutta ei ole kauppaedustaja?
• Mitä haluaisit, jos raha ei ollut vaihtoehto?

Tämä on jatkoa "Miten valita Donor Management Software for Nonprofit."Miten tiedät, milloin tarvitset uuden luovuttajan hallintaohjelmiston ja kuinka valitset oikean järjestelmän voittoa tavoittelemattomalle?

Tee tutkimustesi.

Käytä Idealware-ohjelmistoa. kavennettiin kenttää, otettiin järjestelmät, jotka ovat omistettu luovuttajan hallintajärjestelmiä ja sitten vedettiin pois kymmenestä järjestelmästä ja toimittivat ominaisuusluettelon.

Tutustu kuluttajan oppaaseen edulliseen hintaan

Raportin avulla voit tehdä lyhyen luettelon kolmesta tai neljästä elinkelpoisesta järjestelmästä.

Ajoittaa toimittajan esittelyt.

Jotkut toimittajat tulevat sinulle tai voit mennä heihin. verkossa, jossa voit käyttää verkkotoimitustyökalua tai ladata kokeiluversion.

Varmista, että käytät oikeita esimerkkejä nähdäksesi, miten kukin järjestelmä toimii tarpeidesi mukaan.Erikoinen ohje on Idealwaren kuusi vinkkejä toimittajan esittelyyn.

Aseta järjestelmät toiveidesi mukaan - fancy vs. core tarpeet ja korkeat kustannukset vs. edullinen - ja valitse oikea järjestelmä

Saatat hankkia uuden järjestelmän luottokortilla verkossa, mutta suuremmilla järjestelmillä voi olla sopimus, joka on käsiteltävä ja allekirjoitettava.

Berry sanoi, "Joskus voit aloittaa uuden järjestelmän käytön välittömästi, kun taas muita järjestelmiä on räätälöitävä. DonorPerfect Online tunnetaan järjestelmän mukauttamisesta ennen kuin aloitat, kun taas muut järjestelmät, kuten GiftWorks, ovat helppokäyttöisiä

Jotkut järjestelmät luovat tarpeen hankkia konsultti päästäkseen käyttöön. "

Berry ehdottaa myös näitä artikkeleita Idealware-sivustossa:

• Neljä päämiestä donorien hallintajärjestelmässä > Kymmenen yleistä virhettä donoritietokantojen valitsemisessa