Miten parhaiten huolehditaan lakitoimiston talousrekistereistä

Jos pyrkii harjoittamaan asianajajan omalla lakitoimistolla, sinun on ymmärrettävä, mitä tietoja haluat säilyttää. Saatat olla asiantuntija lain käytännöstä, mutta et voi olla yhtä luotettavaa kirjanpidon tietämykseen. Perusteiden ymmärtäminen ja erikoistuneiden kirjanpitojärjestelmien käyttö voi pitää käytäntösi turvallisena.

Laskentatoimen laskentajärjestelmät

Hyvä pienyrityksille tarkoitettu kirjanpitojärjestelmä sisältää vahvan sisäisen valvonnan, joka seuraa sekä tuloja että kuluja.

Asianajajana on varmistettava, että kirjanpitojärjestelmässä on vahvat sisäiset valvontatoimet, sekä laskutetut maksut että kustannukset ja kulut, jotka ovat asiakkaille edullisempia.

Riippumatta siitä, perustuvatko laskut, jotka perustuvat tietyn säilytyspisteen, vuotuisen pidätyksen, ehdollisen palkkion tai viitemaksun maksuun, perustuvat asiakkaasi projekteihin käytettyyn aikaan. Siksi asianajajat yleensä säilyttävät yksityiskohtaiset tietueet tapausten kulun seurantaan.

Voit seurata aikaa ja maksullisia kuluja käsin tai sähköisesti. Asiakastietokortteja käytettiin tietojen tallentamiseen ennen oikeudellisen ajan ja laskutusohjelmiston saapumista. Riippumatta haluamallesi tietojenkäsittelymenetelmästä, sinun on yleensä tallennettava tämä kappale asiakkaan asiakaskysymyksiin sekä asiakkaan mahdollisesti veloittamiin kuluihin.

Ajoittain voit maksaa kulut asiakkaan puolesta maksuista tai muista maksuista.

Useimmat harjoittelijan kirjaa nämä ylimääräiset kustannukset kirjataan järjestelmään samalla tavalla kuin muutkin myyntisaamiset.

Kirjanpidon ohjelmistolla on erityisiä aikakausjulkaisuja yksittäisen usein esiintyvän tapahtuman tallentamiseen. Asianajotoimistoissa käteiskorvauslehdessä on eritelty (1) saadut palkkiot ja (2) kulukorvaukset, mukaan lukien jakaminen säännöllisten yleiskustannusten ja maksettujen asiakkaiden kustannusten välillä.

Raha-aikakirjan monimutkaisuus vaihtelee lakiasiaintoimiston koosta riippuen, jonka perusasioista on vain pankkitili ja kopiot.

Muut olennaiset rekisterit

Edellä mainittujen arkistojen lisäksi asianajajat ylläpitävät ainakin seuraavia:

1. Nimityskirja: Nimityskirja sisältää nimityksiä koskevat tiedot, yleensä kalenterimuodossa.
2. Myyntisaamiset: Myyntisaamiset sisältävät laskutetut saamiset, joita ei ole kerätty.
3. Yksittäiset asiakaskirjat: Näissä pääkirjanpidossa on kuvaus suoritetuista palveluista, maksut ja hyvitykset, yhteenveto ei-laskutettavista maksuista ja lopullisista laskuista.
4. Case time records: Aikatietueet tallennetaan jokaiselle asiakkaalle.
5. Säilytysrekisteri: Tämä rekisteri sisältää yhteenvedon kaikista laillisista töistä, jotka on yleensä järjestetty asiakkaan nimen mukaan.
6. Aikaa koskeva yhteenvetoraportti: Aikaraportteja voi yleensä lajitella asianajajan tai asiakkaan toimesta ja sisältää tietoja, kuten aika, päivämäärät, laskut ja muut maksulliset kulut.

Nämä ovat peruskirjoja ja tietueita, joita useimmilla asianajajilla on erityispiirteistä riippumatta. Monet asianajajat käyttävät kirjanpito-ohjelmistoja ja oikeuskäytäntöjen hallintaohjelmistoja ylläpitääkseen kirjojaan ja arkistojaan sähköisessä muodossa.

Vaikka jotkut toimistot käyttävät QuickBooksia, monet muut yritykset käyttävät laillisia yrityskohtaisia ​​ohjelmia, kuten Abacus Next, Clio tai ProLaw, hallinnoimaan käytäntöjään.

HUOMAUTUS : Tämä artikkeli on tarkoitettu vain koulutustarkoituksiin; sinun on neuvoteltava verovirkailijan kanssa keskustellakseen kaikista kysymyksistään tai asioista, jotka sinulla on kirjanpidon, kirjanpidon tai tulon suhteen.