Luo Professional Automated Attendant Script

Tietokoneavusteinen automaattinen vastaava tervehdys yrityksesi puhelinjärjestelmässä on ensimmäinen asia, jonka asiakkaat ja liikekumppanit kuulevat, kun he soittavat yrityksellesi. Ensimmäistä kertaa soittajilla sinulla on vain yksi mahdollisuus tehdä hyvä ensivaikutelma, ja se tulee olemaan automaattinen hoitajasi. Niille henkilöille, jotka soittavat usein yrityksellesi, sinun on tehtävä automatisoidun prosessin mahdollisimman tehokas, jotta he eivät tuhlaa aikaa kuunnellessasi koko automatisoitua komentojasi joka kerta, kun he soittavat.

Nopein ja helpoin tapa ohjelmoida ja tallentaa puhelimen järjestelmäsi automaattisen seurannan ominaisuus on kirjoittaa komentosarja tekstinkäsittelyohjelmaan. Valitse henkilö, jolla äänitetyt käsikirjat tallennetaan, joilla on ystävällinen ääni, voivat puhua ilman pettymystä tai epäröimättä ja voivat lausua ja ilmoittaa jokaisen sanan ja nimen selkeästi.

Automated Attendant Greeting

Skriptin ensimmäinen osa on tervehdys. Tämä on tilaisuutesi esitellä yrityksesi soittajille ja suhtautumaan niihin suullisesti yritykseesi.

Automated Attendant Greeting Do's

• Aloita arvostuksella heidän puhelustaan ​​tai yrityksestään
• Pidä tervehdys lyhyt, joten soittajat eivät viivästy aina, kun he soittavat
• Käytä tekstiviestiä, tai molemmat, jos sinulla on niitä.

Automated Attendant tervehdys ei ole

• Älä käytä yli kaksi tai kolme lauseita tervehtimään soittajia
• Älä mainosta verkkosivustoasi, jos sillä ei ole mitään arvoa tarjota asiakkaillesi
• Älä tee iskulausetta tai tarroja vain täyttämään tervehdys.

Automated Attendant Options

Automaattisen hoitajan tärkein osa esittää vaihtoehdot, joita soittajien on päästä päästäkseen siihen henkilöön, jonka kanssa he tarvitsevat puhua. Kaksi soittajan tyyppiä ovat: (1) ihmiset, jotka eivät tunne yrityksesi ja tarvitsevat ohjausta ja (2) soittajat, jotka tietävät tarkalleen, ketkä tarvitsevat puhua ja tietävät laajentamisen.

Automated Attendant Options Do's

• Käytä yleisesti hyväksyttyjä vaihtoehtoja. Esimerkiksi "Paina vastaanottovirkailijan nollaa", "Palauta edelliseen valikkoon painamalla lippa-näppäintä."
• Kerro soittajille mahdollisimman pian, kun he voivat soittaa puolueensa laajennukseen, jos he tietävät sen.
• Anna soittajien tietää edestä, jos valikon vaihtoehdot ovat äskettäin muuttuneet. Poista tämä ilmoitus kolmen viikon kuluttua.
• Tee useimmin kutsutut asetukset ensin.
• Anna optiokuvaus ennen kuin annat lisävarusteen numeron. Esimerkiksi: "Asiakastukeen paina" 5 "."
• Tarkista järjestelmän ohjeet varattujen valikkovaihtoehtojen lukumääristä. (esim. kaikki laajennukset alkavat numerolla "8" ja siksi "8" ei voi käyttää valikkovaihtoehtona).

Automated Attendant Options Do not do

• Älä sano "Please" ennen kuin esität jokaisen vaihtoehdon (esim. "Paina 1 … Paina 2 … … Paina 3 …" jne.) > Älä näytä yli kuutta vaihtoehtoa kerrallaan. Jos sinulla on yli kuusi vaihtoehtoa, luo monitasoinen valikkorakenne. Esimerkki: "Myynti- ja palveluvaihtoehdoista painamalla 5."
• Älä oleta, että kaikilla on touchtone-puhelin. Jos valikkovaihtoehtoa ei ole valittu kolmen sekunnin kuluessa tervehdyksen päättymisestä, liitä soittaja vastaanottovirkailijaan.

Näyte Automated Attendant Scripts

Kiitos kutsumasta Operations Tech Company, jossa "Teknologia ja liiketoiminta tulevat yhteen." Jos tiedät puolueen laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Muussa tapauksessa valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista. Asiakaspalvelussa paina '1'. Teknisen tuen osalta paina '2'. Säännöllisten työaikasi aikana paina '3'. Kirjanpidossa paina '4'. Jos ostat, paina '5'. Jos haluat etsiä sijainnin lähelläsi, paina '6'. Muussa tapauksessa paina "0" vastaanottovirkailijalle tai pysy linjalla ja joku auttaa sinua lähiaikoina.

• Tervetuloa The Operations Tech Company. Voit tarkistaa tilisi tilan käymällä verkossa. Jos tiedät henkilön laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Yrityksen hakemistoon paina '1'. Varten. Jos tiedät henkilön laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Yrityksen hakemistoon paina '1'. Teknisen tuen osalta paina '2'. Asiakaspalvelussa paina '3'. Myyntiin ja markkinointiin paina '4'. Jos haluat puhua vastaanottovirkailija, paina '0' tai pysy linjalla ja yksi ystävällisistä henkilökuntamme auttaa sinua. Kiitos, että soitit Operations Tech Companyn, jossa "Teknologia ja yritys yhdistyvät."

Jos yrityksesi sulkeutuu tietyn ajan kuluttua tai viikonloppuisin, eikä kukaan voi vastata soittajiisi tai auttaa heitä luomaan jälkikäteen, tunteja automaattista vastaavaa tervehdystä. Kerro soittajille, että liike on suljettu ja pyydä heitä soittamaan lopussa. Sisällytä myös normaalit käyttötunnit.

Näyte Automated Attendant After-Hours / Weekend Script

Kiitos, että soitit Operations Tech Company. Olemme tällä hetkellä suljettuna. Olemme avoinna maanantaista perjantaihin klo 9-22 ja lauantaina klo 10-12 Keski-aika. Jos tiedät puolueen laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Muussa tapauksessa ota yhteyttä normaaliin työaikaan, jotta voimme auttaa sinua. Kiitos, että soitit Operations Tech -yhtiölle, jossa "Teknologia ja liiketoiminta tulevat yhteen." Heippa.

Kiitos, että soitit Operations Tech Company. Olemme tällä hetkellä suljettuna. Jos tämä on hätätilanteessa, soita vastaajapalveluun numeroon 585-555-1234. Jos tiedät puolueen laajennuksen, voit soittaa sen milloin tahansa. Jos sinulla on tili kanssamme, voit tarkistaa tilasi 24 tuntia päivässä 7 päivää viikossa www.operationstech. noin. com. Normaalit toiminta-ajat ovat maanantaista perjantaihin klo 9.00-17.00 ja lauantaina klo 10-12 Keski-aika. Muussa tapauksessa ota yhteyttä normaaliin työaikaan, jotta voimme auttaa sinua. Kiitos, että soitit Operations Tech -yhtiölle, jossa "Teknologia ja liiketoiminta tulevat yhteen." Toista tämä viesti painamalla painosnäppäintä. {3 sekunnin tauon} Hyvä on.

• Seasonal Automated Attendant Greetings
• Voit mainostaa yrityksesi kausittaisia ​​erikoisuuksia tai vain pidentää kausiluonteista tervehdystä kaikille soittajillesi, joten voit halutessasi ennakoida automatisoitunutta tervehdyttävää tervehdystäsi rajoitetun ajan. Käytä tätä säästeliäästi ja vain, jos se heijastaa yrityksen henkeä. Esimerkiksi kausiluonteinen loma-tervehdys, joka toivoo sinun soittajien iloa ja vaurautta uudenvuoden aikana, ei juuri sopisi kokoelmatoimistoon.

Näyte Automated Attendant Seasonal Greeting Script

Kiitos, että soitit Operations Tech Company.

Tutustu joulumyymälöihimme osoitteessa www. operationstech. noin. com.

• Jos tunnet puolueen laajennuksen, voit … Olet saavuttanut Operations Tech Companyn. "Perheestämme" "perheellesi" haluamme toivottaa teille iloista lomaa ja menestystä uudenvuoden.
• Jos tunnet puolueen laajennuksen, voit … Kiitos, että soitit Operations Tech Company. Kysy asiakaspalvelun edustajalta heinäkuun 4. päivän alennuksia kaikista korvaavista palveluista.
• Jos tiedät puolueen laajennuksen, voit …
  Harjoittelu ja testaus

Ennen kuin tallennat automaattisen avustavan komentosarjan, ole se henkilö, jonka valitsit lukemaan, harjoittelemaan sitä useita kertoja edessäsi. Käytä tätä hienosäätää ääntämistä ja ilmoitusta. Kun uusi tervehdys on tallennettu, soita puhelinjärjestelmään välittömästi tarkistaaksesi tallennuksen virheestä ja varmista, että kaikki ilmoitetut toiminnot toimivat suunnitellulla tavalla.