5 Tapaa välttää vapaaehtoisten ongelmat

Vapaaehtoiset ovat suuria ja jopa välttämättömiä hyväntekeväisyyteenne. Jos asiat menevät vikaan vapaaehtoisen kanssa, se voi aiheuttaa huonoja uutisia organisaatiossasi.

Esimerkiksi, jos vapaaehtoisella on onnettomuus, kun hän palvelee sinua? Entä jos vapaaehtoinen rikkoo lakia vai sattuu jonkun toisen? Organisaatiosi voisi olla vastuussa.

Tässä on viisi tapaa tehdä vähemmän todennäköistä, että kohtaat ongelmia vapaaehtoisten kanssa.

Osa näistä voi tuntua hankalalta, mutta vie aikaa tehdä ne oikein ja suojella sekä organisaatiota että vapaaehtoisia.

1. Kehitä vapaaehtoistyöpolitiikkaa ja -menettelyjä.
Ota yhteys asianajajaan tai vapaaehtoistyöhön varmistaaksesi, että ne ovat riittävät. Politiikoissa olisi mainittava vapaaehtoistyön tehtävät ja käsiteltävä sellaisia ​​kysymyksiä kuin syrjintä, häirintä ja muu mahdollisesti lainvastainen käyttäytyminen.

Ilmeisesti kieltämällä huonoa käyttäytymistä organisaatiosi voidaan suojata vastuulta. Muista myös sisällyttää vapaaehtoistyöntekijöiden suojelu organisaation ja sen henkilökunnan väärinkäytöltä.

2. Työnkuvaukset kaikille vapaaehtoistyöntekijöille.
Ole selvää odotuksista vapaaehtoiselta ja mitä hän voi ja ei voi tehdä. Selvitä mahdollinen riski vapaaehtoiselle ja pyydä allekirjoitettua vastuuvapautta. Perusteellinen ja täsmällinen työkuvaus voi auttaa suojaamaan organisaatiota vastuusta, jos vapaaehtoinen ylittää sen, mitä hän saa tehdä.

Tässä muutamia asioita, jotka on sisällytettävä työnkuvauksiin:

• voittoa tavoittelematon
• tarvittava koulutus tähän paikkaan
• vapaaehtoisen odotettavissa olevat tehtävät
• tehtävä
• sijainti, jossa vapaaehtoinen suorittaa työn

3. Vaadi jokainen vapaaehtoinen täyttämään sovellus.

Suurin osa ajasta vaatii hakemuksen.

Kuitenkin joskus ryhmäprojekteissa, joissa vapaaehtoisten "karja kutsuu", voit yksinkertaisesti antaa vapaaehtoisille täyttävän luvan, joka vapauttaa organisaation vastuusta.

Sovelluksen monimutkaisuus riippuu sijainnista. Jos vapaaehtoinen työskentelee haavoittuvien ihmisten kuten lasten tai vanhusten kanssa, palkin pitäisi olla korkeampi. Niille, joilla on vähäinen riski kenellekään, lyhyempi sovellus sopisi. Ole varovainen, että sinulla on erilaisia ​​sovelluksia eri töihin. Ei ole mitään järkeä epäillä eräitä vapaaehtoisia, joilla on pitkä muoto, jos se ei ole välttämätöntä.
Seuraavassa on muutamia asioita, jotka on sisällytettävä sovellukseen tarvittaessa:

• Henkilökohtaiset tiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö sairauden tai tapaturman tapauksessa, ajokortti, jne.
• Työntekijöille vaadittavat pätevyydet, kuten erityisosaaminen tai koulutustaso.
• Referenssit, jotka voivat todistaa hakijan hyvää luonnetta tai työetiikkaa. Viitteet voivat olla yhteisön jäsenistä, muusta voittoa tavoittelemattomasta yrityksestä, jossa hakija on vapaaehtoinen tai työnantaja.
• Kirjallinen lupa tehdä taustan tarkistus, mikä on tärkeää, jos vapaaehtoiset työskentelevät lasten tai muiden vaarallisten väestöjen kanssa
• Luottamuksellisuus luopuu, jotta voit kerätä tarvittavat tiedot ja jakaa ne asianmukaisesti.

4. Suorita asianmukaiset seulonta.

Ole varovainen tässä. Seulonta on erityisen tärkeää vapaaehtoisille, jotka voivat olla kosketuksissa haavoittuvassa asemassa oleviin ihmisiin tai joiden on ajettava tekemällä vapaaehtoistyötä tai harjoittamalla muuta vaarallista työtä.
Kuitenkin 31 prosenttia ei-järjestöistä tekee vapaaehtoisia seuloja yhden tutkimuksen mukaan. Järjestöt usein ajattelevat, että he voivat hoitaa itse vapaaehtoisia ja laiminlyödä asianmukaisia ​​taustatarkastuksia. Mutta se voi jättää organisaation avoimeksi. Ajattele turvatarkastusta osana turvallisuustoimenpiteitä ja riskienhallintaa.
Seulonnan on aina oltava kunnioitettavaa ja suojella vapaaehtoisten yksityisyyttä mahdollisimman paljon. Hanki kirjallinen suostumus seulontaan ennen kuin jatkat.

Myös näyttö ajoittain varotoimenpiteenä.
Seulonta voi olla yhtä yksinkertainen kuin henkilökohtainen haastattelu tai se voi sisältää:

• rikostutkinnan tarkastukset
• ajokortit ja lisenssit
• vakuutuksen vahvistaminen
• terveystilanteen seulonta tai tiettyjen rokotusten osoittaminen
• todentamistodistuksen, kuten opetustodistuksen tai erityisosaamisen arviointi

5. Tarjoa erinomaista koulutusta ja hallintaa.
Älä koskaan käännä vapaaehtoista irti ilman riittävää koulutusta. Vapaaehtoiset arvostavat koulutusta, joten he tietävät mitä tehdä ja milloin. Juna ryhmiin tai yksi yhteen. Kehitä kirjallisia materiaaleja, joita vapaaehtoinen voi ottaa mukaan ja kouluttaa heidän erityistehtävissään. Määritä vapaaehtoinen henkilökunnalle valvonnasta.
Harjoitteluun voi kuulua

• organisaatiosi käytännesäännöt
• miten toimia organisaation edustamisessa
• kuinka tunnistaa ja raportoida väärinkäytöksistä
• kuinka ylläpitää organisaation ja henkilöiden luottamuksellisuutta
• mitä olette nimenomaan odottaneet vapaaehtoiselta
• kuinka raportoida ongelmista
• jotka ovat vastuussa ja miten heitä tavoitetaan

Lopuksi halukas hylkäämään vapaaehtoisen, jos he rikkovat jotain sääntöjä vaikea päästä mukaan, olla epäluotettava tai väärinkäyttävä millään tavalla. Kehitä kirjallinen menettely henkilökunnalle, jos hänen on annettava vapaaehtoiselle mahdollisuus.
Ilmoita aina vapaaehtoiselle, miksi he antavat heidät menemään ja sitten dokumentoimaan irtisanomisen aivan kuten maksavan työntekijän kanssa. Ottamalla menettely, seuraamalla ja tallentamalla toiminta auttaa sinua, että vapaaehtoinen päättää jättää valituksen ylimmälle johdolle tai muutoin yrittää palata sinuun.
Älä unohda, että käytät henkilökuntaa koskevia käytäntöjä, jotka käsittelevät, miten he kohtelevat vapaaehtoisia.Kuvaile, mitä häirintä on ja miten välttää se. Määritä epäkohta, jonka vapaaehtoiset voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä.

Vapaaehtoiset haluavat tehdä hyvää ja arvostavat, kun organisaatio on valmis työskentelemään heidän kanssaan. He haluavat hyviä toimintatapoja ja saada asianmukaista koulutusta ja hallintaa. Vapaaehtoisten pitäminen ympärillä vaatii paitsi kiitollisuutta myös omasta puolestasi, mutta myös järjestäytynyttä lähestymistapaa, joka suojelee sekä vapaaehtoisia että voittoa tavoittelemattomia.

Suositeltavat resurssit:

Vapaaehtoiset: Tasapainoinen riski ja palkitseminen (Nonprofit Insurance Alliance Group)

Vapaaehtoinen seulonta - Energize, vapaaehtoisosaamisen keskus.