Kuinka onnistuneita tapahtumasuunnittelijoita järjestetään

Tapahtumasuunnittelun perusteet edellyttävät, että olet organisaation tapahtumasuunnittelija tai hallintovirkamies, että sinulla on vahva organisaation, viestinnän ja dokumentaation taito. Riippumatta kokemustasosta, jopa vieraanvaraisuus harrastaja voi laittaa hämmästyttävän yritystapahtuman, jossa on vähän luovuutta ja paljon organisaatiota matkan varrella. Mutta kun on kyse tapahtumasuunnittelusta, varsinkin kiireisille tapahtumasuunnittelijoille, joissa on useampi kuin yksi tapahtuma heidän kirjoistaan, pysyminen organisaatiossa voi olla suurempi este kuin useimmat ymmärtävät.

Kuinka tapahtumasuunnittelijat pysyvät järjestäytyneinä

Organisaatio on yksi monista menestyksen avaimista useimmille tapahtumasuunnittelijoille. Paitsi että hallitsemalla organisaation taitoja johtaa vähemmän stressiä, mutta se voi myös parantaa luovuutesi tapahtumasuunnittelijana, jonka avulla voit nähdä suuremman kuvan ja ajatella laatikon ulkopuolella tietäen, että sinulla on tarkka käsitys yksityiskohdista. Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla onnistuneet tapahtumasuunnittelijat pysyvät järjestäytyneinä.

Tapahtumarjoajien luominen

Tapahtumien ja tapahtumasuunnittelijoiden luominen on todennäköisesti tehokkain tapa järjestää seminaareja, konferensseja, sisäisiä koulutuksia, johtoryhmiä ja kaikentyyppisiä tapahtumia. Vaikka monet tapahtumasuunnittelijat siirtyvät sähköisiin ja digitaalisiin organisaatioihin, fyysiset sideaineet voivat toimia tärkeimpien tapahtumien ja ohjelmien yksityiskohtana. Tiettyjen asiakirjojen, muistiinpanojen ja muiden tietojen kovan kopion säilyttäminen voi olla elämän säästäjä tapahtuman aikana.

Ihannetapauksessa jokaisella tapahtumalla ja / tai ohjelmalla pitäisi olla oma sidosaine. Tapahtumasi monimutkaisuuden mukaan sideaineesi voi sisältää useita osioita, mukaan lukien:

• Reittiopas / Aikataulu
• Avainkyselyt
• Osallistujat
• Viestintä
• Sopimukset
• Juhlatilaisuusmääräykset
• Viihde
• Majoitus / Huoneistoluettelo
• Saapuvat / Lähtevät
• Aktiviteetit
• Lahjat
• Talousarvio
• Sekalaiset

ja asiakkaat, vaikka he eivät anna sinulle paljon aikaa valmistautua.

Käytä tapahtumasuunnitteluohjelmistoa tai verkkotallennustallennustilaa

Vaikka tapahtumayhteytyseesi tulisi sisällyttää kaikki tärkeimmät tiedot kustakin tapahtumasta paperiversiona, muut viittausasiakirjat, ideoita ja kirjeenvaihtoa on myös järjestettävä ja yhdessä. Nykyään monet tapahtumasuunnittelijat käyttävät tapahtumasuunnittelua ja hallintaohjelmistoja, mutta monet muut odottavat online-tiedoston tallennusvaihtoehtojen järjestämistä.

Online-työkalut, kuten Google Drive ja Dropbox, voivat tarjota järjestetty paikka kaikentyyppisille sähköisille asiakirjoille laskentataulukoista laskuihin. Näiden työkalujen avulla voit ladata, tallentaa ja järjestää asiakirjoja verkkotiedostoiksi ja kansioiksi, joilla niitä voi helposti käyttää mistä tahansa.Voit avata asiakirjoja kannettavalle tietokoneelle, älypuhelimelle tai tablet-laitteelle. Voit myös helposti liittää nämä tiedostot sähköpostiin tai jakaa asiakirjan kollegoiden, myyjien ja asiakkaiden kanssa. Se voi olla täydellinen organisaation ratkaisu tapahtumasuunnittelijoille, jotka ovat aina liikkeellä.

Organisaation perusta

Loppujen lopuksi, miten järjestät asiakirjat, muistiinpanot ja kirjeenvaihto, riippuu sinulle.

Jokaisella tapahtumasuunnittelijalla on eri järjestelmä, joka toimii heille ja heidän tapahtumilleen. Tärkein tekijä tulisi aina olla tiedon saatavuus ja valmius. Varmista siis, että mitä tahansa järjestelmääsi käytät, voit etsiä nopeasti ja helposti etsimäsi tiedot.