Kokeile tehokkuuden parantamista

Päällikkönä vietämme liikaa päivästämme yrittäen tehdä enemmän työtä vähemmän aikaa. Yhteinen vastaus ylimitoitetuille ammattilaisille kaikilla tasoilla on yrittää monitulkkaamalla suorittamalla useita toimintoja samanaikaisesti. Ongelmana on, että monikäyttö ei toimi.

Usean tehtävän suorittaminen ei toimi

Kuvittele esimerkiksi, että kun hampaat aamulla, alkaa ajatella ison kokouksen esityslistaa myöhemmällä päivällä.

Se ei vie suurta osaa aivojen prosessointitehoista hampaiden harjoittelemiseksi, ja voit ehkä itse keskittyä esityslistaan ​​ja hoitaa aamuhampaiden puhdistustehtävän mekaanisesti.

Mutta entä kaksi tehtävää, jotka vaativat enemmän aivojen kapasiteettia? Saatat puhua puhelimessa, kun valmistat aamiaista. Voit saada molemmat tehtävät oikein, mutta tilaisuus virheiden vuoksi raukeaa huomiota on suuri. Ja kuten kaikki tiedämme, sekoitus

Chunking Works Better

Chunking kertoo, kuinka ihmisen muistin käyttö toimii, on tärkeää muistaa tämä käsite, kun tarkastelemme useiden tehtävien suorittamista samanaikaisesti. heitä samaan aikaan (vaikka hampaiden harjauksessa saattaa tuntua, että he ovat samanaikaisia).

Kuvittele, että olet puhelimessa, kun joku kävelee toimistosi puoleen. He kysyvät neuvoanne tai nopean päätöksen

Lopeta kuunteleminen puhelimessa olevalle henkilölle, skannaa muistiinpano etukäteen, poista vastaus ja palaa puheluun. kaksi puhelua (puhelu ja henkilökohtainen keskustelu) samanaikaisesti.

Teit kolme tehtävää peräkkäin, aloitit puhelun, olin henkilökohtaisessa keskustelussa ja jatkoimme puhelun.

Aivan kuten edellä aamiaisesimerkissä, olisit voinut saada molemmat heistä paremmin ja vähäisemmässä ajassa, jos olisit tehnyt t hem yksi toisensa jälkeen samaan aikaan. Syynä on se, että kun aloitat jokaisen tehtävän, sinun on keskityttävä siihen ja aloitettava.

Käynnistysaika tappaa monitulkkauksen

Kun aloitit puhelun, sinun piti ajatella sitä, etsi puhelinnumero ja soittaa puhelu. Kun olit keskeytynyt, sinun oli selvitettävä, mitä henkilö halusi sinulta, jotta hän voisi tehdä heille päätöksen. Lopuksi, kun aloitit puhelun uudelleen, sinun oli muistettava, mihin jäit. Saatat jopa joutua sanomaan, "Hups, anteeksi, joku käveli sisään. Mitä sanoit?"

Mitä enemmän aloitat ja pysähtyvät päivällä, sitä enemmän näistä aikaa vievistä käynnistyksistä hetkiä sinulla on. Nämä hetket ovat tuottavia aikoja. Jos sinulla on päivittäinen raportti valmistellakseen, aloittama hetki on todennäköisesti melko lyhyt verrattuna raporttiin, jota teet vain neljännesvuosittain.Silti, jos valmistelet raporttia ja keskeytät, sinulla on lähes yhtä pitkä käynnistyskohde joka kerta.

Voin kirjoittaa viikkokertomukseni noin 30 minuutissa ilman keskeytyksiä. Minulla on ollut aikaa kestää useita tunteja, koska työni on toimintakykyinen ja vaatii, että käsittelen suunnittelemattomia tehtäviä paljon.

(Tämä on koodi, jolla minulla on paljon katkoksia päivässäni.) Kuitenkin syyllinen ei ollut ihmisiä, jotka keskeyttävät minut. Syynä oli käynnistyshetkiin tarvittava aika joka kerta kun aloitin raportin uudelleen.

Joissakin kerroissa sinun täytyy tehdä monitoimiohjaus

Okei, joskus sinun on tehtävä monia tehtäviä. Sinun tehtäväsi voi olla toimintakykyinen kuin minun. Mikä on parempi kuin monikäyttöinen? Chunking on parempi.

Chunking on käsitys hajottaa päiväsi suurempiksi paloiksi sen sijaan, että reagoi jatkuviin keskeytyksiin. Mitä enemmän osa-alueita voit käyttää tiettyihin tehtäviin, sitä vähemmän käynnistyviä hetkiä sinulla on, ja tehokkuusi paranee paremmin. Koska et käytä niin paljon aikaa aloitusvaiheissa, sinulla on enemmän aikaa ja saat enemmän tehtyä. Bonuksena, koska pystyt keskittymään yhteen yksittäiseen tehtävään, teet sen paremmin.

Sivupalkki, projektipäälliköt jo kauan sitten selvittivät tämän tekniikan voiman ja luoneet oman versionsa "hajauttamisesta" työn jakautumisprosessin kautta.

Chunkingin käytön aloittaminen

Joten miten aloitat kopioinnin?

• Aloita pieni kunnes saat sen tunnelman. Valitse yksi tehtävä, ehkä viikoittainen raportti.
• Varoita 30 minuuttia, jonka tiedät, että se kestää.
• Sulje ovi tai luo merkki, joka lukee "Genius työssä" tai jotain sellaista ja sitten keskittyy raporttiin ja vain mietintöön.
• Ohita puhelin.
• Älä tarkista sähköpostia.
• Kirjoita raportti.

Yritä sama puheluja, työntekijöiden kokouksia ja muita säännöllisiä toimintoja. Keskity, poista päiväsi ulos ja muutaman viikon harjoittelun jälkeen tunnet itsesi ja tehostat sitä.

Bottom Line

Älä tuhlaa niin paljon aikaa yrittäessäsi monen tehtävän. Sen sijaan tee itsesi tehokkaammaksi ja tuottavammaksi hajauttamalla. Vaikka termi on hankala, käsite on tehokas!

-

Päivitetty Art Petty