Onko se aika seurata inventaaria?

Monille uusille tai nopeasti kasvaville yrityksille varaston arvo voi usein olla merkittävä osa niiden kokonaisvaroista. Muillekin varastokustannukset ovat vähäisiä. Ellei yrityksesi myy tai tallenna laillisen valvonnan piiriin kuuluvia tuotteita, kuten tiettyjä vaarallisia aineita tai lääkkeitä, ei ole olemassa lakeja, jotka edellyttävät inventaarion seurantajärjestelmän käyttöönottoa tai ylläpitoa.

Useimmat yritykset kuitenkin huomaavat, että tehokkaan varastonhallinnan tarjoamat edut tekevät ponnisteluista kannatuksen, mutta on myös totta, että kaikkien yritysten ei tarvitse seurata inventointia.

Koska ei ole olemassa konkreettisia sääntöjä siitä, tarvitaanko mainosjakauman seurantaa, päätös siitä, pitäisikö yrityksesi seurata mainosjakauman on perustuttava kunkin yrityksen ominaisuuksiin. Seuraavien kysymysten vastaaminen voi auttaa sinua päättämään, onko sinulla aika aloittaa varastonhallintajärjestelmä.

1. Ostatko vain tilauksen täyttämiseen tarvittavat määrät, kun vastaanotat niitä? Jos esimerkiksi myyt bridesmaidien leningit, jotka ovat saatavana eri kokoisina ja väreinä, varastatko kaikki mahdolliset vaihtoehdot monikerroksisesti vai hankitko tarkat koot pyydetystä väristä, kun asiakas tekee tilauksen? Jos jälkimmäinen, luultavasti sinun ei tarvitse seurata mainosjakaumaa.

2. Onko mainosjakauman arvo yli 25 prosenttia kuukausittaisista tuloista?

Jos näin on, monet kirjanpitäjät suosittelevat, että luot varastonhallintasuunnitelman.

3. Kuinka usein menetät myyntimahdollisuuden varastosäiliöiden vuoksi? Kadonneita mahdollisuuksia voi olla vaikea tunnistaa, mutta asiakkaat saattavat soittaa tai käydä kaupassasi kysyäksesi, onko sinulla tietyn kohteen.

Saatat myös huomata, että hylly on paljas; kenties asiakkaat katsovat tyhjää hyllyä sen kohteen sijasta, jonka he aikovat ostaa ja sitten jättävät ilman myyntiä. Yksi tai kaksi varastossa olevaa tuotetta vuoden aikana ei todennäköisesti vaikuta myyntiin, mutta useammin toistuvat tapaukset voisivat. Hyvin hallinnoitu varaston seurantajärjestelmä voi auttaa sinua estämään varastossa olevat tuotteet.

4. Kuinka usein saat enemmän tilauksia kuin sinä voit täyttää ajoissa? Tätä kutsutaan oversellingksi, ja vaikka se on samanlainen kuin varastossa olevat tuotteet, termiä käytetään useammin sähköisessä kaupankäynnissä. Overselling voi olla erityisen haitallista, jos mainostat seuraavan päivän lähetystä tai teet vastaavia lupauksia, kuten taaten, että tilaus saapuu lomalle. Overselling on hyvä osoitus siitä, että sinun on seurattava mainosjakaumasi.

5. Kuinka luottavainen olet, ettet kokee inventaarisen kutistumisen? Hävinnyt varastokirjasto voi olla merkki varkaudesta ostajat tai työntekijät.Se voi myös ilmoittaa ilmoittamattoman rikkoutumisen. Saatat huomata, että jokin tietty tuote on yksinkertaisesti kadonnut, mutta saatat myös huomata, että myynnin ja tavaroiden ostotilien välinen suhde on epäedullinen. Inventoinnin seuranta auttaa tunnistamaan kutistumisen, jotta voit tehdä korjaavia toimenpiteitä.

6. Säilytätkö raaka-aineiden tai komponenttien toimituksia, joita käytät valmiiden tuotteiden valmistukseen? Jos näin on, saatat tarvita varastotietojen seurantaa, jotta voit varmistaa, että sinulla on riittävät materiaalit valmiina tuottamaan kohteet, jotka sinun tulee täyttää asiakkaidesi vaatimukset.

Inventory Tracking System

Suuret valmistus- ja vähittäismyyntitoimet ovat tyypillisesti monimutkaisia ​​varaston seurantajärjestelmiä, jotka liittävät logistiikkansa, tilauksen merkitsemisen, oston, tuotannon aikataulutus, myyntipisteiden myyntipisteet, kustannuslaskenta ja muut yksiköt. Pienemmät yritykset eivät kuitenkaan yleensä tarvitse tätä monimutkaista varaston seurannan menetelmää, ainakin ei aluksi. Järjestelmä voi olla niin yksinkertainen kuin arkistokotelo, joka sisältää indeksointikortteja tai sideainetta, joka sisältää paperiarkin kullekin esineesi kohdalle.

Varastomallin hallintaan on myös joukko ohjelmistosovelluksia, ja osa alkeimmista ohjelmista on ladattavissa ilmaiseksi.

Luonnollisesti varastosi hallintajärjestelmän on vastattava yrityksen luonne ja erityistarpeesi. Useimmat hyvät inventaariorajat sisältävät kuitenkin seuraavat tiedot.

1. Sijainti: Määritä yksinkertainen sijaintikoodi jokaiselle varastosäiliöön. Jos sinulla on esimerkiksi kolme hyllyyksikköä, voit esimerkiksi käyttää kirjaimia A, B ja C yksiköiden editoimiseksi, jota seuraa numero, joka edustaa tiettyä hyllyä, kuten A-2 tai C-4.

2. Kohde: Sinun on määritettävä kohteen numero tai kuvaus jokaiselle kohteelle, jonka suunnittelet inventaariota. Tuotenumeron monimutkaisuus vaihtelee. Jos esimerkiksi myyt monenlaisia ​​naisten mekkoja, voit luoda numerojärjestelmän, joka yksilöi kunkin myytävän mekon tyylin, värin ja koon. Toisaalta voit sisällyttää kaikki leningit yhteen numeroon, määrittää erilliset numerot kustakin koosta tai valita minkä tahansa muun menetelmän. Jos jälleenmyyjäsi ostamasi tuotteet tukkumyyjältä, voit käyttää tukkumyyjän varaston numeroa. Tämä tekee uudelleenjärjestelyn melko yksinkertaiseksi.

3. Kustannus: Sinun on tiedettävä jokaisen kohteen yksikkökustannus, jotta voit arvioida mainosjakaumasi. Tämä hinta voi muuttua jokaisen uuden tilauksen yhteydessä. Jäljitettävien vaihtokustannusten vaikutukset vaikuttavat suoraan myyntikateosi ja myytyjen tuotteiden hintaan, joten tarkan numeron antaminen on avainasemassa tarkan tuloksen säilyttämisessä.

4. Lähde: Sisällytä myyjän nimi, jolta teit ostoksen. Tämän tietojenkäsittelyn avulla voit nopeasti järjestää uudelleen tai seurata toimittajan muutoksia laadun tai kustannusten vaihteluiden ohella.

5. Päivämäärä: kirjoita päivämäärä, jona sait tavarat.

6. Määrä: Syötä vastaanottamiesi tai tällä hetkellä käytössä olevien yksiköiden määrä.

7. Uudelleenjärjestys: perustuen odotettuun myyntiin ja myyjän lyijy-aikaan, sinun on määritettävä, missä vaiheessa tuote on järjestettävä uudelleen.

8. Aktiivisuus: Kun myynti tapahtuu, kirjoita päivämäärä ja määrä, vähennä sen jälkeen myytävät yksiköt kädestä. Sinun on myös tallennettava esineitä, jotka ovat hajotettuja liikkeessä tai muulla tavoin tehtyjä.

Käytätkö käsikirjajärjestelmää vai ohjelmistoratkaisua tehokkaan varaston seurannan avain on säilyttää tietojasi säännöllisesti ja rutiineissa. Riippuen yrityksestäsi, saatat joutua päivittämään manuaaliset tiedot päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Tietokoneavusteinen ratkaisu voi poistaa monet manuaaliset tehtävät, mutta jopa automaattinen järjestelmä vaatii ylläpitoa, kuten uuden kohteenumeron kirjoittamista tai paikannuskoodien päivittämistä. Tämä tarkoittaa kehittää standardoitua prosessia ja kouluttaa ketään, joka koskettaa sitä parhaiten hallinnoimalla ja ylläpitämällä sitä.

Päätös siitä, toteutetaanko varaston seuranta ja paras mahdollinen käyttötapa, on jokaisen yrityksen omistajan osalta. Vain sinä voit päättää, voisiko yritystesi luonne, määrä ja tietyt ongelmat hyötyä muodollisesta varastonhallintapolitiikasta.