Tapahtumasuunnittelumenot

Tapahtumalohkoa on vaikea suunnitella, ellei sinulla ole hyvää käsitystä siitä, mistä kuluista aiheutuu. Tämä näyttää riittävän ilmeiseltä, mutta tapahtumasuunnitteluun liittyvät kustannukset voivat tulla useilta eri paikoilta. Kun luulet, että olet tunnistanut kaikki kustannusluokat, toinen ponnahtaa lähettämään sinut takaisin piirustuspöydälle. Voit estää tämän tapahtumisen sinulle, olen koonnut tämän kehyksen tapahtumasuunnittelusta aiheutuvat kulut mielestäni samalla, kun luot budjettisi.

Paikan päällä olevat kulut

Tähän sisältyvät kustannukset ja palkkiot, joita tapahtumapaikka yleensä veloittaa. Tämä on usein kallein luokka, mutta se on myös helpoin ennustaa, koska saat virallisen kustannusarvion tarkistettavaksi etukäteen. Kun sanot, älä unohda ottaa huomioon vaihtelevia kustannuksia, jotka muuttuvat osallistujamäärien mukaan. Ruokailu on hyvä esimerkki tästä, koska ruoan kustannukset lisääntyvät jokaisen lisäyksen mukaan.

Vakuutusturva

• Pysäköintipaikka
• Ruoka ja catering
• Ateriat
• Juomat

Baarimikko / palvelin

• Audio- ja visuaaliset
• Mikrofonit
• Näytöt ja projektorit
• Internet-yhteys

Muut erikoistarvikkeet

• Kolmannen osapuolen toimittajat
• Tämä kategoria edustaa kaikkia toimittajien toimittamia kohteita ja palveluita isäntätyöpaikan ulkopuolella. Jokainen laskuttaa sinut itsenäisesti, joten on tärkeää pitää tiiviisti kaikkien kanssa, joiden kanssa työskentelet.
• Laskentataulukon avulla voit järjestää myyjäyhteystietosi sekä niiden palveluihin liittyvät kulut.

Tapahtumapaikat

Liinavaatteet, pöytäliinat ja tuolit

Teltat, asettelu ja huvipuistot

Fyysiset kohteet, joita ei ole järjestetty paikan päällä

Työvoima ja toimitukset asennus / Teardown

• Sisustusvalmistajat
• Säilyttimet (ruoka, majoitus, kuljetus)
• Tuotantokustannukset
• Kellot

Kuluttajat

• Tuotantoon kuuluu koko henkilökunta ja resurssit, joita tarvitaan tapahtuman suunnitteluun ja toteuttamiseen. Nämä kulut alkavat hetki, jolloin tapahtuma on haaveillut ja jatkuu tapahtumatapahtuman jälkeen. Lyhyesti sanottuna tämä luokka edustaa järjestämisen kustannuksia, osallistujien houkuttelemista ja hallinnollisten elementtien hallintaa.
• Markkinointi ja rekisteröinti
• Tulostus- ja suunnittelutyö

s

• Kutsut
• Rekisteröintihallinta
• Suunnittelu ja organisaatio

Tapahtumasuunnittelupalkkiot

Osa-aikaiset ja väliaikaiset työntekijät

Toimistotarvikkeet

• Viestintäkustannukset
• Matkakustannukset
• Hallinnolliset kulut
• Työntekijän toimeksiannot

Kirjanpitokulut

• Oikeudelliset maksut
• Konsulttipalkkiot
• Kustannuslaskennat ja hätärahasto
• ei ole maaginen numero, mitä sinun pitäisi varata suunnittelemattomia kuluja varten, mutta sinun on varmasti odotettava odottamatonta.Jotkut tapahtumasuunnittelijat ehdottavat budjetoimista viidestä kymmeneen prosenttiin odotetuista kuluista, kun taas toiset valitsevat pyöreän numeron työskennellä. Suurten tapahtumien pitäisi tietenkin kohdistaa enemmän, koska valvottava henkilö peritään tuhansista dollarista.
• Tämän ääriviivan tarkoituksena on saada sinut tietoisiksi erilaisista tapahtumasuunnittelukuluista, joita voi esiintyä. Jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen, joten sinun voi sisältää enemmän tai vähemmän tässä lueteltuja kohteita. Tärkeää on tietää, mistä kustannukset tulevat. Tarkastelemalla tiettyyn myyjään tai luokkaan liittyviä kuluja voi haitata budjettia, mutta huonoin tapaus on täysin unohtanut kustannukset, kunnes laskut saapuvat.