Puhelimen aikaohjaus on tärkeä, koska puhelin on edelleen ensisijainen viestintäväline useimmille pienyrityksille. Mutta paljon aikaa, jolloin yritykset käyttävät puhelinta, on ajanhukkaa. Sen sijaan, että kommunikoimme ihmisten kanssa, joiden kanssa haluamme kommunikoida lähtevien puhelujen aikana, meillä on aikaa puhua muille ihmisille tai koneille, soittamalla loputtomiin puhelinnumeroihin.
Mutta entä jos voisimme vain soittaa ja puhua ihmisille, joista halusimme puhua, sanoa, mitä halusimme sanoa ja jatkaa eteenpäin?
Kuvittele kuinka paljon tuottavampaa voisimme olla ja kuinka paljon aikaa meidän pitäisi tehdä muita asioita.
No, voimme - ja kaikki, mitä tarvitaan, on hieman valmis etukäteen.
Ajanhallinta Puhelinvinkkejä lähteviin puheluihin
1) Olipa kyse sitten toimittajista, tavallisista asiakkaista tai urakoitsijoista, monet meistä kutsuvat samoja ihmisiä toistuvasti. Pidä yhteystietosi ajan tasalla aikaa säästävien yksityiskohtien avulla, jotta et menetä aikaa yrittäessäsi tavoittaa ihmisiä, jotka eivät ole käytettävissä.
Jos tiedät esimerkiksi, että tietty henkilö, jonka haluat tavoittaa, ottaa lounasta 1-2 p. m. joka päivä, miksi minun aikani tuhlata yrittää soittaa hänelle tänä aikana?
2) Ohjelmoi säännöllisesti soittamasi numerot puhelimeesi. Olen hämmästynyt ihmisistä, jotka eivät tee tätä, koska säästämisaika, kun et etsi numeroita ja lyö niitä, on yhtä hämmästyttävä.
3) Suunnittele lähtevät puhelut. Ennen kuin soitat, kirjoita puhelun päätavoite ja avainkohdat, jotka haluat kattaa.
Tämä auttaa sinua pitämään pistettä puhelimessa ja varmista, että kattaisit kaiken, mitä haluat peittää, säästämällä aikaa puhelun aikana ja välttämällä soittaa uudelleen, koska olet unohtanut jotain. Katso 11 kylmän soiton tekniikkaa onnistuneelle myynnille, jotta voit laatia avauskäsikirjoituksen, joka auttaa sinua pysymään aiheessa.
4) Jos soitat henkilölle, joka on syötetty yhteystietokantaasi, on kaikki tiedot, jotka soitat etukäteen puhelun aikana. Käytätkö pöytätilaa, mobiililaitetta tai Rolodexia, tämä on hieno muisti tuki puhelun aikana. Lisäksi, jos sinun ei tarvitse etsiä jotain, kuten asiakkaan aviomiehen nimi, sinulla on mahdollisuus tehdä muistiinpanoja puhelun aikana ja säästää vielä enemmän aikaa.
5) Tietenkin, jos haluat tehdä muistiinpanoja puhelun aikana (tai tehdä mitään muuta, kun puhut puhelimessa), hyvä kaiutinpuhelin tai kuuloke on välttämätön. Sinun kättesi vapauttaminen voi vapauttaa paljon aikaa.
6) Jos saavut jonkun vastaajaan tai vastaajaan, jättää täydellisen viestin, joka antaa puhelinnumerosi kahdesti ja ilmoittaa syyn, johon soitat .Esimerkiksi: "Tämä on Susan Ward osoitteessa (puhelinnumero), jossa soitan keskustelemaan hankkeen arvioista." Voit tavoittaa minut puhelinnumerolla tänä iltapäivänä. "
Numeroitasi kahdesti antaa vastaanottajalle sanomalla on paljon parempi mahdollisuus saada se oikein ja saada se kirjattuna ilman, että viesti toistetaan.
7) Älkää antako puhelimen pakko . Kun yrität tavoittaa jonkun ja et ole, on houkuttelevaa soittaa takaisin - ehkä puolen tunnin välein!
Mutta jos olet antanut oikean viestin, sinun ei tarvitse hukata aikasi pitämällä toistuvia viestejä (täyttämällä henkilön vastaajaa tai vastaajaa). Anna henkilölle, jolle soitat kohtuullisen paljon aikaa soittamiseen, esimerkiksi seuraavaan arkipäivään saakka.
8) Ajoittaa puheluesi ja aseta ne kaikki yhteen kerrallaan, jos mahdollista. Useimmat meistä eivät ole kovin hyviä monen tehtävän suhteen ja menettävät paljon tuottavuutta, kun siirrymme edestakaisin tehtävistä toiseen. Joten jos sinulla on tusina puheluja tietyn päivän aikana, on tehokkaampaa tehdä ne kaikki yhdellä tunnilla kuin tehdä yksi tai kaksi, ja sitten tehdä vielä kolme puhelua tunti myöhemmin ja vielä kaksi 45 minuuttia sen jälkeen.
9) Varaa lähtevät puhelut, jos mahdollista. Jos se ei tule olemaan nopea puhelu, kun soitat ensimmäisen kerran jollekulle, esittele itsesi, kerro hänelle, miksi kutsut, ja kysy häneltä, onko sopiva hetki puhua tai jos hän mieluummin varaa aikaa keskustelemaan siitä.
Sitten järjestää, että soitat hänelle tuohon aikaan. Tämä voi säästää aikaa vain paikan päällä, mutta säästää aikaa, kun soitat takaisin henkilölle, koska olet valmis keskustelemaan ongelmasta, jota alun perin kutsuttiin.
10) Jos mahdollista, tee lähtevät puhelut "prime time" -tilaan. Tutkimukset ovat osoittaneet, että useammat ihmiset ovat toimistossaan aikaisin aamulla, ja ne ovat 8 a. m. ja 11 a. m.
Haluatko lisää vinkkejä puhelujen käsittelyyn? Sitten haluat lukea kumppanikappaleen tähän artikkeliin, Ajanhallintaratkaisut saapuvien puhelupyyntöjen yhteydessä.
Voit myös haluta lukea:
Kuinka säästää aikaa ja saada enemmän aikaa tyytyväiseen elämään
11 Ajanhallintatyökalu, joka toimii
MSE: n maadoitusvastasehto säästää rahaa, aikaa ja laitteita
Rakenteita, jotka voidaan asentaa vain pienemmillä laitteilla ja sopivat tiukkoihin tiloihin.
Kuinka säästää aikaa tuleviin puheluihin - puhelimen vinkit
Saapuvat puhelut vetävät sinut pois muista tehtävistä . Säästä aikaa ja lisää tuottavuutta näiden aikakäsikirjan vinkkejä tulevien puhelujen käsittelyyn.
Miten säästää aikaa (aika säästöt)
Kun noudatat näitä kymmentä yksinkertaista sääntöä - joten sinusta tuntuu vähemmän stressaantunut ja on enemmän aikaa tehdä mitä todella haluat tehdä.