Tietojen varmuuskopiointi (vaiheet yritystiedon varmuuskopiointiin)

Tietosuoja on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Jos vain tietoturva on tietokoneessa ja kiintolevy epäonnistuu tai se on vaurioitunut, yrityksesi tiedot ovat kadonneet. Ja paperikopiot liiketiedoista eivät ole riittäviä tietosuojaa; mitä jos liiketilasi polttaa maahan tai kokee vakavia tulvia? Jälleen kerran tiedot, joita sinun on harjoitettava liiketoiminnallasi, voidaan peruuttaa peruuttamattomasti.

Riittävän tietosuojan varmistamiseksi sinun on luotava tietoturvajärjestelmä, joka seuraa näitä kolmea vaihetta:

• arkistoi yritystietoja säännöllisesti;
• luo varmuuskopioita luotettavista tiedoista;
• pitää päivitetyt varmuuskopiot turvallisessa, ulkopuolisessa sijainnissa.

Liiketoiminnan tietosuojaa koskeva perussääntö on se, että jos tietojen menettäminen häiritsee liiketoimintaa, varmista se. Voit asentaa ohjelmistot uudelleen, jos tarvitset, mutta tapahtumien tai liiketoimintakirjeen tietojen palauttaminen on mahdotonta, jos nämä tiedostot häviävät tai vahingoittuvat korjauksen jälkeen. Loput tässä artikkelissa hahmotellaan jokaiselle yllä mainitusta vaiheesta, jotta voit luoda tietoturvajärjestelmän, joka suojaa tehokkaasti kriittisiä yritystietoja katastrofista.

1) Arkistoi kriittiset yritystiedot

Yritystietojen arkistointi on enemmän kuin hyvän taloudenhoitajan asia; se voi olla yrityksesi selviytymisen asia. Yritystiedon arkistointiin on kaksi vaihetta onnistuneen tietojen varmuuskopioinnin kannalta.

• kriittisten tietojen tunnistaminen, jotka on arkistoitava
• ja jotka käyttävät tietojenkäsittelymenetelmää tavallisessa aikataulussa.

Mitä tietoja on arkistoitava tietoturvassa? Suoritettavia, kuten ohjelmia, ei tarvitse olla. Etkä voi luoda uusia versioita suoritettavista ohjelmista, ja kuten olen sanonut, jos ohjelmisto menetti tai vioittui, voit asentaa sen uudelleen melko helposti.

Kaikki luomasi ja / tai muokatut tiedostot on kuitenkin varmennettava säännöllisesti. Monille yrityksille tämä sisältää kaiken kirjanpidon tiedostoista sähköpostitse.

Voit varmuuskopioida arkistoinnin säilyttämällä kaikki tiedostot, jotka täytyy arkistoida tietokoneen yhdellä asemalla. Oletetaan esimerkiksi, että sinun tarvitsee varmuuskopioida kirjanpitotiedostot, tekstinkäsittelyasiakirjat, laskentataulukot, valokuvat ja sähköposti. Yksinkertaisesti kirjanpito, Microsoft Office (mukaan lukien Outlook) ja Paintshop Pro kaikki D: / -asemalla helpottavat kaikkien tiedostojen luomista tai muokkaamista näiden tiedostojen avulla. Sinun tarvitsee vain varmuuskopioida asema. Vaikka sinun ei tarvitse varmuuskopioida suoritettavia tiedostoja, se ei vahingoita niitä, jos et.

Kun olet valinnut tärkeät arkistoitavat tiedot, on yksinkertainen asia asentaa ja käyttää varmuuskopiointiohjelmistoa arkistoimaan yrityksesi tiedot säännöllisesti.

Suosittelen varmuuskopioida tietosi yöllä. On olemassa monia varmuuskopio-ohjelmia, joiden avulla voit asettaa aikataulun, joka arkistoi tietosi automaattisesti. Etsi varmuuskopio-ohjelmisto, joka vetää ja salaa tiedostoja tallentaa levytilaa ja lisää tietoturvaa.

Jos mahdollista, varmuuskopio tietokoneverkostasi, jolloin varmuuskopiotiedostot tallennetaan erilliselle kiintolevylle alkuperäisistä tiedostoista.

Jos tämä ei ole mahdollista, koska sinulla on itsenäinen tietokone, aseta tietosi varmuuskopiotiedostot erilliseen hakemistoon ja lisää aikataulua fyysisten varmuuskopioiden luomiseen.

Millainen fyysinen tietojen varmuuskopiointijärjestelmä on paras tietosuojaan?

Tietosuojan toinen vaihe on tietojen varmuuskopioiden luonti - ei vain kerran, vaan säännöllisessä aikataulussa. Mutta ennen kuin teet tämän, sinun on oltava tietoinen käytettävissä olevista varmuuskopiojärjestelmistä ja joidenkin varmuuskopiointimateriaalien rajoituksista.

2) Fyysisten tietojen varmuuskopioiden luominen

Fyysiset tiedot varmuuskopiot ovat välttämättömiä tietokoneen vian tai vahingoittumisen vuoksi. Jopa vähäinen onnettomuus, kuten kaatamalla kahvia kannettavaan tietokoneeseesi, saattaa tuhota kaikki tietosi, jos se on ainoa paikka, johon tietosi asuvat. Sinun on luotava yritystietosi fyysiset tiedot varmuuskopiot ainakin kerran viikossa tai jopa useammin, jos yrityksesi tuottaa suuria määriä uutta tietoa päivittäin.

Varmuuskopiotiedostoja voidaan siirtää toiselle tallennusvälineelle, mutta tietyt varmuuskopiointijärjestelmät ovat luotettavampia kuin muut.

Mitkä varmuuskopiotiedostot pitäisi käyttää?

USB (peukalo) -asemat

USB-muistitikku kasvaa jatkuvasti ja ovat erittäin hyödyllisiä nopeiden tietojen varmuuskopiointiin. Vaikka ulkoisilla kiintolevyillä ei ole kapasiteettia, niillä on nopeat tiedonsiirtonopeudet ja ne ovat hyvin siirrettäviä. Voit helposti varmuuskopioida tietoja USB-asemaan ja ottaa sen pois päältä. Koska niillä ei ole liikkuvia osia, USB-asemat ovat erittäin luotettavia.

Ulkoisten kiintolevyjen käyttäminen tietojen varmuuskopiointiin

Pienille yrityksille on suositeltavaa ostaa ja käyttää ulkoista kiintolevyä tietojen varmuuskopiointiin. Ulkoiset kiintolevyt ovat halpoja verrattuna nauha-asemiin. Ne ovat myös helppokäyttöisiä; liitä kovalevy tietokoneesi USB-porttiin. Useimmissa ulkoisissa kovalevyissä on varmuuskopiointiohjelmisto.

Online-varmuuskopiointipalveluiden käyttäminen tietojen varmuuskopioina
Online-varmuuskopiointipalvelujen avulla tietojen varmuuskopiointi on helppoa - mikä on vain yksi syy, jonka mukaan cloud computing on ihanteellinen pienille yrityksille.

Mutta onko pilvitietojen varmuuskopio hyvä idea pienyritykselle? On myös haittoja, joista tärkeimpiä on turvallisuuskysymys. Yritystiedot ovat herkkiä; Tietosuojakysymykset ovat aina huolta asiakkaiden tiedoista ja henkisestä omaisuudesta. Valitse pilvipalvelustasi huolellisesti, jos valitset tämän menetelmän.

Nauhojen käyttö tietojen varmuuskopioina

Jos sinulla on suuria määriä varmuuskopioituja tietoja (tai haluat tehdä ja pitää säännöllisesti täydellisiä tietovarastoja pitkäaikaiseen tallennustilaan), nauha-varmuuskopiot ovat paras vaihtoehto. Ne ovat erittäin luotettavia, mutta ovat huomattavasti kalliimpia kuin muut varmuuskopiot.

DVD-levyjen käyttäminen tietojen varmuuskopioina
DVD-levyjen käyttäminen tietojen varmuuskopioina ei ole enää suosittua. Tyhjät DVD-levyt ovat halpoja ja kopiointi DVD-levyille on helppoa. DVD-levyillä on kuitenkin vähäinen tallennuskapasiteetti ja ne ovat kaikkein epäluotettavin tapa luetella kaikki tässä luetellut varmuuskopiointimenetelmät. Kenelläkään ei ole ollut kokemusta DVD-levyn asettamisesta asemaan vain sen selvittämiseksi, että tiedot ovat lukemattomia ja levy "ei toimi"? DVD-levyillä on rajoitettu säilyvyysaika. En suosittele tätä tietoturvamenetelmää pienyrityksille.

3) Off-Site Data Backup

Vain yritykset, joiden pitäisi pitää varmuuskopiot paikan päällä, ovat ne, joissa on paloturvalliset, rikkoutumaton kassakaapit. Sijoittaminen nauha-asemaan tai ulkoiseen kiintolevyyn ja varovasti noudattamalla säännöllistä tietojen varmuuskopiointiaikataulua ei auta, jos kaikki tietoturvakopiot ovat samassa paikassa ja paikka kärsii katastrofi. Sinun on tallennettava kopiot varmuuskopioista pois päältä, jos yrityksesi tiedot ovat todella turvallisia. (Cloud varmuuskopio ei poista kokonaan tätä ongelmaa, mutta on varmasti parempi kuin monilla fyysisillä paikoilla.)

Useat yritykset säilyttävät varmuuskopiot pankkien turvakoteloissa. (Turvavyöhykkeen maksu on verovähennyskelpoinen, jos tarvitset lisäkannustinta.) Jotkut pienyrittäjät pitävät useista rekisteritiedoista varmuuskopioita eri ystävien tai perheenjäsenten kodeissa. Sillä ei ole väliä, mihin haluat pitää niitä, kunhan sivusto, jonka valitset off-site-tietojen varmuuskopiointiin, on turvallinen ja sinulla on säännöllinen pääsy siihen.

Takaisin ylös tai riski menettää se

Älä käytä riskiä menettää yrityksesi tiedot. Paras puolustus tällaista katastrofia vastaan ​​on asianmukainen tietosuoja. Luomalla varmuuskopiointijärjestelmän, joka sisältää arkistoinnin ja varmuuskopioinnin liiketoimintatietosi säännöllisesti ja oikein, varmista, että yrityksesi pystyy säästämään myrskyä, jota se kohtaa ja jatkaa.