Tapahtuma Rekisteröintiopas: Menestystarinoita

Teknologian kehitys on vaikuttanut merkittävästi tapahtumasuunnitteluun ja tapahtumien rekisteröintiin. Pitkästä poissa ovat paperi-kutsut, jotka saapuvat kirjekuoressa leimalla. Online-rekisteröinti on yhä yleisempi kaikentyyppisille tapahtumille, yritysseminaareista ja vuosittaisista konferensseista virstanpylväät syntymäpäiväjuhliin ja yritystoiminnan lomatoimintoihin. Vaikka tämä online-prosessi saattaa tuntua yksinkertaiselta, se vaatii vielä työtä.

Onneksi tapahtumasuunnittelijoille on olemassa lukuisia työkaluja, jotka auttavat tapahtumien rekisteröinnissä. Valintoihin sisältyy yksinkertaisia ​​alustoja, jotka käsittelevät tapahtumien rekisteröinnin perusteet ja kehittyneemmät, ja ne tarjoavat monikäyttöisiä sovelluksia. Jotkut tapahtumien rekisteröintiohjelmat tekevät tapahtumamaksuja. Jotkut tarjoavat myös automaattiset hyvitykset, jos rekisteröinti peruutetaan. Muut paketit luo rekisteröintitunnisteita. Tapahtumien rekisteröintityökalut voivat myös mahdollistaa integraation konferenssin tai yrityksen verkkosivuilla sekä yhteyden sosiaalisen median alustoihin.

Valitettavasti niin monta vaihtoehtoa, tapahtumien rekisteröintityökalun valitseminen yrityksellesi voi olla ylivoimainen, ainakin sanoen. Seuraavassa on helppo seurata opastusta tapahtumien rekisteröintityökaluista, jotka parhaiten palvelevat tapahtumasuunnittelutoimintaa.

Tapahtumien rekisteröintiohjelmiston valinta: Mistä aloittaa?

Kun valitset tapahtumien rekisteröintityökalut, on parasta aloittaa määrittämällä tarpeesi ja halut.

Ajattele rekisteröinnin ensisijaisia ​​tavoitteita ja tapahtumasuunnittelua. Kysy itseltäsi nämä kysymykset:

• Ovatko tarpeesi yksinkertaiset ja edellyttävät vain rekisteröintien ja maksujen käsittelyä?
• tarjoatko useita tapahtumia tärkeimmissä tapahtumissa, jotka vaativat lisää rekisteröintejä?
• Tarvitseko hotellivarauksia tai matkajärjestelyjä?
• Tuetteko konferenssin verkkosivustoa?
• Annatko nimilappuja, koordinoimalla audiovisuaalisia vaatimuksia tai järjestämällä erityisiä ulosvetoistuntoja?
• Hallinnoitko useamman kuin yhden tapahtuman samanaikaisesti?
• Onko tapahtuma vuosittainen tapahtuma vai kertaluonteinen tapahtuma?

Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat sinua löytämään tapahtumien rekisteröintiohjelmiston, joka parhaiten vastaa tarpeitasi.

Tapahtumien rekisteröintityökalut

Tapahtumien rekisteröintiohjelmistossa on niin paljon vaihtoehtoja, että se on helppo tarttua näennäisiin ominaisuuksiin ja viimeisimpiin työkaluihin riippumatta siitä, työskentelevätkö tapahtumasi vai ovatko ne jopa hyödynnetty. Älä houkuttele uusin ja suurin. Tee sen sijaan luettelo niistä ominaisuuksista, joita käytät tällä hetkellä tapahtumarekisteröintiprosessissa ja lisäät niihin, joita haluat sisällyttää prosessin virtaviivaistamiseksi. Jotkin käytettävissä olevat toiminnot ovat seuraavat:

• Tapahtuman verkko-ilmoittautuminen
• Tapahtuma paikan päällä rekisteröinti
• Osallistujaryhmän rekisteröinti
• Osallistujan sisäänkirjautuminen
• Tapahtuman maksujen käsittely
• Osallistujien hallinta ja raportit > Osallistujan tunnusluominen ja hallinta
• Yksilöllisten istuntojen rekisteröinti
• Lomakkeiden kehittäminen
• Hotellihuoneiden hallinta
• Markkinoinnin hallinta
• Sosiaalinen media
• Kyselyjen ja tapahtumapalautetta
• Kalliit

Monissa tapahtumien rekisteröintityökaluissa on vakiotoimintoja kohtuullisella hinnalla, mikä sopii hyvin suoraviivaisten tapahtumien hallintaan.

Nämä ohjelmat sisältävät perusrekisteröintilomakkeita, jotka voidaan yhdistää verkkosivustoosi. He voivat kerätä rekisteröintitietoja, kuten luottokorttitietoja, luottokorttimaksujen rekisteröimiseksi ja käsittelyksi. Lisäksi osanottajien rekisteröintilistoja voidaan koota tai viedä. Suunnitellun tapahtuman tyypistä ja tapahtumatiheydestä riippuen nämä yksinkertaiset työkalut saattavat olla hyviä, tarjoamalla täsmälleen mitä tarvitset ilman, että heitä loukkaantuvat kaikenlaisilla lisäominaisuuksilla, jotka eivät ole sinulle hyödyksi.

Monipuolinen tapahtumien rekisteröintityökalu tarjoaa lisäominaisuuksia

Jos tapahtumasuunnittelutyösi on suunnitteilla suuria konferensseja, silloin tapahtumien rekisteröintityökalut, jotka tarjoavat lisäominaisuuksia perusasiakirjojen lisäksi, voivat olla vain mitä tarvitset. Ratkaisuihin kuuluvat ne, jotka käsittelevät tapahtumarekisteriä ja yhdistävät tämän ominaisuuden ja pystyvät seuraamaan ja raportoimaan suuremman, monimutkaisemman tapahtuman eri yksityiskohdat.

Jos tapahtuman osallistujat tulevat ilmoittautumaan konferenssista ja ilmoittautuvat tiettyihin työpajoihin tietyssä istunnossa, on työkaluja kyseisen toiminnon käyttöönottamiseksi.

Jotkin ohjelmistot mahdollistavat usean osallistujan käsittelemisen yhdestä organisaatiosta yhdellä maksuvälineellä sekä tarjoavat erilaisia ​​hinnoittelurakenteita, jotka perustuvat ryhmäalennuksiin tai varhaisiin rekisteröintimaksuihin. Jos tarvitset räätälöityjä raportteja, etsi tapahtumien rekisteröintipaketti, joka luo automaattisesti raportit laatimalla läsnäololuettelot yksittäisten työpajojen tai muiden valitsemiesi parametrien perusteella. Konferenssit vaativat tyypillisesti painettuja nametageja, niin että ne on listattu "must have" -listalle, jotta ne voidaan luoda automaattisesti tapahtumien rekisteröintiprosessin yhteydessä ja etsiä räätälöintiä sen mukaan, onko osallistuja rekisteröitynyt koko konferenssiin, osa viikosta tai vain tietty päivä.

Rekisteröinnin integrointityökalut

Jos tapahtumasuunnittelijat suorittavat lukuisia tapahtumia, rekisteritietojen sisällyttäminen olemassa olevaan tietokantaan voi olla tärkeä tehtävä organisaatiossasi. Harkitse nykyisiä menetelmiä rekisteröijien lisäämiseen tietokantaan ja tunnistaa parannustoimenpiteet. On tärkeää ajatella eri tavoin, että nämä tiedot voidaan yhdistää olemassa oleviin tietoihin, kuten vapaaehtoisesti tai lahjoittaviin henkilöihin. Useimmat tapahtumarekisterisovellukset tarjoavat mahdollisuuden tietojen manuaaliseen viemiseen. Tämä menetelmä on kuitenkin aikaa vievää, koska se edellyttää tietojen manuaalista tuontia tietokantaan. Tutki paketteja, jotka eivät riipu pelkästään tapahtumarekisteriäsi vaan myös tukevat sinun tarvitsemaasi hallintatarpeita.

Ota koeajo ennen kuin ostat

Kun olet vähentänyt tapahtumien rekisteröintiohjelmiston valintaa, määritä, tarjoavatko ne ilmaisen kokeilujakson. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden paitsi testata ominaisuuksia, mutta tarkistaa, onko sillä tarvittavia toimintoja ja jos se sopii hyvin tapahtumallesi. Se on myös tilaisuus kokea asiakaspalvelun tasoa, kun vastaat kysymyksiisi tai työskentelet ongelman ratkaisemiseksi.