Yleiset virheet lomakkeen W-2 täyttämisessä < Yleiset virheet lomakkeen W-2 täyttämisessä

Yleiset virheet lomakkeen W-2 täyttämisessä

Ennustettu on taivutettu. Ennen kuin lähetät W-2 lomakkeet työntekijöille ja lähetät nämä lomakkeet sosiaaliturvahallinnolle (sekä lähetyslomake W-3), tutustu näihin yleisiin virheisiin ongelmien välttämiseksi.

W-2-lomakkeiden hakeminen myöhään

Vuoden 2016 verovuodesta alkaen W-2-lomakkeiden (ja 1099 lomakkeen) jättöpäivä on siirretty 31.1. Asti. on toimitettava sosiaaliturvalaitokselle viimeistään 31.1.2018.

Viivästyneitä arkistoja varten on rangaistuksia. Lue lisää W-2 ja 1099 -lomakkeiden uusista määräajoista.

Wrong Year's W-2 -lomakkeen käyttäminen

Käytä W-2-lomaketta vuodelle, jolloin tulo oli verotettavaa, ei vuosi, jona lomaketta on jätetty. Esimerkiksi vuonna 2015 palkkatyöntekijät käyttävät 2016 W-2-lomaketta; tämä lomake annetaan työntekijöille ja jätetään sosiaaliturvalaitokselle vuonna 2017.

Hakuaikaa ei ole. Sinun on annettava W-2-lomakkeet työntekijöille viimeistään tammikuun lopussa ja sinun on toimitettava nämä lomakkeet sosiaaliturvalaitokselle viimeistään helmikuun lopussa. Määräajat muuttuvat vuosittain riippuen siitä, milloin päivämäärä on kalenterissa. Jos määräaika on viikonloppuna tai lomalla, päivämäärä siirretään seuraavaan arkipäivään. Tässä ovat täsmälliset määräajat vuoden lopun palkkasummaveroille kuluvalle vuodelle.

Ei hyväksytty W-2-lomake

Et voi ladata W-2-lomaketta, kopioida ja käyttää sitä.

Punainen A: lla on erityinen muste. Sinun on saatava hyväksytyt lomakkeet toimistotarvikeyhtiöltä, IRS: ltä tai ohjelmistoyritykseltä. Lue lisää siitä, mistä saat hyväksytyt W-2-lomakkeet.

Sosiaaliturvan keskeyttämisen laiminlyönti

Sosiaaliturvan lähdevero on lopetettava sosiaaliturvamaksujen enimmäispalkkojen osalta joka vuosi.

(Nämä maksimimuutokset useimmissa vuosissa heijastavat elinkustannuksia.) Vaikka tämä ei ole nimenomaan W-2-virhe, se on yleistä ja aiheuttaa sinut ilmoittamaan työntekijälle sosiaaliturvapalkat. Tämän jälkeen sinun on annettava ylimääräinen summa työntekijälle ja korjattava sekä W-2: n että lomakkeen 941, neljännesvuosittaiset palkka- ja verolaskelmat miltä tahansa vuosineljännestä, jotka heijastavat liikaa. Jos työntekijä esimerkiksi saavutti enimmäismäärän sosiaaliturvamaksuissa syyskuussa, sinun on muutettava lomake 941 kolmannella vuosineljänneksellä.

W-2 lomakkeiden lähettäminen IRS

Sosiaaliturva-lomakkeet on annettava työntekijöille tammikuun loppuun mennessä ja toimitettava sosiaaliturvalaitokselle helmikuun loppuun mennessä sekä lähetyslomake W-3, kerää kaikki tiedot kaikista W-2: eistä.

IRS: n irtisanomisen laiminlyönti

Työnantajien, jotka tallentavat 250 tai useampia W-2 lomakkeita, on annettava luopuminen, jos he eivät halua sähköistä tiedostoa.Lue lisää siitä, miten saat vapautuksen W-2 lomakkeista sähköisessä muodossa (PDF).

Näiden yleisten lomakkeiden virheet lomakkeessa W-2

Yleisimpiä lomamuotoja W-2-lomakkeissa ovat:

• Ei sisälly desimaaleja ja senttiä määrinä
• Musta mustetta ei käytetä liian vaalea)
• Merkintöjen tekeminen liian suuri tai liian pieni. IRS ehdottaa, että käytät 12 pistettä. Courier-fonttityyppi W-2: n tulostamiseen.
• Virheellisen muotoilun työntekijän nimi. Työntekijän etunimi ja keskimmäinen alkuviite menevät ensimmäiseen ruutuun, työntekijän sukunimi menee toiseen ruutuun, ja kaikki jälkipisteet (kuten "Jr.") tulevat kolmanteen ruutuun.

Rahoitusohjelmiston avulla voit välttää monia näistä virheistä W-2-lomakkeissa, erityisesti muotovirheissä, ja ohjelmisto voi varoittaa sinua, kun saavutat sosiaaliturvamaksun enimmäispalkkamäärän. Katso tämä artikkeli Rosemary Peavler, Business Finance -oppaasta, kirjanpidon ohjelmistosta 2012, keskittyen ohjelmia, jotka sisältävät palkkalistoja.

W-2-lomakkeen korjaaminen

Jokaiselle työntekijälle on annettava W-2-lomake kunkin vuoden tammikuun loppuun mennessä (edellisenä kalenterivuonna), mutta sinun ei tarvitse lähettää näitä lomakkeita sosiaaliturvalaitolle (SSA) helmikuun loppuun. Tämä viive aikaansaa virheiden korjaamisen.

Jos voit korjata virheen ennen arkistointia SSA: lla, tee korjaus ja lähetä oikaistu lomake.

Jos havaitset virheen SSA: n jälkeen, sinun on lähetettävä oikaistu W-2 sekä korjattu lähetyslomake W-3c).

Lue lisätietoja W-2-lomakkeiden korjausten tekemisestä sen jälkeen, kun olet lähettänyt sen sosiaaliturvahallinnolle.