Luo Ideal Automated Attendant Script

Yrityksen puhelinjärjestelmään liittyvä automaattinen vastaava tervehdys on ensimmäinen asia, jonka asiakkaat ja liikekumppanit kuulevat, kun he soittavat yrityksellesi. Ensimmäistä soittajaa varten sinulla on vain yksi mahdollisuus tehdä hyvä ensivaikutelma. Yrityksen ensimmäinen vaikutelma perustuu vuorovaikutukseen automaattisen vastaavan tervehdyksen kanssa. Niille henkilöille, jotka soittavat usein yrityksellesi, sinun on tehtävä automatisoidun prosessin mahdollisimman tehokas, jotta he eivät tuhlaa aikaa kuunnellessasi koko automatisoitua komentojasi joka kerta, kun he soittavat.

Nopein ja helpoin tapa ohjelmoida ja tallentaa puhelimen järjestelmäsi automaattisen seurannan ominaisuus on kirjoittaa komentosarja, joka ilmaisee, kuinka haluat tervehdyksen äänen ja miten soittaja on vuorovaikutuksessa puhelinjärjestelmän kanssa . Valitse henkilö, jolla äänität komentosarjan, jolla on ystävällinen ääni; voi puhua epäröimättä ja voi lausua ja ilmoittaa jokaisen sanan ja nimen selvästi.

Automated Attendant Greeting

Skriptin ensimmäinen osa on tervehdys. Tämä on tilaisuutesi esitellä yrityksesi soittajille ja suhtautumaan niihin suullisesti yritykseesi.

Automated Attendant Greeting Do's

• Aloita arvostus heidän puheluistaan;
• pidä tervehdys lyhyt niin, että palaavat soittajat eivät viivästy aina, kun he soittavat;
• tarjoavat yrityksen verkkosivuston osoitteen, jos soittaja voi suorittaa saman tehtävän verkkosivustolla.

Automated Attendant tervehdys ei ole

• Älä käytä yli kaksi tai kolme lauseita tervehtimään soittajia
• Älä mainosta verkkosivustoasi, jos sillä ei ole mitään arvoa tarjota asiakkaillesi
• Älä tee iskulausetta tai tekstiviestejä vain täyttämään tervehdys.

Automated Attendant Options

Automaattisen hoitajan tärkein osa esittää vaihtoehdot, joita soittajien on päästä päästäkseen siihen henkilöön, jonka kanssa he tarvitsevat puhua.

Periaatteessa on kahdenlaisia ​​soittajia: henkilöitä, jotka eivät tunne yrityksesi ja tarvitsevat ohjausta; soittajat, jotka tietävät tarkalleen, ketkä tarvitsevat puhua ja tietävät laajentamisen.

Automated Attendant Options Do's

• Käytä yleisesti hyväksyttyjä vaihtoehtoja. Esimerkiksi "Paina vastaanottovirkailijan nollaa", "Paina lippa-näppäintä palataksesi edelliseen valikkoon."
• Kerro soittajille mahdollisimman pian, kun he voivat soittaa puolueensa laajennukseen, jos he tietävät sen.
• Anna soittajien tietää edestä, jos valikon vaihtoehdot ovat äskettäin muuttuneet.
• Tee useimmin kutsutut asetukset ensin.
• Anna optiokuvaus ennen kuin annat lisävarusteen numeron.Esimerkiksi: "Asiakastukeen paina" 5 "."
• Tarkista järjestelmän ohjeet varattujen valikkovaihtoehtojen lukumääristä. Esimerkki: kaikki yrityksen puhelinnumeron laajennukset alkavat numerolla "8" ja siksi "8" ei voida käyttää valikkovaihtoehtona.

Automated Attendant Options Do not do

• Älä sano "Please" ennen kuin esität jokaisen vaihtoehdon (esim. "Paina 1 … Paina 2 … … Paina 3 …" jne.) > Älä näytä yli kuutta vaihtoehtoa kerrallaan. Jos sinulla on yli kuusi vaihtoehtoa, luo monitasoinen valikkorakenne. Esimerkki: "Myynti- ja huoltopalvelut, paina 5."
• Älä oleta, että kaikilla on kosketusäänipuhelin. Jos valikkovaihtoehtoa ei ole valittu kolmen sekunnin kuluessa tervehdyksen päättymisestä, liitä soittaja vastaanottovirkailijaan.

Näyte Automated Attendant Scripts

Kiitos kutsumasta Small Business International. Käy www-sivuillamme osoitteessa www dot small business international dot com. Jos tunnet puolueen laajennuksen, voit soittaa sen nyt milloin tahansa. Muussa tapauksessa valitse jokin seuraavista valikon vaihtoehdoista. Asiakaspalvelussa paina '1'. Teknisen tuen osalta paina '2'. Säännöllisten työaikasi aikana paina '3'. Kirjanpidossa paina '4'. Jos ostat, paina '5'. Tai valitse '411' yrityksellesi. Jos haluat puhua jonkun kanssa välittömästi, paina nollaa tai pysy rivillä ja joku auttaa sinua lähiaikoina.

Tervetuloa Small Business International Company. Jos haluat tarkistaa tilisi tilan, voit tehdä sen helposti ja nopeasti käymällä verkkosivustollamme osoitteessa www dot small business international dot com. Jos tunnet puolueen suoran laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Yrityksen hakemistoon paina '1'. Teknisen tuen osalta paina '2'. Asiakaspalvelussa paina '3'. Myyntiin ja markkinointiin paina '4'. Jos haluat puhua operaattorin kanssa, paina '0' tai pysy linjalla ja joku auttaa sinua heti. Kiitos kutsumasta Small Business International Company.