Kolme liiketoimintaprosessia sinun pitäisi automatisoida NOW

Ennen 1440, kirjan luomisprosessi oli vähäisimpänä tuskallinen. Kaikki tehtiin käsin, ja jopa yhden kopion luominen oli kokopäiväistä työtä.

Johannes Gutenberg, kultasepänliike, joka mullisti painonsa lehdistössä, johon kuului liikkuva tyyppi, joka mahdollisti painotuotteiden massatuotannon. Adoptio oli nopea, eikä historia näyttänyt takaisin. Mutta se ei tarkoita sitä, että ei ollut muutamaa pysähdystä.

Esimerkiksi monet aateliset 15-luvulla kritisoivat massatuotannon käytäntöä, kieltäytyivät sallimasta jopa kirjojen lukemista kirjastoissaan ja väittivät, että ne eivät olleet yhtä hyvin kuin käsikirjoitetut kirjat.

Mitä painokone on tehnyt tulostusta ja julkaisemista varten, automaatio on tehnyt yrityksille. Kuten kaikessa uudessa tekniikassa, hyväksynnänopeus putoaa kellokäyrää pitkin, ja on olemassa joku kiihkeää pidättelyä: Vanhat tapit ovat tuttuja, ja tunne on, että käsin syötetään tietoja käsin paperista tai kirjoitetaan lasku sinä itse.

Mutta painokoneen tavoin yritykset, jotka tekevät hyppyjä ydinverkkojärjestelmiin, eivät näytä takaisin.

Mitkä ovat kriittisimmät automatisoidut prosessit, joita yrityksesi pitäisi omaksua vuonna 2016 tuottavuuden ja tehokkuuden lisäämiseksi merkittävästi?

Ajan seuranta, palkanlaskenta ja laskutus.

Nämä kolme prosessia toimivat yhdessä synergistisesti leikkaamaan kustannuksia ja parantamaan tehokkuutta merkittävästi, mutta kukin poistaa työtuntien manuaalisen työn ja datan syöttämisen tunteen,

vapauttaa kyseisen ajan strategisempiin yritystoimintaan.

Ajan seuranta

Useimmille yrityksille suorat työvoimakustannukset ovat # 1 kustannuksia. Ja tunnit, joita tarvitaan jäljittämiseen, tarkasteluun ja syöttämiseen paperitietokannoista, vie kirjanpitäjille ja ylläpitäjille huomattavan osan aikaa - puhumattakaan siitä, kuinka paljon työntekijät käyttävät, yrittävät muistaa, mitä he todella työskentelivät.

American Payroll Association arvioi, että käsinkirjoitetun työntekijän aikakortin käsitteleminen kestää keskimäärin 5 minuuttia ja että automaattinen ajanhallintaratkaisu voi lyhentää aikakortin käsittelyä

1 minuutin ajan työntekijä . Chris Langford, joka teki harppauksen manuaalisesta aikataulusta automaattiseen ajan seurantaan viime vuonna, sanoo: "Neljä tuntia palkanmääritystä joka viikko on muuttunut 15 minuutiksi. Mikä tarkoittaa, että käytin 16 tuntia kuukaudessa palkanlaskennassa ennen kuin aloitin [automaattisen ajan seurannan]. Nyt se on tunti. "Hän lisää," Kun työntekijät lähettävät aikaa minulle nyt, työni tehdään pohjimmiltaan. Minun täytyy vain tutkia kaiken ja varmistaa, että se on oikein. "

Ja tämä ei ole ainoa etu datatietojen automatisoinnissa: Robert Half Internationalin ja American Payroll Associationin (APA) mukaan" ajan varkaus "(esim.g. , kun työntekijät "säästävät aikaa" pyöristämällä lähimpään tuntiin tai pitämättömät lounaat tai tauot) ei ylitä 10 minuuttia päivässä työntekijää kohden. Korkea-arvoiset, automaattiset ajan seurantajärjestelmät sisältävät näkymän siitä, mitkä työntekijät ovat kellossa ja missä ne sijaitsevat GPS: n kautta; kirjaa kaikista aikatietojen muokkauksista, lisäyksistä ja poistoista; ylitöiden hallintavaihtoehdot; DCAA-yhteensopivat aika-seuranta-asetukset; ja kyky integroida helposti muihin keskeisiin prosesseihin kuten palkanlaskentaan ja laskutukseen.

Palkkasumma

Tarkka, automaattinen palkkasumma voi tehdä uskomattoman eron yrityksestänne, puhumattakaan yhä tarkempien vaatimusten täyttämisestä auditoinneista, työkiistasta, valtion säännöksistä ja verovaroista.

Itsenäisen liiketoiminnan kansallinen liitto tai NFIB on havainnut, että

64% pienyrityksistä tekee omia palkkahallintojaan ja 62% käyttää laskentataulukkoa palkan käsittelyyn. Miksi mennä ajankohtaan ja huolelliseen työhön syöttää manuaalisesti aikatiedot laskentataulukkoon? Kolmekymmentäseitsemän prosenttia vastasi, että se oli tehty pyrkimyksillä "säästää rahaa", kun taas 32 prosenttia mainitsi pyrkimyksen "säilyttää suurempi valvonta. " Rahan säästämisen osalta American Payroll Association havaitsee, että yritykset säästävät keskimäärin

2-8 prosenttia työntekijän palkasta automatisoimalla palkkalistoja. Mitä tulee hallintaan ja tarkkuuteen, automaattisen ajanhallintaratkaisun ansiosta reaaliaikaiset tuntit eivät vaadi manuaalista sisääntuloa tai arvailua, tulokset puhuvat itsestään. Jos sinulla on 20 työntekijää, joista kukin tekee 20 dollaria tunnissa, se on 20 000 dollaria säästöjä vuodessa, yksinkertaisesti siirtymästä automaattiseen ajan seurantaan.

Sen lisäksi, että poistat manuaalisen sisääntulon ja nopeutat ja tarkkuutta palkanlaskennan yhteydessä, saat etuja myös palkkojen maksamisesta hyvissä ajoin ja helposti saatavilla olevan ja täsmällisen palkanmäärityksen.

Laskutus

Asiakkaiden välisten riitojen välttäminen ja ajallaan maksaminen voivat merkitä eroa kassavirran hätätilanteissa ja tasainen purjehdus. Laskujen luonti on nopeaa, tarkkaa ja automaattista

vain vaihtoehdon pitkän aikavälin menestykselle . Automaattisen aikatietojen ja laskutuksen yhteisvaikutuksen ansiosta asiakkaan, sijainnin tai projektin laskuttama aika on helppo vetää ja pudottaa eriteltyyn laskuun, joka osoittaa selvästi, milloin työ on suoritettu, laskutettava korko ja kaikki siihen liittyvät liitetiedot. aikatiedot. Kääntäessäsi aikaa, on mahdollista laskea asiakasta lähes välittömästi, kun taas suoritettu palvelu on edelleen mielenkiintoinen,

rohkaisemalla nopeampaa maksua. Automatisoimalla saat myös helppokäyttöisen tietueen, jos sinun on nostettava vanha lasku tai tunnistettava kulut veroaikaan.

Muutos ei ole helppoa. Mutta "yrittänyt ja totta" voi olla liukas kaltevuus "hidas ja vanhentunut. "Anna nämä kolme nykyaikaista yrityshakua kokeilemaan. Jos olet kuin useimmat yritysten omistajat, et katso takaisin.

###

Kelly Bistriceanu

Kelly tunnetaan nimellä "Accountant Big Cheese" TSheets-toimiston ympärillä.Hänellä on vankka sitoutuminen työskentelemään kirjanpitäjien ja kirjanpitäjien rinnalla, kun he liikkuvat jatkuvasti kehittyvän teollisuuden joskus petollisilta vesiltä. Hänen sanat "I <3>