Kuinka voit suojata yrityksen digitaalisia varoja

Se on 21. vuosisata, ja kaikki on digitaalista, eli verkossa. Yrityksessänne on digitaalisia varoja, joita et ehkä ole ajatelleet. Nämä varat, kuten kaikki yrityksen omaisuussi, ovat arvokkaita ja niitä on suojeltava.

Mitkä ovat digitaalisia varoja?

yrityksellesi on varoja - arvokkaita asioita. Nämä varat sisältävät kaiken rahasta ja saamisista, liiketoimintalaitteista ja ajoneuvoista, maa-alueista ja rakennuksista.

Kirjanpitäjäsi on luultavasti sisällyttänyt omaisuuden kustannukset ja nykyarvot taseeseensa, mutta ehkä he ovat unohtaneet digitaaliset varat.

Digitaaliset varat ovat verkossa olevia varoja. Osa digitaalisista resursseista saattaa olla olemassa omilla palvelimillasi tai ne voivat olla "pilvissä". Digitaalisia varoja ovat:

• Yrityksesi kuvat , jotka olet luonut. Ne voivat olla kuvia yrityksesi tai liiketoimintaprosesseista. Nämä ovat varoja, koska niitä voitaisiin myydä.
• Yrityssivustoja tai blogeja . Sisältöllä on arvoa, ja sivuston "ulkoasu" saattaa olla arvokasta, jos se on tavaramerkki.
• Liiketoimintaprosessit (esimerkiksi laskentataulukoissa), joiden työntekijät ovat kehittäneet ja joita voidaan kopioida ja myydä.
• sovellukset , jotka yrityksesi on luonut, joko myydä tai omaan käyttöön.
• Sähköposti yhteystietoluettelot ja asiakas- tai asiakaslistat , mukaan lukien uutiskirjeen postituslistoilla, on arvoa, koska niitä voidaan myydä.
• Tilauksissa verkkojulkaisijoilla on arvo tilauksen voimassaoloaikana.

• Teollis- ja tekijänoikeudet -suojatut aineistot, tavaramerkit tai palvelumerkit (esimerkiksi yrityksen logo), patentit. Nämä varat voivat olla paperimuodossa, mutta useimmiten ne ovat vain digitaalisia.
• verkkokaupassa olevat tuotteet, jotka ovat osa yritystoimintasi. Niiden pitäisi olla sinun hallinnassasi, vaikka ne tallennettaisiin verkossa. Jos olet esimerkiksi Amazon-myyjä, tuotteet saattavat olla varastossa, mutta saat myynnin.

Miksi digitaaliset varat ovat tärkeitä?

Kuten kaikki yrityksesi omistamat arvokkaat asiat, digitaaliset omaisuuserät ovat erittäin hyödyllisiä yrityksesi kannalta.

• Voit hakea kuluja , jotka liittyvät varojen hankintaan ja käyttämiseen yrityksesi veroilmoituksessa. Lyhytaikaisten varojen (esimerkiksi toimitukset) kustannukset voidaan ottaa välittömästi kuluksi, ja pitkäaikaisten varojen (vähintään yhden vuoden pituiset) kustannukset voidaan kirjata kuluksi ajan myötä (joko poistoilla tai poistoilla).
• Voit myydä monia näistä varoista tai antaa lisenssin, vaikka omistat niitä edelleen.
• Varat ovat arvokkaita sijoittajille tai yrityksesi ostoajalle . Summa, jonka joku voisi maksaa ostaa yrityksesi, riippuu suurelta osin yrityksen varojen arvosta.
• Jotkut digitaaliset resurssit, kuten asiakasluettelot tai uutiskirjeen tilaajaluettelot, ovat erityisen hyödyllisiä liikearvon syntymisessä. Kirjanpito- ja arvostusnäkymien liikearvon arvo perustuu näihin luetteloihin.
• Kirjanpito- ja työntekijärekisterin suojaaminen verkossa tarkoittaa, että he ovat käytettävissä tarkastuksiin. Jos sinulla ei ole kirjanpitoa, et välttämättä pysty osoittamaan kustannusvähennyksiä. Jos sinulla ei ole työntekijärekisteriä, voi olla vaaraksi sakkoja ja rangaistuksia.

Mistä aloitan digitaalisten laitteiden suojaamisen?

Etsi ja luettelo. Aloita tekemällä kattava luettelo kaikista näistä varoista.

Käytä yllä olevaa luetteloa lähtökohtana, mutta ole luova. Ajattele mitään, mitä sinulla on verkossa tai yrityksesi palvelimella, joka voisi olla arvokas. Etsit asioita, jotka ovat omistettuja (yrityksesi omistuksessa), asioita, joita kukaan muu ei ole ja voi haluta ostaa - tai ottaa. Harkitse näitä digitaalisia resursseja mahdollisina myyntitavaroina. Mikä haluat tai pitää arvokkaana, jos ostat tämän yrityksen?

Luo omaisuus ja arvo. Tarkastele lueteltuja digitaalisia aineistoja. Kuka omistaa heidät? Ennen kuin voit suojata näitä varoja, on määritettävä erityinen omistusoikeus. Voit esimerkiksi todistaa, että yritykselläsi on työntekijöiden sähköpostiviestejä tai sähköpostilistoja? Ota yhteyttä asianajajaan kirjoittaaksesi omistusoikeuden määrittämistä koskevat käytännöt.

Vaikka tietyn arvon asettaminen tietylle yrityksen digitaaliselle omaisuudelle voi olla vaikeaa, on hyvä ajatella, että tämä arvo tuntuu ennemmin kuin myöhemmin.

Kyllä, näiden digitaalisten sisältöjen arvo saattaa jatkuvasti muuttua, kun lisäät asiakkaita luetteloosi tai sivuillesi verkkosivustoosi tai päivität prosessit, mutta perusarvon voi määrittää arvostamalla. Etsi yritysarvioija, joka voi antaa sinulle arvion nyt. On paljon helpompaa arvostaa jotain, joka on olemassa, eikä jotain, joka on kadonnut tai tuhoutunut katastrofin, kuten tulvan tai tulipalon.

Jos sinulla on sellaisia ​​tuotteita, jotka myydät online-myyjän kautta, kuten Amazon tai eBay, lue sopimus varmistaaksesi, että sinulla on omistusoikeus.

Suojaussopimusten luominen. Suojaa digitaalisia aineistoja sopimuksilla niiden kanssa, jotka voisivat varastaa ne. Harkitse, että työntekijät, asiakkaat ja konsultit allekirjoittavat salassapitosopimuksia. Nämä sopimukset antavat toisille huomaamaan, että digitaalisten varojen varastaminen voi johtaa oikeudellisiin toimiin.

Rekisteröi omaisuus. Monet digitaaliset voimavarat voidaan rekisteröidä ja kertoa maailmalle omistuksesta. Yritystietokuvia, prosesseja ja verkkosivustojen ja blogien sisältöä voidaan suojata tekijänoikeuksin. Digitaalisia varoja, kuten logoja ja malleja, voidaan suojata tavaramerkillä. Älä unohda prosesseja koskevia patentteja.

Tulevaisuussuunnitelma. Mitä tapahtuu yrityksesi digitaalisille varoille, jos sinulle jotain tapahtuu? Sisällytä digitaaliset omaisuutesi yrityksesi sopimuksiin. Esimerkiksi kumppanuuden omistama digitaalinen omaisuus on käsiteltävä kumppanuussopimuksessa yhdessä muiden omaisuuserien kanssa.Jos sinulla on pieni yksittäishenkilö tai perheyritys, sisällytä nämä varat peräkkäisiin suunnitelmiisi.

Backup! On tärkeää löytää varmuuskopiojärjestelmä kaikkien digitaalisten resurssien suojaamiseksi. Varmuuskopiolla ei ole hullua; Lifewire ehdottaa kaksinkertaista varmuuskopiojärjestelmää, joka käyttää useita ulkoisia kiintolevyjä. Voit myös haluta sekä kiintolevyn varmuuskopiointi että online-varmuuskopio tehdä kaksinkertaisen varmuuden.

Lopuksi määritä protokollien digitaalisten varojen suojaamiseksi

Kun olet määrittänyt digitaalisen omaisuudenhallintajärjestelmän, kirjoita se. Määritä tiettyjä jatkuvia tehtäviä varmuuskopioille ja aikatauluille tarkistuksia ja päivityksiä varten.

Suuri osa yrityksestäsi on verkossa; pitää sitä huminaa mukavasti suojelemalla näitä online-digitaalisia varoja