Saapuvat puhelut voivat syödä paljon aikaa ja vähentää merkittävästi tuottavuutta vetämällä sinut pois muista tehtävistä. Mutta aivan kuten on olemassa tapoja käsitellä lähteviä puheluita, jotka parantavat aikaa hallintaa, on olemassa tapoja käsitellä saapuvien puheluiden vähentää aikaa, jonka poltat puhumalla puhelimessa - ilman tylsää henkilölle, joka on nimeltään sinä. Nämä puhelinvastausvinkit auttavat.
Puhelimen vinkit saapuville puheluille
1) Vastaa puhelimeen sopivalla puhelinpuhelimen tervehdyksellä.
Esimerkiksi, kun puhelin vastaa, sano jotain, kuten "Cypress Technologies." Susan puhuu. Kuinka voin auttaa sinua? " Tämä ei ainoastaan anna soittajalle tietää, että he ovat päässeet liiketoimintaan, mutta asettavat hänelle vastuun vastata kysymykseen, säästämällä aikaa etsiville kysymyksille, kuten "Onko Cypress Technologies?", Ja käyttämättömän chit chat.
2) Ajattele ja paina etusijalle puhuessasi.
Onko puhelu parasta käsitellä juuri nyt tai myöhemmin? Monet puheluista, jotka yritykset saavat, ovat nopeita kyselyitä, joihin voidaan helposti vastata, kuten "Kuinka kauan olet auki?" Toisissa taas on monimutkaisempia ja aikaa vieviä vastauksia. Jos näin on, kerro soittajalle niin, ja kysy, milloin olisi kätevää soittaa hänelle keskustelemaan siitä.
3) Käytä tekniikoita, kuten paraffointi ja yhteenveto, jotta puhelut pysyvät radalla.
Jos puhut puhelimeen, joka haluaa keskustella tai houkutella asiaan, sano esimerkiksi sellaista: "Joten mitä kuulen sanot …" tai "Joten keskeiset kohdat ovat … "tai" Onko (lisää yhteenveto) kohtuullinen yhteenveto siitä, mitä sanoit? " On vaikea kiusata jonkun kanssa, joka kieltäytyy keskustelemasta.
4) Käytä tapoja sulkea jokaisen saapuvan puhelun yhteenvedon toiminnasta, jota sinä ja soittaja olette sopineet.
Vaikka tämä kestää vain sekunteja useimmissa tapauksissa, se voi säästää paljon aikaa välttäen virheitä ja tarve tarkistaa. Esimerkiksi keskustelun jälkeen, jonka aikana olet järjestänyt tapaamisen asiakkaan kanssa, saatat sanoa: "Hyvä.
Tapaan teidän toimistossa osoitteessa (lisää paikka ) klo 10.00 huomenna ja me menemme yli näytteiden yhteen. "
5) Pidä viestipöytä ja kirjoitusvälineitä kaikkiin puhelimiin, jotta voit merkitä yksityiskohtia puhelun aikana.
Tämä ei ole vain hyvissä ajoin suoritettu hallinnointi, joka auttaa pitämään sinut keskittyneenä puheluun, mutta auttaa ajankäytön hallintaan myöhemmin, jos haluat löytää ja / tai tarkistaa tietyn keskustelun yksityiskohdat.
6) Anna asiakkaille ja asiakkaille sähköpostivaihtoehto.
Monet heistä käyttävät sähköpostiosoitetta sinuun, eikä soittamaan, jos he tietävät, mitä sähköpostiosoitteesi on.Varmista, että yrityksesi sähköpostiosoite on näkyvä käyntikorttisi ja verkkosivustossasi, jos sinulla on yksi. Jos sinulla on sähköpostiosoitteesi, lähetä sähköpostia nykyisille asiakkaille ja asiakkaille, mainitse sähköpostivaihtoehto ja esitä se viestinnän parantamiseksi.
7) Käytä tekniikkaa hallitsemaan puhelimen vastaamista.
Vähintään yrityksellesi pitäisi olla puhelinvastaaja ja vastaaja. Aseta ne asianmukaisiin yrityskripteihin ja käytä niitä vastaamaan puhelimeen, kun olet poissa toimistosta tai tarvitset jotain keskeytyksettä. Sitten ajoittaa aikaa vastata näihin puhelinviesteihin päivittäin.
Ajanhallinnassa voit saada arvokasta aikaa ryhmittelemällä puhelut yhteen.
8) Jos käytät kotipohjaista liiketoimintaa, saat erillisen yrityksen puhelimen tai rivin.
Sinulla on oltava toinen "business-only" -puhelin, jolla on oma "business-only" puhelinvastaaja ja / tai vastaaja. Tämä ei ole pelkästään ammattimaisempi, vaan se säästää aikaa, joka kuluu viestien välityksellä ja määrittää, mitkä ovat liiketoimintaan liittyviä.
9) On aina parasta, että henkilö vastaa puhelimeen.
Kun kone on poissa tai huonompi, automaattinen Interactive Voice Response (IVR) -järjestelmä on todellinen sammutus, joka maksaa yrityksesi, kun ihmiset eivät vaivaudu jättämään viestejä tai soittamaan. Jos saapuvaan puheluun vastaaminen kestää liikaa aikaa päivän aikana, ota vastaanottovirkailija tai ammattimaisen vastaajapalvelun ottama vastaus puhelimeen.
Kustannukset jonkun toisen tekemiseen saattavat olla enemmän kuin kompensoivat tuottavuuden kasvu ja paremmat myynnit.
10) Pidä kirjallinen kirjoitus puhelimesi lähettämistä usein kysyttyihin kysymyksiin (ja vastauksiin).
Se säästää sinulle ja työntekijöillesi aikaa, jos heidän ei tarvitse etsiä vastauksia tai miettiä, miten vastata tiettyyn pyyntöön vastaamalla puhelimeen.
Puhelinvinkkien yhteenveto
Muista, että puhelimen on tarkoitus olla liiketoimintatyökalu, ei häiritsevä ajanjäähdytin, joka säätelee työpäivääsi. Näiden ajanhallintaratkaisujen avulla voit hallita saapuvia puheluita paremmin hallitsemaan aikaa, parantaa tuottavuutta ja laittaa puhelimen takaisin paikalleen - auttaa sinua hallitsemaan yrityksesi sen sijaan, että voit käyttää sinua.
MSE: n maadoitusvastasehto säästää rahaa, aikaa ja laitteita
Rakenteita, jotka voidaan asentaa vain pienemmillä laitteilla ja sopivat tiukkoihin tiloihin.
Kuinka säästää aikaa lähteviin puheluihin
Säästää aikaa ja lisää tuottavuutta puhelut.
Miten säästää aikaa (aika säästöt)
Kun noudatat näitä kymmentä yksinkertaista sääntöä - joten sinusta tuntuu vähemmän stressaantunut ja on enemmän aikaa tehdä mitä todella haluat tehdä.