Yleiset virheet lakimiehet lähettävät sähköpostiviestien lähettämistä

Asianajajat, kuten muutkin, tekevät virheitä siitä, miten he käyttävät sähköpostia. Jotkut sähköpostivirheet tulevat kauhutarinoiksi, kun taas muut ovat vain kiusallisia. Seuraavat ovat yhdeksän yleisiä virheitä, joita asianajajat tekevät kirjoitettaessa ja lähettämällä sähköposteja.

Soitettu (Lisää nimi)

Ajoittain saan sähköpostin asianajajalta, joka lähettää sähköpostia työpisteensa nimessä. Tässä on muutamia ongelmia tämän lähestymistavan kanssa sähköpostiin.

Ensinnäkin useimpien sähköpostijärjestelmien Inbox-näyttöindeksi ei näytä pitkäaikaista nimeä. Useimmat ihmiset näkevät vain osan "pöydästä", ja ehkä muutamia kirjaimia henkilön etunimeä. Vielä tärkeämpää on, että se tuntuu typerältä ja hieman suppealta. Pöytä ei lähetä sähköposteja. Jos asianajaja aikoo lähettää sähköpostia, sen pitäisi olla hänen nimensä.

Fancy Effects

Jotkut asianajajat rakastavat luovuutta sähköpostinsa näyttämisellä. Toisena päivänä huomasin asianajajan allekirjoituslohkon ja hetken ajattelin, että minulla oli näköongelmia. Ilmaisee, että epäselvä kirjain oli tarkoituksellista. Erityiset vaikutukset voivat näyttää viihdyttävältä, mutta kaikki, mikä tekee sanoista vaikeita lukea, on huono ajatus. Erityisesti jos on vaikea lukea asianajajan nimeä ja sähköpostiosoitetta.

Vielä pahempi kuin erikoistehosteet kirjaimissa on, kun asianajajat sotkuttavat sähköpostejaan taideteoksilla tai hienoilla grafiikoilla. Tämä tekee viestistä hitaamman lataamisen, hitaamman avaamisen ja enemmän hauskasta lukemista.

Sähköpostin tavoitteena on viestiä tietoja, ei taiteellista taitoa. Pidä se yksinkertaisena.

Ei allekirjoituskohtaa

Useimmissa sähköpostijärjestelmissä ei ole kovin vaikeaa määrittää automaattista allekirjoituslohkoa. Sen ei tarvitse olla monimutkainen, ja mielipiteet vaihtelevat siitä, kuinka paljon tietoja sisällytetään allekirjoituslohkoon. Jotkut asianajajat kääntävät sähköpostiosoitteensa mini-mainoksiin, jotka kulkevat jokaisessa sähköpostissa, kun taas toiset ottavat hyvin minimalistisen lähestymistavan vain heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa tai puhelinnumeronsa perusteella.

Useimmat laittaa jonkinlainen tietosuojailmoitus tai oikeudellinen vastuuvapauslauseke alareunan alaosassa. Kaikki nämä ovat hyväksyttäviä sähköpostin allekirjoituslohkon käyttötapoja. Ei ole hyväksyttävää lähettää sähköpostit, jotka eivät tunnista lähettäjää. Sähköpostin vastaanottajan ei tarvitse arvata, kuka lähetti sähköpostin. Asianajajien on tunnistettava selkeästi jokaisessa viestinnässä, jonka he lähettävät, ja jos asianajaja on älykäs, sähköpostiin sisältyy myös tietosuojailmoitus.

Sähköpostiviestin kirjoittaminen vihamielisenä

Yksi vanhojen kirjeiden lähettämisen eduista ihmisille on se, että oli sisäänrakennettu "jäähdytys" -jakso, kun kirje kirjoitettiin ja milloin se todella lähti ulos vastaanottajalle.Jos asianajaja kirjoitti kirjeen itselleen, se olisi todennäköisesti istumassa pöydälle useiden tuntien ajan ennen postimyyntiä. Jos se sanottiin, kun sihteeri päätyi kirjoittamaan sen ylös, asianajaja on voinut saada sen, mikä sai hänet niin vihamieliseksi.

Tätä suojausta ei ole sähköpostissa. Sähköpostilla asianajaja voi sytyttää vihaisen viestin muutamassa sekunnissa siitä, mikä aiheutti vihan. 99. 99% ajasta, tämä on huono idea. Kukaan ei ajattele selkeimmin, kun vihaa vietetään. Menkää jotain muuta ja palaa loukkaavaan kysymykseen myöhemmin, kun jotain vihaa on hajonnut.

Se voi tehdä eron asiakkaiden, ystävien ja rahan säilyttämisestä tai menettämisestä.

Ei oikea-aikaiset vastaukset

Jotkut asianajajat katsovat, että vanha "5 päivän sääntö" vastaamaan yrityskansliaan koskee myös sähköpostia. Se ei ole. Riippumatta siitä, kuinka epämiellyttävää se voi olla, todellisuudessa ihmiset odottavat nopeampia vastauksia sähköpostiviesteihin kuin sähköpostin kautta lähetettyyn kirjeeseen. Jos asiakas tai muu asianajaja lähettää sähköpostin, yritä vastata 24 tunnin kuluessa, mikäli mahdollista. Jos se on monimutkainen asia, jota ei tällä hetkellä voida antaa asianmukaista huomiota, lähetä ainakin kuittaus ja anna henkilön tietää, milloin odottaa vastausta. Useimmat asiakkaat arvostavat ystävällistä viestiä, joka kertoo sähköpostin vastaanottamisesta ja josta vastataan lähitulevaisuudessa. Hiljaisuuden vuoksi asiakkaalle jätetään spekulointi siitä, onko asianajaja saattanut jopa sähköpostin, onko vastaus matkalla tai onko asiakkaan huolenaiheet yksinkertaisesti jätetty huomiotta.

Väärä vastaanottaja Vastaanottaja -kentässä

Yksi suurista asioista sähköisten järjestelmien automaattisen täydennyksen toiminnasta on, että asianajajat löytävät asiakkaidensa tai kollegoidensa sähköpostiosoitteet nopeammin. Yksi automaattisen täydennyksen riskeistä on, että asianajaja, joka ei ole varovainen, voi lähettää sähköpostin väärälle henkilölle. Joissakin tapauksissa tämä ei voi olla vähäinen hämmennys, mutta joissakin tapauksissa se voi olla ammattimaista huolimattomuutta. Älä vahingossa lähetä luottamuksellista asiakassuhdetta vastapuolelle tai muulle asiakkaalle.

"Vastaa kaikki" -vaihtoehdon käyttäminen.

Vastaväittäjä lähettää sinulle sähköpostilla ehdotuksen tai väittää hänen asemaansa asiasta. Välität sähköpostin asiamiehenne muulle asiamiehelle keskustelemaan asiasta. Pian "reply all" -painiketta käytetään vapaasti, sillä kukaan ei huomaa, että vastakkainen neuvonantaja on kopioitu yrityksesi sisäiseen keskusteluun. Se tapahtuu. Jos haluat lähettää sähköpostiviestin keskusteluun, poista lähettäjän tiedot ennen sen lähettämistä. Ja aina, kun käytät tätä vastausvaihtoehtoa, tarkista jokaisen sähköpostiosoitteen vastaanottajaluettelossa ennen lähettämistä.

8. Hidas aihepiirejä. Muista, että mikä tahansa sähköpostiviestissä toiselle asianajajalle lähetetty asia voidaan välittää kenellekään muulle. Ajattele kahdesti ennen kuin käytät aiheen rivejä, kuten "minun idioottinen asiakas" tai "tyhmä tuomarin tilaus."Emme koskaan tiedä, mistä kopio tästä sähköposteista voi purkaa, mutta älä myöskään jätä otsikoita tyhjiksi, sillä tämä voi aiheuttaa toisen asianajajan huomaamatta, että sinulla on sähköpostiviesti asiaasi. "Smith ehdottaa sopimusta" tai mikä tahansa otsikko on merkityksellinen sähköpostin sisällölle parhaiten.

Ja vaikka "idioottinen asiakas" voi olla tarkin kuvaus sähköpostin sisällöstä, se on huono valinta aiheen riville .

9. Tarkkaile äänimerkkiäsi - äläkä ymmärrä väärin jonkun muun. Kun ihmiset puhuvat toisiaan kasvoista kasvoihin, kasvojen vihjeet ja äänihuivat tavallisesti tekevät henkilön tarkoituksen selvästi. ääni yleensä riittää, kun pystyy kertomaan, milloin joku on sarkastinen, leikkisä tai vakava, mutta sähköpostissa on vaarallisen helppo ymmärtää täysin ihmisen aikomus väärin. Useat ystävyyssuhteet ovat vahingoittaneet henkilöä, joka on lukenut väärin toisen henkilön aikomuksen lausuntoihin sähköpostilla. Ja asianajajien kanssa niin käytettiin väittämään ea Toinen jo on, että asianajajan on helppo olettaa, että toinen henkilö on vihamielinen tai epäkohtelias.

Kuten kohdassa "sähköpostin kirjoittaminen vihainen" on mainittu, kestää muutaman minuutin jäähtyä ennen kuin lähetät vastauksen tuohon sähköpostiviestiin.

Tunnin kuluttua saatat huomata, että olet täysin lukenut sen ensin. Sinulla ei ole hiusten liipaisinta vastausta sähköpostiviesteihin tehtyihin lausuntoihin, eivätkä sytytä vastausta, ennen kuin arvioidaan, onko lähettäjän mahdollinen toisin kuin alunperin ilmestynyt. Jos näyttää siltä, ​​että lausuntoa voidaan lukea useammalla kuin yhdellä tavalla, ja yksi näistä tavoista ei ole loukkaavaa, yritä antaa lähettäjälle hyötyä epäilystä ennen kuin hän katkaisi päätään tappavalla sähköpostiviestillä.

Onko olemassa muita lakimiesvirheitä, jotka olisi pitänyt tehdä Top 10 -listalla? Kerro meille siitä Forumista.