Asteittainen opastus pienyritysten palkkahallintoon

Palkkasumman oikea laskeminen voi olla haaste etenkin silloin, kun olet pienyrittäjä. Asiantuntemuksesi on yrittäjyydellä - ei välttämättä seuraa työntekijääsi koskevia työ- ja verolakeja. Olipa sinulla yksi työntekijä tai suuri henkilöstö, luotettavan ja luotettavan palkkasumman luominen estää työntekijöidesi ja yrityksesi vakavia ongelmia.

Työnantajan tunnusnumero (EIN)

EIN on yksilöllinen numero, joka on määritetty erityisesti yrityksesi IRS-tarkoituksiin. Tämä numero tunnistaa yrityksesi raportoidessasi työntekijöitänne liittovaltion ja valtion virastoille. Esimerkkejä näistä tiedoista ovat kokonaistulot ja heidän puolestaan ​​maksetut verot. Voit kuulla EIN: n, jota kutsutaan SS-4-lomakkeeksi tai verotunnukseksi. Nämä ovat samat kuin EIN.

Hae EIN: täsi suoraan IRS: n kautta. Kaikkein kätevä tapa suorittaa tämä tapahtuma on verkkohakemuksen kautta. Hakemukset hyväksytään myös faksilla ja postilla.

Tarkasta valtiolliset ja paikalliset määräykset EIN-vaatimusten lisäämiseksi

Vaikka monet valtiot ja paikkakunnat hyväksyvät liittovaltion EIN-tunnuksen, jotkut vaativat erillisiä numeroita verotuksessa. Esimerkkejä ovat New York, Massachusetts ja Etelä-Carolina. Voit määrittää kaupungin ja / tai valtion säännökset käymällä asianmukaisen valtion pienyritysten verkkosivuilla.

Riippumatta yrittäjistä tai työntekijöistä on huomattava vaikutus siihen, miten tulot, Medicare, sosiaaliturva ja työttömyysverot maksetaan, joten on tärkeää ymmärtää erottaminen näiden kahden välillä.

Peruskokeesta seuraa seuraavat kolme kysymystä:

Tarkoittaako työnantaja, milloin ja missä työ on suoritettu? Jos näin on, työntekijä on todennäköisesti työntekijä.

Työnantaja valvoo työn taloudellisia näkökohtia? Esimerkiksi kulut korvataan? Tarjoaako työnantaja työhön liittyviä työkaluja, kuten tietokoneita? Jos näin on, työntekijä on todennäköisesti työntekijä.

• Onko suhde meneillään vai onko työntekijä työskennellyt tiettyyn hankkeeseen ilman odotettua jatkuvaa työllisyyttä? Onko työnantaja hyötynyt työntekijälle, kuten sairausvakuutukselle ja palkallista lomaa varten? Jos suhde jatkuu ja / tai jos etuja tarjotaan, työntekijä on todennäköisesti työntekijä.
• Hanki vaaditut työntekijälomakkeet
• Kun omat asiakirjat ovat kunnossa, olet valmis palkkaamaan työntekijöitänne. Varmista, että keräät verot ja palkkalistoja koskevat tiedot ensimmäisten työpäivien aikana, jotta he saavat ensimmäisen palkkatasonsa ajoissa.Voit halutessasi kannustaa työntekijöitä käyttämään suoraa talletusta maksujen nopeuttamiseksi.

Jokaisen työntekijän on täytettävä liittovaltion tuloveroa koskeva lomake W-4, jonka avulla voit laskea oikean veron ennakonpidätyksen. Työntekijöiden on myös täytettävä I-9-lomake, jotta he voivat laillisesti sallia työskentelyn Yhdysvalloissa.

Valitse maksuajasi

Mitä vähemmän maksuaikoja sinulla on, sitä helpompi on suorittaa palkkalistoillesi. Joissakin valtioissa kuitenkin edellytetään, että työntekijät maksetaan tietyn aikataulun mukaan, esimerkiksi viikoittain tai kahden viikon välein. Jos haluat suorittaa palkanlaskua harvemmin kuin kerran viikossa, ota yhteyttä työministeriöön selvittääksesi, onko ehdotettu palkka-aika voimassa valtion määräysten mukaisesti.

Luo palkanhallintaan liittyviä prosesseja

Ennen kuin pystyt antamaan tarkat palkkatodistukset, tarvitset menetelmän työntekijöiden tuntimäärien seurantaan. Tähän tarkoitukseen on monia työkaluja, kuten peruskirjautumissivuista alustoille, jotka seuraavat työntekijöiden toimintaa puhelimissa tai tietokoneissa. On myös tärkeää perustaa palkkatyötä koskevat säännöt, jos aiot tarjota sitä, ylityökorvausta ja muita etuja.

Toisaalta sinulla on oltava käytössä prosessi, jolla varmistetaan, että etuudet, verot ja vastaavat vähennykset maksetaan asianmukaisille myyjille ja virastoille työntekijöidesi puolesta.

Valitse Payroll Platform

Jos aiot käsitellä palkkalistoja kotona, varmista, että sinä tai kirjanpitäjäsi tyydytät tämän tehtävän vivahteet. Saatavilla on useita laadukkaita palkkasummia. Useimmat pienet yritykset kuitenkin suosivat ulkoistettuja ohjainpalveluja, koska näillä ammattilaisilla on tietämys ja kokemus tuottaa palkkalistoja tarkasti ja ajallaan.

Tuo palkkasi

Kun sinä tai rekisterinpitäjäsi on tullut työntekijöiden henkilökohtaisia ​​tietoja palkkahallintajärjestelmäänne, olet valmis tuottamaan ensimmäisen palkkalaskun. Käytä tunneittain (ei-vapautettuja) työntekijöitä varten asetettuja aikavakiointityökaluja, anna tai raportoi jokaisen tuntien määrä. Työntekijöillä ei ole velvollisuutta ilmoittaa työaikaansa. Heille maksetaan sama määrä joka viikko.

Huomaa: Jos teet kirjanpidon kustannuksia, sinun kannattaa edelleen palkata työntekijöitä seuraamaan työaikaansa. Se ei ota huomioon heidän viikoittaista palkkaansa, mutta haluat halutessasi jakaa aikaa töihin kohtuullisin kustannuksin. Harkitse ajan seurantaohjelmaa, joka synkronoi yleisen kirjanpidon ohjelmiston kanssa näiden raporttien tuottamiseen. Monilla on myös synkronointi palkkasi kanssa, joten voit käyttää niitä myös palkattujen työntekijöiden ja työtuntien työntekijöille.

Säilytetään vaaditut tietueet

Tietyt palkkalistoihin liittyvät tietueet on säilytettävä IRS-tarkoituksiin. Yleensä on pidettävä kirjaa henkilöistä, jotka työskentelevät aktiivisesti riippumatta heidän toimikautensa pituudesta. Monet tietueet on säilytettävä tiettynä ajanjaksona työsuhteen päätyttyä. Esimerkiksi työllisyystilastoja on säilytettävä vähintään neljä vuotta.Erityisiä ohjeita on saatavilla IRS: n kautta.

Laske ja maksa liittovaltion ja valtion palkkasumman verot

Lopulta sinä työnantajana olette maksamaksullisten maksujen suorittamisesta ja tiettyjen raporttien tuottamisesta. Yleensä raportit ovat joko neljännesvuosittain tai vuosittain. Käytä IRS: n ja valtion verotoimiston kautta käytettävissä olevia resursseja varmistaaksesi, että kaikki verot ja raportit käsitellään asianmukaisesti.

Tarkka, aikapäiväinen palkkalaskelma on yksi yrityksesi tärkeimmistä tehtävistä. Ensinnäkin palkkalaskurin virheet ovat varma tapa hälventää työntekijöitä. Toiseksi, verovirheet voivat johtaa merkittäviin sakkoihin ja rangaistuksiin. Huomioi tarkasti, miten palkkaasi hoidetaan, jotta vältät tavallisimmat häiriöt.