Dokumentaation merkitys henkilöstöhallinnossa

Dokumentaatio on kirjattu ja säilytetty työtapahtumien kirja. Dokumentaatio koostuu hallituksen ja laillisesti valtuutetuista elementeistä, yhtiön politiikasta ja käytännöstä vaadittavista asiakirjoista, parhaista henkilöstöhallinnon käytännöistä ja muodollisista ja epävirallisista rekistereistä työtapahtumissa.

Dokumentaatio Työntekijän rekisteri

Dokumentaatio on kirjallinen tietue työntekijän toiminnasta, keskustelusta, suorituskyvyn valmennuksen tapauksista, havaittavista käytäntörikkomuksista, kurinpitotoiminnasta, positiivisista maksuosuuksista, palkkioista ja tunnustamisesta, tutkimuksista, vaatimusten täyttämisestä ja tavoitteista , suorituskyvyn arviointi ja paljon muuta.

Dokumentaation avulla työnantaja tai työntekijä voi säilyttää kirjallisen tietueen tapahtumista ja keskusteluista, joita tapahtui tietyn tapahtuman yhteydessä. Työsuhteiden dokumentointi antaa kirjallisen tietueen, joka voi olla tarpeen sellaisten toimien tukemiseksi, kuten työntekijöiden edistäminen, työntekijöiden palkankorotukset ja kurinpitotoimet, mukaan lukien työsuhteen päättyminen.

Työntekijöiden dokumentointi on yleensä sekä positiivista että negatiivista tarvittaessa. Se on tosiasia ja ei tuomitseva. Se kuvaa tapahtumia, koska ne eivät ole katsojan mielipiteitä ja ajatuksia tapahtumasta. Dokumentaatiossa kuvataan myös sellaiset toimet, jotka on tehty tärkeissä tapauksissa, kuten silloin, kun annat muodollisen työntekijän tunnustamisen tai harjoitat kurinpidollista toimintaa.

Muista, että sinun on luotava dokumentaatiot mahdollisimman lähelle tapahtumaa, jotta dokumentaatio olisi oikea-aikaista, yksityiskohtaista ja tarkkaa.

Oikeudenkäynnissä työntekijän menneisyydestä kertova dokumentaatio on usein kriittinen sen tuloksen kannalta, jonka työnantaja kokee tapahtumasta.

Tavoitteena on tuottaa oikeudenmukainen kuva työntekijän tuloksesta keskittämättä pelkästään negatiivisiin tapahtumiin.

Dokumentaation tyypit

Politiikat, menettelyt, työntekijöiden käsikirja ja suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat ovat myös dokumentointimuotoja, joissa kirjataan odotetut työntekijöiden käyttäytyminen ja työpaikkatarpeet, jotta ylläpidetään toimiva ja oikeudenmukainen työpaikka, jossa työntekijät tietävät, mitä heidän odotetaan .

Dokumentaatio on myös kirjallinen pöytäkirja syytettyjen, syytettyjen ja todistajien väitteistä vihamielisille työpaikkatapahtumille, joihin liittyy työntekijän käyttäytymistä, kuten seksuaalista häirintää.

Dokumentaatio voi olla muodollinen ja säilytetään työntekijän henkilötiedostossa. Työntekijöiden odotetaan allekirjoittavan tämän dokumentaation todistamaan, että he ovat saaneet kopion ja tarkistaneet sisällön. (Allekirjoittaminen ei ole samaa mieltä asiakirjoissa olevien lausumien kanssa.)

Tämä dokumentaatio sisältää myös sellaiset pysyvät tiedot kuin allekirjoitettu työllisyyshakemus, kirjalliset työsuositukset, sovellusmateriaalit, kuten ansioluettelot ja katukirjaimet sekä taustatarkastukset. Työntekijän henkilötiedostoa lukuun ottamatta ylläpidetään myös I-9-lomaketta, joka tarkistaa työntekijän työskentelyoikeuden Yhdysvalloissa, samoin kuin lääkärilehdet, FMLA-tietueet ja niin edelleen.

Dokumentaatio voi olla myös epävirallista, kuten johtajan kirjaa hänen keskusteluistaan ​​työntekijän kanssa vuoden aikana. On tärkeää, että johtajat ylläpitävät tätä dokumentaatiota kaikilta raportoivilta työntekijöiltään; työntekijää ei pitäisi erottaa suorituskyvyn vuoksi. (Tätä voidaan pitää syrjintänä myöhempänä ajankohtana.)

Dokumentaation käyttö

On suositeltavaa myös positiivisten tai negatiivisten tapahtumien dokumentointi, jotta johtajilla on tietyn ajanjakson pituinen työntekijän suorituskyky.

Dokumentaatiota käytetään muilla tavoin organisaatioissa. Näihin voi kuulua menettelytapoja, työohjeita ja tietokoneohjelmien ohjeita muutamiin, mutta henkilöstötoiminnan tarkoituksiin näissä asiakirjoissa käytetään yleisesti. Ja nämä ovat ohjeita asiakirjan oikeasta tallentamisesta.

Suorituskyvyn dokumentointitavat

Työntekijän suoritustyön dokumentointi antaa sinulle mahdollisuuden kurintaa, irtisanoa tai oikeudenmukaisesti edistää, palkita ja tunnistaa työntekijöitä. Ilman dokumentaatiota, mikä tahansa tapaus on vaikea ja potentiaalisesti riskialtista työnantajalle.

Työnantajan on vältettävä mahdollisia syytöksiä työntekijöiden syrjivästä kohtelusta.

Laillisuus syrjään, hyvät työnantajat haluavat luoda työympäristön, joka on oikeudenmukainen, johdonmukainen ja tukee työntekijöiden tavoitteita ja urasuunnitelmia.

Tätä ympäristöä tukee johtaja ammatillinen dokumentointi työntekijöiden suorituskyvystä - sekä lohdullinen käyttäytyminen että korjaustoimenpiteitä tai parannuksia tarvitsevat toimet. Aiemmin asiakirjan käsittelyä käsiteltiin yksityiskohtaisesti. Nämä näytteet antavat sinulle lisää esimerkkejä asianmukaisesta dokumentaatiosta.

Dokumentaatioesimerkit

Väärä:

Merkintä on yleensä myöhässä töihin. Merkki epäonnistuu liian paljon työtä.

Oikea:

1. huhtikuuta: Merkki kutsuttiin sairaaksi ja jäi 8 tuntia työtä.

4. huhtikuuta: Mark saapui töihin klo 10 a. m. , kaksi tuntia myöhässä suunnitellusta aloitusajastaan.

6. huhtikuuta: Merkitse lääkärin määräaika ja sitten asettu uuteen uuniin.

12. huhtikuuta: Mark kutsuttiin sairaaksi ja jäi 8 tuntia töitä.

Mary on epäluotettava. Hän tuskin koskaan tekee mitä hän sitoutui tekemään.

Oikea:

2. toukokuuta: Mary lupasi, että ehdotusluonnoksen ensimmäinen luonnos olisi nähtävillä tämän päivän viikottaisessa kokouksessa. Mary ei valmistellut asiakirjan luonnosta odotetulla tavalla. Hän sanoi, että hän oli ollut liian kiireinen ja ihmiset, joiden apu hän tarvitsi, eivät olleet takaisin hänen kanssaan.

Manager vastasi: Mitä apua tarvitset? Tiedot? Kuka ei ole saanut takaisin sinulle ja mitä tarvitsit niistä?

Carl ja Michael tarvitsivat päivittää Marian heidän edistymisestään.

Mikä tekee sinusta niin kiireiseksi, että sinulla ei ollut aikaa seurata sitoutumistasi? Tee liian monta sitoumusta rajoitetusti aikaa niiden täyttämiseksi.

Mitä voin auttaa sinua?

Milloin annat luonnoksen asiakirjalle tarkistettavaksi?

Nämä näytteet antavat yleiskatsauksen siitä, mikä tehokas dokumentaatio näyttää väärällä kirjallisuudella. Seuraa näitä ohjeita, jotta voit dokumentoida tehokkaasti ja laillisesti työpaikkasi toimintatavat, suorituskyvyt ja tapahtumat.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.