Strategioita maksullisten tilien optimointiin

Monille yrityksille maksullinen osasto ei saa paljon huomiota, ellei jotain mene vikaan. On kuitenkin paljon hyötyä maksullisesta osastosta, joka on hyvin hoidettu. Päinvastoin, on olemassa monia ongelmia, jotka voivat tulla sellaiselta, joka vain limpää pitkin. Tällä osastolla on usein valtava vaikutus liiketoiminnan kassavirtaan, ja mahdollisuuksia, joita voi saada tai kadota hyödyntämästä maksusopimuksia tavarantoimittajien kanssa.

Hyvin hoidettavien tilejä vastaavien osastojen pitäisi pystyä hyödyntämään tilavuusalennuksia ja varhaisvarausalennuksia sekä määrittämään paras tapa pitää eniten käteistä liiketoiminnan käytettävissä muita kuluja ja investointeja varten. Tämän osaston tulisi myös pystyä varmistamaan, että toimittajat täyttävät sopimuksiin ja sopimuksiin perustuvat velvoitteensa, joten jos määrä- tai laatustandardit eivät täyty, ongelmat ratkaistaan ​​ja toteutetaan asianmukaisia ​​korjaavia toimenpiteitä.

Yhteiset maksettavat ongelmat

Vaikka kustannuksia on pienennetty ja käteisrahan vapauttaminen on lukuisia, yrityksillä on myös monia esteitä pyrittäessä saavuttamaan nämä tavoitteet. Canonin maksuton optimointitutkimuksessa vuonna 2014 todettiin, että paperin prosessointi oli yksi monista organisaatioiden suurimmista ongelmien lähteistä, jolloin paperilaskutuksen käsittely on suurin ongelma.

Laskutuksen hyväksyntäprosessin tehostaminen

• Paras maksuehto tavarantoimittajien kanssa ja huolehtiminen siitä, että velvoitteet ovat molemmilla puolilla
• Useiden toimittajien kirjanpito- ja laskutusjärjestelmien käsittely
• Tietojen ja tapahtumien turvallisuuden tallentaminen ja tarkastaminen
• Monet mainituista ongelmista pahentuvat tai syntyvät luottamalla paperilaskutukseen. Kadonneet paperit ovat useissa organisaatioissa usein ongelma, mikä johtaa myöhästyneisiin tai jättäviin maksuihin. Lisäksi, vaikka useat yritykset ovat kiinnostuneita asiakirjojen digitalisoinnista, suurin osa toimittajista on edelleen postituslaskuja tai lähettämällä ne faksilla.
• Useimmat pienyritykset käsittelevät omia tilejä maksullisen paperityön, ja paljon tästä tehdään manuaalisesti. Koska harvat toimittajat ovat siirtyneet sähköiseen laskutukseen, useimmat organisaatiot käyttävät suuria määriä työvoimaa tietojen manuaaliseen syöttämiseen ja digitaalisten kopioiden luomiseen.

Paperiasiakirjojen käyttö hidastaa usein laskujen hyväksyntäprosessia, koska kopioita on tehtävä ja toimitettava asianmukaisille johdon jäsenille tarkistettaviksi. Kun paperityötä ei ole helposti saatavilla tai saatavilla digitaalisessa muodossa, on haaste analysoida tietoja ja varmistaa, että parhaat maksusopimukset on saatu ja että velvoitteet täyttyvät.Aika- ja varhaiskorvausalennussopimukset voivat helposti kadota, jos yritykset eivät pysty maksamaan, kun niitä vaaditaan, joten paperityöhön liittyvät seikat voivat olla kalliita.

Parannukset ja optimointi

Joidenkin maksullisten osastojen asianmukaiseen hoitamiseen liittyvät asiat johtuvat samoista syistä, mutta myös muutamia muutoksia, joita organisaatiot voivat tehdä, huolehtivat monista samanaikaisesti. Kolme tehokkaimmasta tavasta, jolla yritykset pystyvät virtaviivaistamaan maksullisia osastoprosessejaan, ovat:

Käytä objektihahmojen tunnistusta paperitoimintojen digitointiin

Hyödynnä verkkoportaaleja, jotka ovat toimittajien käytettävissä

• Luo hallintatoimintoja
• OCR
• Vaikka monet yritykset käyttävät rutiininomaisesti skannereita digitaalisten kopioiden luomiseen, tämä edellyttää yleensä vain sellaisen asiakirjan luomista, joka tallennetaan tietokoneelle. Tämä tarkoittaa sitä, että tiedot on syötettävä manuaalisesti tietokantaan, joten tietueiden menettäminen on vähemmän ongelma, mutta se vie aikaa.

Objektien merkintunnistus tai OCR, tarkoittaa asiakirjan skannaamista ja tietojen hakemista. Nämä tiedot voidaan lisätä automaattisesti tietokantaan tai laskentataulukkoon. OCR-prosessi vähentää manuaalisten tietojen syöttövirheiden määrää ja mahdollistaa tietojen syöttämisen heti kun paperi vastaanotetaan. Tekstintunnistus vie noin samaan aikaan työntekijälle skannaamalla asiakirjan luodakseen kuvatiedoston, eikä se yleensä edellytä ylimääräisiä vaiheita. Per Gartnerilla on organisaatioita, jotka pystyvät lähettämään 80 prosenttia tai enemmän laskuistaan ​​ilman, että työntekijä joutuu suoraan osalliseksi.

Toimittajaportaalit

Laskut ja tiedot keskitettyyn järjestelmään pääsemisen helpottaminen mahdollistavat yrityksille mahdollisuuden luoda tai hyödyntää online-portaalia, jonka avulla yritys ja sen toimittajat voivat seurata tilauksia, tarkastella laskuja ja nähdä, milloin maksut on tehty. Tietojen saattaminen useille henkilöille organisaatiossa voi auttaa varmistamaan, että maksullisilla tileillä on asianmukainen valvonta ja että se voi nopeuttaa laskujen hyväksymiseen kuluvaa aikaa. Toimittajien pääsy portaaliin antaa näille yrityksille mahdollisuuden lähettää laskuja ja seurata maksuja sekä saada tietoa kaikista toimitettujen tai laskutukseen liittyvistä asioista.

Työnkulun ja prosessien määrittäminen

Kuitenkin organisaatio päättää käsitellä tietojenkäsittelytoimintojaan, on tärkeää, että tilien ja maksujen hallinta on olemassa. Näin yritykset voivat varmistaa, että toiminnot toimivat ja selvittää vaihtoehtoja, jos ne ovat hankalia tai aiheuttavat virheitä tai viivästyksiä. Deloittein mukaan näissä prosesseissa on eriteltävä, mitä tilitoimisto maksaa, kun se vastaanottaa laskun, miten tietoja syötetään ja jaetaan ja mitä prosesseja laskujen hyväksymiseen tarvitaan. Lisäksi tulisi olla suuntaviivoja parhaiden tapojen käsittelyyn erilaisten toimittajien maksamisessa.

Vaikka monet toimittajat tarjoavat edullisia alennuksia 30 tai 90 päivän aikana, se ei välttämättä ole edullinen, jos se estää organisaation kassavirtaa. On myös tärkeää, että on olemassa tapa varmistaa, että sekä yritys että toimittajat täyttävät sopimuksen tai sopimuksen määräykset. Työnkulkumallien luominen näiden ongelmien käsittelemiseksi voi auttaa organisaatioita tekemään oikeat valinnat.

Jos toimittajat eivät toimiteta ajoissa, riittävät määrät tai riittävät määrät varastossa, yritykset eivät ehkä halua maksaa laskuja, ennen kuin nämä asiat on ratkaistu. Työnkulku voi olla kriittinen sen selvittämisessä, mitä pitäisi tehdä näiden ongelmien ilmetessä. Lisäksi tavarantoimittajille suoritettavia maksuja on myös tehtävä ajoissa, jotta alennuksia ei menetettäisi tai myöhässä maksettavia seuraamuksia syntyisi. Jokainen toimitussopimus on dokumentoitava ja päivitettävä, kun asiat muuttuvat ja prosessit varmistavat, että jokaista tiliä käsitellään asianmukaisesti.

Työnkulkumallien luominen voi myös auttaa yritystä:

Ulkoistaminen

Digitaaliset tietueet, OCR: n käyttöönotto ja portaalin käyttö, jota toimittajat voivat käyttää, eivät välttämättä ole pienille yrityksille välttämättömiä. kustannukset estävät yritystä käyttämästä niitä. Vaikka sähköisten järjestelmien perustamiseen ja ylläpitoon liittyvät kustannukset voivat olla ristiriidassa monien pienten ja keskisuurten organisaatioiden kanssa, sisäinen tekeminen ei useinkaan ole välttämätöntä. Jotkut kolmannet osapuolet tarjoavat organisaatioita, jotka organisaatiot voivat ulkoistaa nämä tehtävät. Organisaatiot voivat saada ulkoistettua apua kaikesta OCR-prosessin luomisesta auttamaan yritystä luomaan työnkulkuja toimittajasopimusten analysoimiseksi.

Vaikka organisaatiot eivät ehkä pysty selviytymään erilaisten tietotekniikkajärjestelmien toteuttamisesta, kolmannen osapuolen käsitteleminen on usein erittäin edullista. Yritysten on verrattava ulkopuolisten osapuolten käyttämien kustannusten kehitystä näiden järjestelmien kehittämiseen mahdollisten säästöjen ja arvojen ansiosta, mutta ulkoistaminen mahdollistaa organisaatioille mahdollisuuden hyödyntää teknologiaa ja järjestelmiä, jotka yleensä ovat liian kalliita.

Varmista, että jokaiselle uudelle tilaukselle luodaan ostotilauksia

Varmista, että laskujen vastaavuudet vastaavat tuotteita ja täyttävät sopimusvelvoitteet

• Tarkista tietueet, että maksut suoritetaan, että ne tehdään ajoissa ja että niitä ei ole kopioitu
• Määritä paras tapa laskea laskuja, kuten EFT-korttien tai luottokorttien kautta, maksujen alentamiseksi