Onko yrityksesi valmis jaettuja palveluita varten?

Johdanto

Yritysten on oltava mahdollisimman kustannustehokkaita ja yksi vaihtoehto, jonka yritykset voivat toteuttaa, on ottaa käyttöön yhteinen palvelumalli joillekin sen toiminnoille.

Jaetut palvelut voivat kattaa useita prosesseja, kuten myyntiosastoa tai ostoa. Tavallisesti näitä toimintoja voidaan hajauttaa, standardisoida tai keskittää. Yhteisten palvelujen luomiseen, kuten taloudelliseen, laatuun, vasteaikaon ja strategisiin hyötyihin, on monia etuja.

Organisaatiotoiminnot

Jaetun palvelumallin lisäksi yritykset voivat ottaa käyttöön muita toimintamalleja, kuten hajautettua, standardoitua tai keskitettyä.

• Hajautettu - Tämän tyyppinen malli löytyy, kun jokin yrityksen sijaintiin voidaan sijoittaa funktio, kuten osto tai myynti. Tämä toiminto on itsenäinen, sillä on oma erillinen henkilökunta ja mahdollisesti erilliset teknologiat. Tämä malli on kuitenkin hyvin reagoiva käyttäjien tarpeisiin laitoksessa.
• Standardoitu - Tässä mallissa on vähintään erillinen toiminto, joka on vähintään erillisen henkilökunnan käyttämät tilat. Kuitenkin tässä mallissa prosessit ovat standardoituja, ja ne voivat käyttää samoja tai vastaavia tekniikoita.
• Keskitetty - Tämä malli toimii yhdellä osastolla, joka on olemassa kaikissa organisaatiossa käytettävissä laitoksissa. Tässä mallissa korostaminen on tehokkuutta, eikä sillä ole mitään palvelutasosopimuksia (SLA) käyttäjien kanssa missään laitoksessa.

• Jaetut palvelut - Jaettu palvelu toiminto voi sijaita yhdellä edullisella sivustolla, mutta asiakas keskittyy sovittuihin palvelutasosopimuksiin. Jaetun palvelutoiminnon suorituskyky perustuu palvelutasosopimusten mittaamiseen.

Jaettujen palvelujen edut

Jaettu palvelufunktio perustuu yleensä paikkaan, jolla on ammattitaitoisia työntekijöitä mutta joka on pienempi kustannuksin isäntänä.

Esimerkiksi yrityksen pääkonttorissa olevan yhteisen palvelutoiminnon luominen voi olla ammattitaitoista henkilökuntaa, mutta se todennäköisesti kalliimpaa rahoittaa kuin sijainti edullisella alueella.

Keskitetty toiminto on samanlainen kuin jaettu palvelutoiminto, mutta se perustuu funktion kustannusten pienentämiseen pikemminkin kuin asiakaspalvelun parantamiseen tähtäävän toiminnon käyttämiseen.

Shared Services- ja Business Process Outsourcing Association -yhtiön (SBPOA) tutkimuksessa määritettiin kymmenen aluetta, joilla yhteiset palvelut olivat suosituimpia. Nämä olivat - maksettavat 83%, yleiskirjanpito 65%, käyttöomaisuus 57%, saamiset 56%, palkka 55%, matka ja kulut 50%, talousraportit 48%, henkilöstö 44%, luotto ja keruu 43% Help Desk -toiminto 39%.

Jaettujen palvelujen riskit

Vaikka yhteisten palveluiden käyttöönotolla on monia etuja, yrityksille on joskus joitain ongelmia tällaisen siirron jälkeen.Joitakin syitä, joiden vuoksi yhteinen palvelutoiminto voi häiriintyä, sisältää seuraavat:

• Kustannuslaskennan puute - Jos kustannusten kattavaa mittaamista ei onnistuttu toteuttamaan, kustannusvähennykset, joita toteutetun palvelutoiminnon toteuttaminen edellyttää, voivat olla karkeasti liioitella.
• Dokumentaation puute - Jotta yhteinen palvelutoiminto onnistuu, prosesseja on dokumentoitava täydellisesti, jotta jaetuilla palveluilla on kaikki tarvittavat tiedot tarvittavien toimintojen suorittamiseen.
• Johtajuuden puute - Monet yhteiset palvelutoiminnot eivät ole onnistuneet odotetulla tavalla, koska niillä ei ole tarvittavaa johtajuutta tehdä tärkeitä päätöksiä.

Jaettujen palveluiden ulkoistaminen

Jos jaettu palvelumalli on päätetty, on mahdollista ulkoistaa yhteinen palvelutoiminto kolmannelle osapuolelle. Palveluyhteistyösopimuksen suorittavan ulkoistamisen yrityksen on annettava suostumus ja noudatettava palvelutasosopimusta.

Jaettujen palveluiden ulkoistaminen onnistuu, kun johdon sisäänosto on olemassa, kun prosessit on standardoitu koko yrityksessä, ja toiminnan laajuus on selkeästi määritelty.

Suosituin yhteinen palvelutoiminto, joka on ulkoistettu, on maksullisia tilejä. Muita usein ulkoistettuja yhteisiä palveluja ovat IT, verotuspalvelut ja työntekijöiden edut.

Päivitetty Gary Marion, logistiikka ja toimitusketjun asiantuntija.