Kuusi liiketoiminnan hallinnan tehostamista

Yritysten kasvaessa ja liiketoiminnan johtamisprosessien muuttamisessa luonnollisesti on kehitettävä. Kuvailen kaikkia prosesseja ja tapahtumia, jotka ovat tarpeen tulosten jakamiseksi, tulevien suunnitelmien käsittelemiseksi, ongelmien ratkaisemiseksi ja johtajien ja työntekijöiden keskittymiseen oikeisiin kysymyksiin liiketoiminnan käyttörutiinina .

Määritelty toimintajärjestelmä, jota tukevat oikeat tapaamiset ja toiminnat, ovat välttämättömiä terveellisen liiketoiminnan ylläpitoon ja kasvuun.

Tässä artikkelissa on ohjeita yrityksen tai tiimin liiketoiminta-rutiinin luomisesta riippumatta siitä, oletko pääjohtaja, pääjohtaja tai toiminnallinen linjanjohde.

Kun kasvu vaatii muutosta toimintatapaan: Tapaustutkimus

Tämän pienen ohjelmistoyrityksen jäsenet olivat ylpeitä siitä, että se pysyi tosiasiassa satunnaisessa kulttuurissa, jonka perustaja oli luonut varhaisten käynnistyspäivien aikana. He hyökkäsivät tämän löysäympäristön vapaaksi prosessista ja byrokratioista tekemällä yrityksestän hyvän paikan työskennellä ja sallimaan mahdollisimman luovuuden yrityksen insinööreiltä.

Tämä irrallinen toimintatyyli toimi hienosti, kun yritys pysyi pienenä. Kiitos jo jonkin verran fantastisesta luovuudesta ja tuloksena olevasta hit-tuotteesta, yritys sai kiinni myynnistä ja työntekijöiden väestö räjähti uusien vuokrausten mereen. Niin tekivät ongelmat. Työntekijöiden kyselytutkimuksessa korostettiin seuraavia asioita vakavina huolenaiheina:

• Huono viestintä ja tehtävien yhteensovittaminen.
• Yhteistyön puute päivittäisessä ongelmanratkaisussa.
• Hämmennys tärkeimmistä projekteista ja strategisista prioriteeteista.
• Yrityksen suorituskyvyn ja tulevaisuuden tavoitteiden ymmärtäminen.
• Prosessin pullonkaulat, joita ei ole ratkaistu pitkään aikaan.
• Yhteyksien puuttuminen yksittäisten tavoitteiden ja organisaation tavoitteiden välillä.

Tunnetessaan, että vuorokausikulttuuri ei enää toiminut nopeasti kasvavassa yrityksessä, johtajat ja avainasiantuntijat asettivat toimintorutiinin luomisen - joukon kokouksia ja prosesseja, joiden tarkoituksena on parantaa viestintää ja yhteistyötä.

Vaikka ajatus lisätä prosessia luovaan ympäristöönsä oli epämukavaa, vain oikean tyyppiset prosessit ja tapahtumat auttoivat merkittävästi parantamaan viestintää ja koordinointia organisaatiossa . Myöhemmät työntekijöiden kyselyt heijastuivat vähemmän kriisistä tai palontorjunta-äänistä ja keskittyivät vahvistamaan sitä, mitä pidettiin jälleen erinomaisena työpaikkana.

Kuusi toimintatapaa, jotka vahvistavat yritystäsi:

Edellä kuvattu ohjelmistoyritys on suunnitellut toimintatapansa vaiheittain, keskittyen aluksi viestinnän ja yhteistyön parantamiseen ja keskittyen myöhemmin lisäämään entistä enemmän ihmisiä strategian työhön .Tässä on kuusi vaihetta, jotka yrityksen johtajat ottivat vahvistamaan yrityksen:

1. Etsi oikea lähtökohta. Viestinnän haasteet huomioon ottaen ohjelmistotaloiden ryhmä päätti, että kaikkien toimintojen johtajat kokoontuisivat viikoittain tunnistamaan ja jakamaan suuria ongelmia tai mahdollisuuksia, joissa apua tarvittiin.

Sen sijaan, että toimisi statuskokouksena, jossa jokainen osanottaja kuvaisi nykyistä toimintaaan, haasteisiin tai mahdollisuuksiin osallistuvat kuvaavat heidän tilanteensa ja tarpeensa. Ihmiset vapaaehtoisesti avustivat tai heidät avustettiin ja aloitetta seurattiin kaikkien työntekijöiden käytettävissä olevan raportin päätteeksi. Lopulta joukkue hyväksyi Kysymykset ja mahdollisuudet tämän viikoittaisen kokouksen nimeksi.

Kun Aiheet ja mahdollisuudet kokouksessa yksilöityjen aiheiden koordinointi ja yhteistyö paranivat, viikkokokouksen kesto lyheni alle 30 minuuttiin. Osallistujat suostuivat siihen, että tämä oli pieni aika, jossa oli suuri voitto.

2. Rakenna menestyksestä. Järkyttyneenä Kysymykset ja mahdollisuudet kokouksen luomien positiivisen edistyksen ansiosta ohjelmistoyrityksen johtajat pyrkivät parantamaan tietämystä taloudellisista tuloksista ja yhdenmukaistamisesta tärkeimpien tavoitteiden kanssa. He perustivat kuukausittaisten tulosten keskustelun foorumin, joka tapahtui webinarilla.

Toimitusjohtaja ja johtajat kuvaavat edellisen kuukauden tuloksia, tunnistavat edistyksen ja ongelmat tärkeimpien tulosindikaattoreiden avulla ja tarkastelevat neljännesvuoden ja vuoden tasapainon korkeat tavoitteet. Työntekijöitä kehotettiin esittämään kysymyksiä pikaviestien välityksellä ja kaikki kysymykset ja vastaukset rekrytoitiin seuraaviin sähköpostiviesteihin viimeistään seuraavana päivänä. Tallenteet arkistettiin helpottamaan kumppaneita, jotka eivät pysty osallistumaan live-istuntoon.

Koska tämä uusi Kuukausittainen tulokeskustelu sai vauhtia, valmisteluun ja toimittamiseen tarvittava aika lyheni alle tuntiin, mikä johtui työntekijöiden kysymysten määrästä. Työntekijät, jotka olivat olleet tottuneet koskaan kuulemaan, kuinka yritys toimi, tuli tämän uuden istunnon suurimmat cheerleaders ja sen avoimuus numeroiden ja suoritusindikaattoreiden ympärillä.

3. Aloita uusi työntekijä pois oikealta laidalta . Uuden vuokrauksen nopea nopeus huomioon ottaen yrityksen johtajat ja yksittäiset toimittajat päättivät, että uudella työntekijäjärjestelyllä olisi "Lounas johtajien kanssa" -tapahtumassa, jossa johtajat esittelisivät itsensä ja tehtävät ja puhuivat yrityksen historiasta, läsnä olevista ja tulevaisuudessa. Aiheita ei ollut poissuljettu, ja uusia työntekijöitä kannustettiin kyselemään strategiasta, taloudellisista tuloksista, markkinoiden mahdollisuuksista, tärkeimmistä painopisteistä ja siitä, miten edetä organisaatiossa.

4. Katsokaa sisään kerran neljäsosaa syvänmeren käyttökokemuksissa. Edellä kuvatut istunnot antavat välitöntä apua viestinnän ja yhteistyön parantamiseen ja sen varmistamiseen, että kaikki ovat samalla sivulla tuloksia ja tavoitteita varten. Tarvittiin kuitenkin keino puolueettomasti tarkastella liiketoiminnan toimintaa ja tunnistaa tarvittavat parannukset. Syntyi neljännesvuosikertomus .

Toisin kuin Kysymykset ja mahdollisuudet ja Kuukausittaiset tulokset keskustelu istunnot, neljännesvuosittainen toimintatarkastus keskittyi tarkastelemaan jokaista toiminta-aluetta ja tarkastelemalla yleistä suorituskykyä ja avainindikaattoreita. Herkkä siitä, että he eivät halunneet toimia tällaisina "himoina", perustettiin perussäännöt ongelmaluokkien tunnistamisen edistämiseksi ja kyseenalaistamiseksi kaikista muista kokouksen osanottajista. Muutama karkea varhainen istuntojen jälkeen kokous kehittyi tärkeäksi osaksi yrityksen jatkuvaa parantamisprosessia. Toiminnalliset ja yritysjohtajat oppivat läpinäkyviksi haasteistaan ​​ja menestyksestään, ja tärkeintä, vahvistamisen keskeiset tavoitteet tunnistettiin jokaiselle alueelle, jonka tulokset raportoidaan seuraavalla neljänneksellä.

Yksi lisävaihe, joka auttoi näitä neljännesvuosikatsauksia kukoistaa, sisälsi osallistumisen lisäämisen tarkkailijoiden ryhmään . Jokainen raportointipäällikkö tai yritysjohtajalla oli oikeus kutsua useita tiimin jäseniä istuntoon kuunnella ja oppia yleistä liiketoimintaa. Nämä hiljaiset osallistujat tulivat sitten veloittamaan ilmoittaessaan kokoussisällön laajemmille joukkueilleen.

5. Muodosta ulkoasu . Useat ohjelmistokehän tekniset johtajat kasvoivat huolestuneesti siitä, että uusi toimintatapa keskittyi yksinomaan sisäisiin toimintoihin eikä mahdollistanut ulkopuolisten näkemyksiä ja havaintoja. Näiden huolenaiheiden poistamiseksi tekniset johtajat saivat talousarvioita tekemään yhteistyötä ulkoisen etsinnän edistämiseksi, mukaan lukien konferensseihin ja seminaareihin osallistuminen, vierailevien asiakkaiden vierailemiseen ja markkinoiden tutkimiseen, jotka eivät liity yritykselle, mutta jotka voivat olla mielenkiintoisia yritykselle. Sijoituksen ainoat olosuhteet olivat teknisten johtajien velvollisuus sisällyttää työntekijöitä muista tehtävistään tutkimuksiinsa ja raportoida ulkopuolisista tutkimuksista saadusta sisällöstä ja ideoista. Lopulta prosessi, johon osallistuivat ideoita ja liiketoimintapaikkoja kehitettiin uusille harrastuksille.

6. Luo markkinoita ja asiakaslähtöisiä tiimejä työskentelemään strategialla . Edellä mainituissa istunnoissa keskityttiin viestintään, yhteistyöhön, ongelmanratkaisuun ja jatkuvaan parantamiseen, mutta niissä ei käsitelty strategian ja strategian toteutuksen tiukkaa kysymystä. Tämä ratkaistiin luomalla markkinakohtaisia ​​tiimejä, joiden tehtävänä oli määritellä tarvittavat strategiat ja tunnistaa suunnitelmat, jotka ovat välttämättömiä näiden strategioiden toteuttamiseksi. Jokaiselle ryhmälle on myönnetty toimeenpanovastaava ja projektipäällikkö, ja jäsenet on otettu keskeisiltä toiminnallisilta rooleilta, ei vain johtamisrooleilta.

Vaikka nämä joukkueet eivät korvanneet ylimmän johdon vastuuta kokonaisstrategiaohjauksesta, he tarjosivat erinomaisen tavan vetää enemmän työntekijöitä prosessiin sekä syöttö- että koordinoidusti. Johtoryhmät toimivat kuulovalaisimina ja tekivät lopulliset päätökset kokonaisinvestointitasosta ja strategiset strategiat tuottivat joukkoja. Projektinhallinnan lähestymistapa strategian toteuttamiseen osoittautui erittäin hyödylliseksi eri aloitteiden järjestämisessä ja valvonnassa.

Johtajien kahdeksan keskeistä ostokokemusta:

1. Yrityksen koordinoinnin ja valvonnan parantaminen ei edellytä nopeiden prosessien ja byrokratian suuria määriä. Kävele ennen kuin ajet.
2. Viestintä on aina ongelma: aloita ensin.
3. Laajenna osallistumista rajoittamatta sen sijaan.
4. Siirry lyhyitä viestintäratkaisuja pitkin prosessien ja tapahtumien luomiseen, jotka keskittyvät liiketoiminnan parantamiseen pidemmällä aikavälillä.
5. Ole johdonmukainen ja varovainen käyttörutiinisi kanssa.
6. Haasta ihmisiä katsomaan liiketoiminnan ulkopuolelle tärkeänä osana liiketoiminnan vahvistamista.
7. Kick strategia pois kokoushuoneen ja työntekijöiden käsiin, mutta ohjaa ja kouluttaa heitä.
8. Käytä projektinhallintatapoja strategian toteutuksen helpottamiseksi.

Bottom Line:

Maailmassa, jolle on tyypillistä muutos ja monimutkaisuus, sinulla ei ole varaa säilyttää eilinen toimintatapa, vaikka se olisi rento ja mukava. Hyvät johtajat ja yrittäjät pyrkivät jatkuvasti löytämään toimintatapoja ja prosesseja, jotka parantavat viestintää ja sitoutumista ja antavat kaikille työntekijöille entistä paremmat mahdollisuudet osallistua. Jos yrityksellesi on käytännöllinen käyttötapa, harkitse sitä virkistämällä sitä ohjelmistoyrityksen esimerkkinä. Jos yritykselläsi ei ole johdonmukaista toimintatapaa, on aika, että johtajat ja avainasiakkaat voivat tehostaa ja luoda.