Sinun pitäisi antaa työntekijälle yrityksen auto?

Työntekijän käyttäminen yrityksen autolla tuntuu hyvältä. Mutta kuten aina, se on monimutkaisempi kuin se saattaa tuntua, varsinkin verojen osalta.

Tässä artikkelissa käsitellään joitain henkilöauton henkilöstön kuljettajien kysymyksiä.

Vain yritystoiminta on vähennettävä

Ei ole väliä, kuka ajaa autoa tai omistaa autoa, vain kyseisen auton liikekäyttö on vähennettävissä liiketoiminnan kustannuksina. Jokainen, joka ajaa autoa, on pidettävä hyviä ajankohtaisia ​​ajo-ohjeita liikenteestä.

Liiketoimintotapahtuma on kirjattava tapahtuman ajankohtaan, ja sen on sisällettävä käyttötarkoituksen, päivämäärän ja sijainnin tai mittarilukeman yksityiskohdat.

Voit antaa työntekijöille automaattisen korvauksen

Useimmat yritykset antavat työntekijöille autovarauksen korvaamaan heidät auton kuljettamisesta liiketoiminnassa. Korvausta voidaan antaa sen lisäksi, että auto annetaan työntekijälle.

Tämä korvaus ei ole työntekijälle verotettava etu, kunhan se annetaan vastuullisen suunnitelman kautta. Laskennallinen suunnitelma on menettelytapa, jonka yrityksesi määrittelee työntekijälle annettavan rahan riittävän huomioon ottamiseksi. IRS haluaa varmistaa, ettet anna työntekijöille etuja, vaan että nämä ovat työntekijän maksamia oikeutettuja liiketoimintakuluja, jotka sinä maksat.

Sinun on käytettävä IRS: n vastuullista suunnitelmaa

Periaatteessa, että sinulla on vastuullinen suunnitelma, autokustannuksilla on oltava oikeutettu liiketoiminnallinen tarkoitus, työntekijän on annettava sinulle riittävästi tietoja yrityksen käyttämisestä ja käytetyistä määristä, ja työntekijän on palautettava ylimääräiset korvaukset kohtuullisessa ajassa.

Työntekijälle annettava autovaraus voidaan määrittää käyttämällä joko standardin mukaista IRS-kurssia (joka vaihtelee joka vuosi) tai todelliset kulut. Käyttämääsi menetelmää noudattaa sinulle joitain rajoituksia.

Jos et luo vastuullista suunnitelmaa ja käytät vastuullista suunnitelmaa, kaikki työntekijöille annettavat korvaukset tai korvaukset ovat veronalaisia ​​heille, ja sinun on sisällytettävä korvausmäärät heidän palkkaansa ja pidättäydyttävä veroista.

Työntekijän käyttö on työolosuhde

IRS: n mukaan työtehtäväetu on "työntekijälle annettava omaisuus ja palvelut, jotta työntekijä voi suorittaa työnsä. " Tämä etu jätetään työntekijän tuloihin olettaen, että työntekijä voi vähentää henkilökohtaisen veroilmoituksen. Kun kyseessä on yritysauto. Muista, että tämä on vain liikekäyttöä, joka on (a) sallittua liiketoiminnan kustannukseksi ja (b) ei ole verotettava työntekijälle etuukseksi.

Mutta henkilöauton henkilöstön käyttö henkilökohtaisista syistä ei ole vähennettävissä yrityksen kustannuksena joko työntekijälle tai yrityksellesi.Näin toimii:

Yhtiöauton henkilökohtainen käyttö on verollista etuutta

Periaatteessa kaikki, mitä annat työntekijöille, on verotettava etu. Jos annat työntekijälle auton käytön, IRS katsoo, että työntekijä voi käyttää henkilökohtaista käyttöä olevan muun kuin käteisen rahamääräinen etu.

Intuit Payroll kertoo, että "osa auton arvosta katsotaan osaksi työntekijän verotuksellisesta kokonaiskorvauksesta." Sinun on otettava huomioon tämän etuuden arvo ja osoitettava se työntekijän palkasta ja tietysti pidättää liittovaltion ja valtion verot ja FICA-verot (sosiaaliturva- ja Medicare-verot) tästä summasta, samoin kuin muista palkoista ja etuuksista.

Autot listataan kiinteistön ominaisuuksiksi

Viimeinen huomautus: Liikelajit ovat erityisluokan omaisuutta elinkeinotoiminnan verotuksessa. Niitä pidetään listattuna omaisuutena, joka sisältää kiinteistön, jota voidaan käyttää sekä liike- että henkilökohtaisista syistä.

Annatko autoa työntekijälle vai käytätkö sitä itse, jos autoa käytetään vähemmän kuin 50% ajasta liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, voit silti vähentää liikekäytön, mutta sinun on käytettävä suoraviivaista poistot.

Jos päätät antaa yritykselle auton työntekijälle

Katsokaa esimerkkiä nähdäksesi, miten kaikki tämä toimii:

Yrityksesi vuokaa auton ja antaa sen Maryille liiketoiminnan ajo.

Mary pitää hyviä tietueita liiketoiminnan ja henkilökohtaisen käytön välisessä jaossa ja antaa yrityksellesi yksityiskohtaiset raportit. Tässä tarkoitamme, että hän ajaa 50% yrityksille ja 50% henkilökohtaiseen käyttöön.

Ei ole väliä, kuka ajaa autoa, vuokrasopimus on yrityksen nimi, joten vuokramaksu on vähennettävissä liiketoiminnan kuluina, mutta vain siltä osin kuin sitä käytetään liiketoiminnallisiin tarkoituksiin. (Jos auto on ostettu, autojen poistot ovat vähennyskelvottomia, jälleen vain sen liiketoiminnan osalle.)

Jos maksat Mary yrityksesi ajokuluista, sinun ei tarvitse harkita tätä korvaus verotetaan, jos sinulla on vastuullinen suunnitelma, kuten edellä on kuvattu.

Mutta henkilökohtaisen ajoajan auton arvo on sisällytettävä Marian tuloihin (ja pidätykset ovat voimassa). Jos Mary-auton kuukausittainen vuokrasopimus on 500 dollaria, sinun on maksettava 250 dollaria kuukaudessa hänen palkkatilillään.

Miksi on tärkeää säilyttää hyvät tiedot liiketoiminnan käytöstä

Kuten yllä olevasta keskustelusta käy ilmi, on erittäin tärkeää, että yrityksen autonkuljettaja pitää erinomaiset tiedot voidakseen todistaa liiketoiminnan ajon.

Tämä todiste on tarpeen:

• Joten voit korvata työntekijöiden ajokulut, eikä heidän tarvitse sisällyttää niitä työntekijän palkkaan
• Todistamaan yrityksen käyttö, joten sinun ei tarvitse sisällyttää tätä osaa auton arvosta työntekijäpalkka,
• Joten voit vähentää enemmän poistoja ja
• Joten voit käyttää enemmän auton arvoa muihin liiketoiminnan kuluihin.

IRS: n julkaisuja

• IRS-julkaisu 535 - Liiketoiminnan kulujen vähentäminen
• IRS-julkaisu 15-B - Työnantajan veropaketti huonoista eduista
• IRS-julkaisu 463 - Matkat, viihde, lahja ja autokulut > IRS Tax Topic 510 - Auton käyttötarkoitus
• Vastuuvapauslauseke: Tämä artikkeli on tarkoitettu vain yleistietostarkoituksiin.Sen ei ole tarkoitus olla vero- tai oikeudellinen neuvonta. Tarkista verot ja rahoitusneuvojat ennen kuin alatte palkata työntekijöitä avainhenkilöautoihin.