6 Tapaa tehdä yrityksesi sähköpostiviesteistä entistä ammattimaisempaa

Monet pienyrittäjät ovat riippuvaisia ​​sähköposteista ensisijaiseksi viestintätilaksi. Tämä ei ole yllättävää; Sähköposti on nopea, helppo ja tarjoaa paperin jäljen. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että sähköpostiviestejäsi, erityisesti yritysviestinnän yhteydessä, pitäisi olla rennossa. Itse asiassa huono sähköpostiyhteys voi maksaa asiakkaille samalla vahingoittaa tuotemerkkiäsi ja maineesi.

Ammattimaisen yrityksen sähköposti lähetetään alas sellaisten tottumusten luomiseen, jotka keskittyvät selkeään, ytimekkäästi ja tarkoituksenmukaiseen viestintään.

1. Käytä yrityksen sähköpostiosoitetta

Kun olet yrityksen omistaja, joka harjoittaa yritystä yrityksen puolesta, varmista, että käytät yrityksen sähköpostiosoitetta. Ihannetapauksessa tämä tarkoittaa, että sinulla on yrityksesi osoite (eli sinun nimesi @ yourbusiness.com), jota käytät kaikessa yritysviestinnässä.

Jos tämä ei ole mahdollista, voit luoda ilmaisen sähköpostiosoitteen, joka sisältää yrityksen nimen (eli sinun yrityksesi @ gmail.com). Käyttäen henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi, joka ei selvästikään liity yritykseesi, voi pahimmillaan loukata ammattitaitoasi ja monissa tapauksissa sinua ei ehkä oteta vakavasti.

2. Pidä viestit lyhyt ja makea

Ei ole mitään vikaa selittäen asioita yksityiskohtaisesti; se voi antaa selkeyden ja vähentää väärinkäsityksiä. Mutta kun sähköpostiviesti alkaa näyttää romaanilta, voit nopeasti menettää vastaanottajan huomion ja sekoittaa ongelman merkityksettömin tiedoin. Jotta vältät tämän, tartu yhteen aiheeseen sähköpostilla ja jos tarvitset lisää tietoja, käytä lihavoituja alikuvia, joten tärkeimmät tiedot ovat selkeitä.

3. Käytä kuvauskohteita

Oletko koskaan avannut sähköpostiviestin aiheen perusteella, ja se oli täysin hämmentynyt ja hieman ärsytetty, kun kyseessä oli jotain aivan muuta? Koska olet jo pitänyt kunkin kirjoittamasi sähköpostiviestin, joka on rajoitettu yhteen aiheeseen edellä olevan kärjen kohdalla, sinun on myös varmistettava, että aiheen rivi heijastaa kyseistä aihetta ja mitään muuta.

Tämä ei ainoastaan ​​auta vastaanottajaa, mutta auttaa myös hallitsemaan omaa sähköpostiasietta.

4. Tone It Down

Sähköpostiviestin lähettäminen sähköpostilla on helppoa, koska tuntuu olevan tietokoneesi näytön suojaama, mutta joitain keskusteluja voi helposti ymmärtää väärin sähköpostissa. Itse asiassa, ilman sanallista viestintää, se herättää lähettämäsi viestin, minkä tahansa sähköpostiviestin voi tehdä väärällä tavalla. Jos lähetät viestin, joka voi olla kyseenalainen, kirjoita se uudelleen ennen lähettämistä ja jos et vielä ole varma, olet todennäköisesti paremmin ottamassa puhelinta.

5. Tee sähköpostiosoitteesi Hyödyllisiä

Lainaukset, mainokset ja uutiskirjeet allekirjoituksen allekirjoitukset saattavat olla tehokkaita joissakin tilanteissa, mutta nämä kohteet eivät saa koskaan käyttää sähköpostisi allekirjoitusta, mihin se on tarkoitettu - yhteystietojen antamisessa.Alkuperäiseen sähköpostiisi tai vastauksestasi tulisi olla vähintään sähköpostiosoitteesi, jossa on täydellinen nimi, yritys ja URL-osoite. Puhelinnumero, otsikko ja sähköpostiosoitteen uudelleen määrittäminen eivät vahingoita kumpaakaan.

6. Tarkista oikeinkirjoitus ja oikoluku

Oikoluvun tarkistaminen on helppoa. Tee se oletusasetukseksi sähköpostiohjelmistossasi tarkistamaan kaikki viestit ennen lähettämistä.

Sähköposti on epävirallinen ja kirjoitus- ja kieliopillisia virheitä on hieman lievempi, mutta se näyttää kauhealta lähettämään virheellistä viestiä. Viimeinen asia, jonka haluat, on tehdä huono vaikutelma, koska ryntäsitte sähköpostin lähettämiseen ja ohitettu tarkistamalla kirjoitusasi ja kielioppiasi.

Sähköposti on tärkeä viestintätapa liikeyrityksessä, vaikka se ei olisikaan ensimmäinen etusija. Seuraavien yritysten sähköpostin parhaiden käytäntöjen avulla voit pitää viestisi ammattimaisena ja tuottavana, ja voit luottaa siihen, että tekemäsi vaikutelma on hyvä.