Miten tehdä tavallisesti tylsää työtapaa Miellyttävämpää

Kokoukset ovat väistämätön osa liiketoimintaa. Voit jakaa tietoja, ideoita ideoista, tuottaa ratkaisuja ja luoda prosesseja ja järjestelmiä. Ongelmana on, että monet näistä kokouksista ovat tuskallista tylsää, mikä tarkoittaa, että ihmiset, jotka osallistuvat, ovat aivojen virityksiä.

Jos ihmiset eivät kiinnitä huomiota ja keskittyvät, kokous on vain ajan hukka. Miten voit tehdä tylsää kokousta jännittävämmäksi, jotta he saavuttaisivat jotain?

Tässä on 5 käytännön vinkkejä:

1. Ban SmartPhones

Kyllä, tämä on kuin kertoa ihmisille heittääkseen lapsensa susien uurkaan ennen kokousta. Ihmiset vaativat, että heillä on puhelimesi - loppujen lopuksi voi tapahtua hätätilanne. Joo. Maailma voi päättyä neljännesvuosittain suunnitellun kokouksen aikana, mutta se on epätodennäköistä.

Nykypäivän teknologian ongelma on se, että voit keskittyä siihen, mikä ei ole edessäsi - kokouksessa. Hauska asia on, jos ihmiset kohtaisivat ihmisiä, jotka he olivat lähettämässä kokouksesi aikana, he lähettävät tekstiviestejä. Puhelimet pysyvät pöydissä.

Ilman puhelinta kokouksessa tapahtuu kaksi asiaa. Sinun on pakko pysyä nykyisessä ja seisokkeja käytetään viestimään muiden osanottajien kanssa. Miksi se on tärkeää? Koska kokoukset ovat mielenkiintoisempia, kun tiedät kollegoistasi.

Kuinka sinä tutustut niihin? Puhuttelemalla heille.

Mitä teet, kun sinulla on puhelin? Et puhu uusille ihmisille.

2. Valmistaudu, Valmistaudu, Valmistaudu

Kokous, jossa johtaja tai ohjaaja tulee myöhässä, ei ole esityslistaa, ja siivet sen, on tylsää ja tylsiä. Hyvin valmisteltu kokous voi olla kiehtovaa ja kiehtovaa. Kun johtajalla on suunnitelma ja tarkoitus, kokous on mielenkiintoisempi.

Kun ei ole suunnan tai tavoitetta, kokous ei ole mielenkiintoinen.

Valmistelun toinen osa on parantaa omia taitoja. Olet ollut kokouksissa, jotka olivat tuottavia ja vuorovaikutteisia ja tekivät sinusta tuntuu, että voisit mennä eteenpäin ja tehdä suuria asioita. Ja olet osallistunut kokouksiin, joissa olet melko varma, että jos nukahdit, kukaan ei kaipaa sinua, ja et kaipaa mitään tärkeää. Ero on kokouksen johtava henkilö.

Jos kokoukset ovat tylsiä, katsokaa peiliin. Etsi keino parantaa. Voit ottaa virallisen luokan (HR-osastosi voi auttaa sinua ehdotusten kanssa), voit pyytää palautetta ja ohjausta työtovereilta, jonka kokoustaidot ihailet, tai voit ottaa verkko-luokan. Paljon apua on käytettävissäsi, ja paljon se on ilmaista, kun haluat tehdä tavallisista tylsistä kokouksista entistä jännittävämmän.

3. Kaikki osallistuvat

Miksi kaikkien pitäisi osallistua? No, koska jos osallistuminen ei ole välttämätöntä, voit käsitellä tätä koko asiaa sähköpostitse. Vakavasti. On hyvin vähän kertoja, kun haluat tuoda ryhmän tiedon välittämiseen.

Kyllä, on joitain asioita, kuten massojen irtisanomiset tai täydellinen yrityksen rakenneuudistus, joka menisi paremmin, jos johtaja on puhunut koko ryhmälle, mutta useimmissa tapauksissa kokoukset pitäisi aina olla vuorovaikutteisia.

Kuinka interaktiivinen? Tämä riippuu kokouksen tarkoituksesta. Jos se on aivoriihi, kaikkien pitäisi puhua. Jos joku ei puhu, soita hänelle. Introvertit saattavat pidä tällaista kokousta - ja sinun ei pidä kokoontua suurelle paineelle introvertteihin asettamalla ne paikan päällä.

Mutta kokouskulttuurisi on varmistettava, että kaikki osallistuvat näihin aivoriihiin ja heidän on tiedettävä, että heidän osallistumisensa on etukäteen vaadittava.

Jos kyseessä on suunnittelukokous tai tavoitteiden asettamiskokous tai jopa neljännesvuosittainen raporttikokous, pitäisi olla aikaa syöttää, esittää kysymyksiä tai tehdä kommentteja. Ilmakehän on kannustettava osallistumista, mutta muutamia rajoja (ks. Alla).

4. Älä anna kaikkien hallita ääneen

Jos johdat kokoukseen, on luonnollista, että puhumme eniten.

Sen jälkeen et halua, että toinen henkilö hallitsee keskustelua. Se voi tehdä kokouksen ikäväksi. Muista ohjata kommentteja ja kutsua ihmisiä, joiden tiedät olevan alueen asiantuntijoita, jotta hajota pakonomainen puhuja.

Esimerkiksi, kun Jane on tehnyt neljännen huomautuksensa ja aloittaa viidenneksen, leikkaa hänet mahdollisimman mukavasti sanomalla: "Kiitos, Jane, tunnemme asenne. Haluaisin kuulla, mitä Karen sanoo. Ja Jim ja Bob eivät ole vielä voineet puhua.

Joskus sinun täytyy puhua toimistonne Janesin kanssa ennen kokousta muistuttamaan heitä siitä, että kohta kokoontumisryhmänä on jakaa ajatuksia kaikkien kanssa ja jos hän hallitsee, kokous ei ole yhtä onnistunut. Tai heti kokouksen jälkeen toimii hyvin, sillä tarvitset tarvittaessa uusia esimerkkejä.

Ihmiset, jotka ovat ottaneet aikaa osallistua kokoukseen, tuovat tiedon ja kokemuksen ansaitsevat mahdollisuuden puhua ja jakaa mielipiteensä. Johtajana voit oppia hallitsemaan käyttäytymistä, joka heikentää kokousta.

5. Tee toimivat kohteet

Kokous, joka päättyy ilman toimia, oli vain ajanhukkaa. Se on info-kaatopaikka, jolloin tapaaminen ei ollut paras tapa edetä. Mielenkiintoinen ja jännittävä kokous päättyy asioihin, joita ihmiset voivat ja pitäisi tehdä - joko oman yksittäisten tavoitteidensa tai yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi tai ihanteellisesti molemmilla. Jos ihmiset eivät ole kävelymatkan päässä tietäen, mitä seuraavat vaiheet ovat, kokous epäonnistui.

Sen lisäksi, että sinulla on toimivat kohteet, on tehtävä seuranta. Tämä voi tapahtua toisessa kokouksessa tai erikseen, mutta sen on tapahduttava. Ihmiset virittävät, jos he tietävät, että toimenpideluokat ovat kaikki esillä.

Kokoukset eivät koskaan korvaa matkoja Disneylandiin jännitystä kohtaan, mutta voit tehdä niistä jännittävämpiä ja mielenkiintoisempia ja tuottavampia. Tee nämä viisi muutosta ja teet tavanomaiset tylsät kokoussi jännittävämmiksi osallistujille. Ja tämä on hyvä organisaatiosi menestykseen.