Miten arkistointijärjestelmän järjestäminen

Arkistointijärjestelmän järjestäminen on ratkaisevan tärkeää. Vaikka kaikki pitäisivät paperitonta toimistoa, tosiasia on, että monilla pienillä yrityksillä on edelleen tarve tallentaa paperidokumentteja, kuten laskuja, kuitit jne. Ja pystyä helposti noutamaan ne tarvittaessa.

Arkistointitulot ovat oikein tärkeitä; ei-olemassa tai sotkuinen arkistointijärjestelmä voi lisätä päiviä ylimääräistä vaivaa tuloverotuksen ajan, koska et halua jättää pois verovähennyksiä johtuen kadonneista tuloista.

Ja jos yrityksesi on aina tarkastuksen kohteena ja et pysty esittämään vaadittuja asiakirjoja kulujensa tukemiseksi, saatat todennäköisesti hylätään ja verotulosi arvioidaan uudelleen.

Pienyrittäjänä sinun on pystyttävä toimimaan työpöydällä nopeasti ja helposti. Vaikka paperihakemistojärjestelmän asettaminen on vaikeaa, se on suhteellisen helppo tehtävä, jota voidaan helpottaa muutamalla arkistointivihjeellä ja temppulla.

Järjestä arkistointijärjestelmä

(1) Istu pöydälläsi muutaman minuutin ajan ja selvitä missä vaistomaisesti etsiä asioita.

Minulla on laatikko oikealla työasemalla. Kun aloin perustaa arkistointijärjestelmän, minulla ei ollut mitään. Kun etsisin kynää, paperiliittimiä tai nitojaani, se oli ensimmäinen paikka, jonka katsoisin, vaikka tiesin, että se oli tyhjä. Niinpä laitoin luonnollisesti kynät, paperiliittimet ja nitoja siinä laatikossa. Minulle se oli luonnollinen koti näille tavaroille.

Jokainen lähestyy tätä eri tavalla ja mikä toimii yhden henkilön kanssa, ei ehkä toimi toisen puolesta. Kestää muutaman minuutin istua alas päätyötilaan ja päästä laitteisiin, tarvikkeisiin ja tiedostoihin. Tämä auttaa sinua luomaan ihanteellinen paikka näiden kohteiden tallentamiseksi sinulle henkilökohtaisesti.

(2) Kun tiedät, mistä luonnollisesti etsit tietoja, sinun on määritettävä, toimivatko aakkosellinen, numeerinen tai aihe-arkistointijärjestelmä parhaiten sinulle.

Kuinka järjestät paperityöt arkistoluokkiin (esim. Kulut, rahoitus, markkinointi)?

Miten löydät liiketoimintakustannuksiin liittyvät asiakirjat, kuten pankkitilit, sähköiset laskut, toimistotulot, ajoneuvon ajokilometrit jne.? Entä asiakkaan tiedot - etsitkö asioita asiakkaan nimen mukaan? Viitenumeron mukaan? Tämä on kriittinen vaihe, sillä se määrittää, miten määrität arkistointijärjestelmän. Kun olet määrittänyt käytettävät luokat, päätä, haluatko mennä pidemmälle ja luoda alaluokkia. Tee tämä ennen ostaaksesi mitään arkistointijärjestelmääsi varten.

(3) Seuraavaksi selvität suuresti varastointitarpeesi.

Onko sinulla paljon tiedostoja, joita käytät päivittäin?Käytätkö vain tiedostoja viikoittain? Vastaukset määrittävät, tarvitsetko työpöydänpidikkeen, kahden laatikon arkistokaapin lähellä työpöytäsi tai neljää laatikkoa sivuttaista arkistokaapelia huoneen yli.

Valitse huolellisesti. Anna kasvua tarkastellessasi arkistokaappeja - osta jotain vastaamaan kahdesti tiedostoja, joita luulet olevan nyt. Tämä rajoittaa kuinka monta kertaa sinun on turvauduttava ja järjestettävä arkistointijärjestelmä uudelleen.

(4) Sijoittaa hyvässä merkintäjärjestelmässä selkeyttä ja helppoa käyttöä varten.

Tiedostomerkintöjen lukeminen on ilmeistä, mutta selkeys merkinnöissä säästää enemmän arkistointia kuin voitte kuvitella.

Useimmat valmistajat, jotka tekevät tarroja, tarjoavat malleja, jotka yhdistävät suosituimman tekstinkäsittelyohjelmiston. Voit halutessasi harkita jotain pienistä tarroja tekevistä järjestelmistä, jotka voivat nyt myös tulostaa yksittäisiä postitusleimoja. Tavaroita, jotka suorittavat kaksinkertaisen tullin, ovat yleensä viisas sijoitus.

(5) Nyt olet valmis ostamaan tiedostoja.

Paras investointi on ostaa värillisiä roikkutakansioita (varmista, että muoviset etiketit ovat mukana) ja tavallinen manila-tiedostokansio. Värilliset roikkuvat kansiot ovat parhaimmillaan kahdesta syystä:

1. ne ovat helposti saatavilla
2. ne helpottavat luokkien tunnistamista> Jos esimerkiksi sijoitat kaikki asiakastiedostot keltaisiin roikkuviin kansioihin, taloudelliset tiedot sinisissä kansioissa ja kaikki, jotka liittyvät markkinointiin punaisissa kansissa, voit helposti nähdä kumpaankin kohteeseen, jossa sinun pitäisi etsiä tietyn tiedoston.

Yksinkertainen paras

KISS-periaatteessa on helppokäyttöisen ja helposti kasvavan arkistointijärjestelmän luominen. Pidä se yksinkertainen kultaseni! Laajojen aiheluokkien avulla voit helposti lisätä uusia tiedostoja kasvaessasi ja poistaa tarpeen päivittää tai organisoida arkistointijärjestelmän säännöllisesti.

Yksinkertaisen sisällön ansiosta paperin ja digitaalisten tiedostojen integrointi on helpompaa osana yleistä dokumenttien hallintajärjestelmää.

Go Paperless Where Possible

Jos yrität vihreätä yritystäsi ja siirtää paperitonta toimistoa varten, voit tarkistaa kulukorvaukset ja tallentaa ne toiseen digitaaliseen kirjanpitoon. Jotkut uudemmista pilvipohjaisista kirjanpito-ohjelmistosovelluksista tekevät siitä helpompaa, kun niillä on mobiilisovelluksia, joiden avulla voit ottaa matkapuhelimen napsauttamalla kustannuskuittien ja tallentaa sen lennossa (katso Kanadan pienyritysten parhaat tilinpäätösohjelmat).

Muista, että Kanadan tulovirasto (CRA) hyväksyy paperikopiot tai digitaalikuvat kulukorvauksista

yleensä , mikäli ne ovat selvästi luettavia. Jos ei, CRA voi vaatia alkuperäisiä asiakirjoja asiakirjojen tarkastuksen tai rutiinihakemuksen aikana, joten alkuperäiskappaleet on aina säilytettävä määrätyn ajan.