Oppivat Liiketoiminnan puhelinjärjestelmän hankkiminen

Useimmille organisaatioille yksi tärkein toimistolaitteisto on puhelin. Business-luokan puhelinjärjestelmät alkavat yleensä maksaa muutamia tuhansia dollareita, ja hinta nousee suhteessa järjestelmän koon ja haluamiesi ominaisuuksien määrän kasvuun.

Tässä käsitellyt liiketoimintaluokan puhelinjärjestelmät ovat toimistoihin, joissa on kymmenen henkilöä tai enemmän.

Mitä ominaisuuksia tarvitset

Ominaisuudet, jotka tuovat yrityksellesi arvoa ja liittävät yrityksesi maailmaan, lisäävät puhelinjärjestelmän kokonaiskustannuksia.

Puhelinjärjestelmän myyjä yrittää myydä sinulle kaikki kelloja ja pillejä (se on heidän tehtävänsä), mutta sinun on tarkasteltava jokaista ominaisuutta ja päätäkö se lisäarvoa yrityksellesi tai säästää rahaa.

Perusominaisuudet

Seuraavassa on muutamia yleisempiä ominaisuuksia, jotka ovat saatavilla yrityspuhelinjärjestelmässä. Jokainen merkki on erilainen, joten kysy myyjältä täydelliset vaihtoehdot.

Auto attendant vie vastaanottovirkailijan sijainnin esittämällä soittajille luettelon vaihtoehdoista reitittää puhelunsa (esim. "Paina 3 puhua jonkun kanssa Myynti"). Se voi myös antaa soittajille soittaa suoraan puolueen laajennukseen.

Konferenssitoiminnot sallivat kahden tai useamman laajennuksen yhdistämisen jakamiseen keskusteluun. Yleensä oletusasetus on kaksi. Jos tarvitset enemmän kuin kaksi, kysy, mikä on osallistujien enimmäismäärä. Jotkin järjestelmät sallivat vain sisäisten laajennusten liittämisen. Jos tarvitset ulkoisia neuvottelupuheluita, kysy myös siitä.
Automated Directory sallii soittajien etsiä työntekijän laajennusta kirjoittamalla heidän nimensä ensimmäiset kirjaimet.
Ääniposti sallii viestien jättämisen työntekijöille, jotka eivät ole käytettävissä tai puhelimessa. Jotkin järjestelmät voivat lähettää vastaajaviestejä työntekijän sähköpostiin ja sallia erillisten kolmannen osapuolen vastaajaviestimien liitännän laitteisiinsa. Hinnoittelusta riippuen tämä voisi säästää rahaa.
Puhelujen pitäminen on kyky soittaa puhelun pidossa, kun käyttäjä huolehtii muista asioista. Yleensä mukana järjestelmässä.
Soitonsiirto antaa käyttäjälle mahdollisuuden lähettää kaikki puhelut toiseen laajennukseen tai puhepostiin väliaikaisesti.
Lyhytvalinta tallentaa usein käytettyjä puhelinnumeroita ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden valita numeron painamalla painiketta tai kaksi. Se on hyödyllinen aika säästää usein kutsuttuja numeroita.
Uudelleenvalinta sallii viimeisen numeron, jota kutsutaan uudelleenvalinnaksi napin painalluksella.
Paging antaa käyttäjälle mahdollisuuden puhua yleisen osoitetietojärjestelmän kautta, jotta hän voi pyytää työntekijää tai antaa ilmoituksia.
Musiikki pitoon antaa soittajille jotain kuunnella, kun he ovat pidossa. Se voi olla musiikkia tai ennalta kirjoitettuja viestejä, jotka mainostavat yrityksesi.
Varmuuskopiointivirta antaa sähköä 10-60 minuuttia vaihtoehtoisen sähkön lähteen sähkökatkoksen sattuessa.

Lisätoiminnot

Lisäominaisuudet lisäävät huomattavasti kokonaiskustannuksia koko järjestelmään ja lisäävät jatkuvia kustannuksia järjestelmän koko käyttöiän ajan. Tätä voidaan kuitenkin kompensoida vähentämällä asiakaspalvelua ja aikaa säästäviä etuja.

Etäkohtainen sijainti -toiminto mahdollistaa yksinkertaiset yhteydet ulkopuolisiin työntekijöihin tai pieniin etätoimistoihin yksinkertaisesti valitsemalla sisäisen laajennuksen.
Etsi minut / seuraa minua antaa käyttäjille mahdollisuuden lähettää puhelimensa pyynnöstä toiseen puhelimeen, matkapuhelimeen, kotipuhelimeen, sihteeriin jne.
Tietokoneen puhelintään integrointi (CTI) vuorovaikutuksessa tietokonejärjestelmän kanssa. Esimerkkejä ovat käyttäjän kyky napsauttaa puhelinnumeroa näytöllä ja puhelinjärjestelmä soittaa automaattisesti numeroon (vähentää vääriä numeroita ja säästää aikaa); tai asiakkaan puhelinnumeron siirtäminen tietokoneeseen, kun he soittavat, jotta hän voi nostaa asiakkaan tilin ja näyttää sen työntekijälle ennen kuin hän vastaa puhelimeen. Tämä vaihtoehto on erittäin tyyris.

Kuinka suuri järjestelmä on

Seuraava kysymys, johon sinun on vastattava, on se, mihin haluat puhelimet. Seuraavassa luettelossa luetellaan yhteiset paikat, joihin haluat sijoittaa puhelimen laajennuksen:

Vastaanottovirkailija
Jokainen toimisto
Faksilaite
Luottokorttiliittimet, dataportit
Neuvotteluhuone
Julkiset tilat (odotushuone, käytävät, sisäänkäynti jne.)

Seuraavaksi sinun on määritettävä, kuinka monta samanaikaista puhelua tulee toimistoon ja poistuu toimistosta. Saapuvien ja lähtevien puheluiden summa on tiettynä ajankohtana sen rivien määrä (tai runkoja), joita tarvitset.

Yhteiset kokoonpanot ovat 3, 8, 12, 16, 24 tai 48 riviä. Suuremmissa järjestelmissä on laajennuspaikat, joten voit lisätä viivoja myöhemmin. Muista ottaa huomioon tuleva kasvu (25% ei ole harvinaista). Tärkeää: jos aliarvioit tämän, soittajat saavat kiireisen signaalin, jos kaikki rivit ovat käytössä.

Puhelinjärjestelmän jälleenmyyjän löytäminen

Jälleenmyyjän etsiminen ei ole kovaa. Ensinnäkin, voit etsiä "Puhelinlaitteet ja -tarvikkeet" -verkkosivustolta löytää lähimmän jälleenmyyjän.

Liiketoiminta- ja toimistotekniikan messut ovat myös hyviä lähtöpaikkoja. Ei vain, että pystyt kohtaamaan myynnin ja tukemaan ihmisiä, mutta voit myös kokeilla järjestelmää.

Lopuksi paras tapa on kysyä ympärillä. Pyydä ihmisiä, joilla tiedät, kenellä on toimisto. Voit myös arvioida laitteiston laadun ja tarjotun palvelun tason.

Kokonaiskustannusten laskeminen

Järjestelmän kokonaiskustannukset koostuvat seuraavista osista:

Base Unit / System on koko puhelininfrastruktuuria hallitseva yksikkö.Kustannus riippuu käytössä olevien ominaisuuksien määrästä, puhelimen määristä, joita se pystyy käsittelemään ja puhelinyhtiöstä tulevien rivien määrästä.
Puhelimet / pöytäasemat ovat yksiköitä, jotka istuvat pöydillä tai kiinnitetään seinään. Ne tulevat useisiin eri tyyppeihin, kykyihin ja hintoihin. Hinnat voivat vaihdella 70: stä $ 1 000: een. Esimerkkejä ovat: Basic (halvin), Mid-level, Executive / High-End, vastaanottovirasarjat (kallein) ja neuvottelupöydän yksiköt. Muita vaihtoehtoja ovat handsfree-kuulokkeet ja langattomat yhteydet. Useimmat puhelimet ovat omistajia ja toimivat vain kyseisen valmistajan perusjärjestelmän kanssa. Jos vaihdat olemassa olevaa puhelinjärjestelmää, kaikkien uusien puhelimien (jos vaihdat tuotemerkkejä) kustannukset saattavat päivittää seuraavan korkeamman mallin, ainoa edullinen ratkaisu sinulla on.
Johdotus on organisaation verisuonia, eikä sitä saa syrjäyttää. Jos rakennat toimistoa, asenna lisäkaapeloita ja astioita missä tahansa alueessa, jonka mielestä saatat tarvita puhelinta tulevaisuudessa. Kustannukset ovat murto-osa kustannuksista, jos sinun on palattava myöhemmin ja lyödä reikiä kattoihin ja seiniin. Jos asennat sen olemassa olevaan johtoon, kerro siitä, että johdotus on yhteensopiva ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Asennus ja alustava määritys on projektin aikaa vievin osa. Puhelinjärjestelmät eivät toimi oikein ulos ja todennäköisesti on oltava asennettuna ja alunperin konfiguroitava koulutettu teknikko. Varmista, että se sisältyy sopimuksen piiriin, jotta se pääsee liikkeelle mahdollisimman nopeasti. Muita vaihtoehtoja, joista voidaan neuvotella, ovat kunnossapito, tulevat muutokset ja työntekijöiden kouluttaminen.

Loppupäätöksen tekeminen

Lopullinen päätös on sinun harteillasi. Puhelinjärjestelmän myyjät voivat olla aggressiivisia, mutta muista, että olet "asiakas" ja olet vastuussa. Jotta saat haluamasi järjestelmän edullisimman hinnan, anna vaatimuksesi useille yrityksille ja anna heidän tarjouksen hankkeesta. Varmista, että saat yksityiskohtaisen ehdotuksen, joka kattaa kaikki yllä mainitut alueet.

Et saa takaisin omenoiden vertaamista, joten pyydä, että ominaisuuksien kustannukset luetellaan erikseen (tai yksityiskohtaisesti, jos ne sisältyvät ominaisuuksien pakettiin). Näin voit selvittää, mikä aiheuttaa hintojen eroja. Jos et vielä ole varma selkeästä johtajasta, pyydä demosta olemassa olevan asiakkaan sivustossa. Lopuksi vertaile ehdotuksia ja valitse se, joka vastaa tarpeitasi, mahdollistaa kasvun ja, mikä tärkeintä, tunnet olosi mukavaksi.