Arvokas aineisto ja tietueiden kattavuus

Monet yritykset säilyttävät kriittisiä asiakirjoja tiloissaan. Esimerkkejä ovat rakennusvuokrasopimukset, vakuutukset, yritystodistukset, potilaskertomukset ja rakennuslupat. Vakuutuskausi on arvokkaita papereita ja rekistereitä .

Kuten rakennukset ja toimistokalusteet, arvokkaita papereita voi vahingoittaa tai tuhota tulipalo tai muu vaara. Nämä asiakirjat ovat tärkeitä, joten sinun on palautettava tai toistettava ne.

Näiden kohteiden vaihtaminen voi olla aikaa vievää ja kallista. Onneksi voit suojata yritystäsi näiltä kustannuksilta ostamalla arvokkaita papereita ja tallentaa vakuutuksia.

Arvokkaiden arvojen käsite

arvokkaiden paperien ja rekisterien täsmällinen merkitys voi vaihdella kiinteistöpolitiikasta toiseen. Jotkin käytännöt määrittävät tämän termin nimenomaisesti. Määritelmä voi sisältää kirjallisia, painettuja tai merkittyjä asiakirjoja tai kirjoja, mukaan lukien kirjat, kartat, elokuvat, piirustukset, teot, kiinnitykset ja käsikirjoitukset.

Muut politiikat antavat laajan kuvauksen termistä pikemminkin kuin määritelmää. Esimerkiksi ISO-kiinteistöpolitiikassa todetaan, että arvokkaita papereita sisältää, mutta eivät rajoitu niihin, kuten kirjanpitotilit, tekstit, käsikirjoitukset, tiivistelmät, piirustukset ja kortti-indeksijärjestelmät. Ei ole väliä kuinka arvokkaita papereita ja rekistereitä on kuvattu käytännössä, tämä termi on ei tarkoitettu rahan ja arvopapereiden lisäämiseen.

Mitä on katettu?

Monissa kaupallisen omaisuuden käytännöissä kustannukset, jotka korvaavat tai palauttavat arvokkaita papereita ja tietueita koskevat tiedot, luetellaan kiinteistössä, jota ei ole katettu.

Nämä kustannukset voivat kuitenkin kattaa ainakin jonkin verran katteen, jonka otsikko on kattavuus.

Arvokas kattavuus koskee kustannuksia, jotka korvaavat tai palauttavat kadonneita tietueita, riippumatta siitä, onko olemassa kaksoiskappaleita. Oletetaan esimerkiksi, että haluat laajentaa omistasi olevan varaston.

Voit vuokrata arkkitehdin tuottamaan piirustuksia kolmesta mahdollisesta kokoonpanosta rakennuksestasi. Piirustukset ovat olleet hallussa vain viikon ajan, kun tornado tuhoaa ne. Sinulla tai arkkitehdillä ei ole kopioita. Jos haluat korvata piirustukset, sinun on maksettava arkkitehti palauttamaan ne. Korvaavien kustannusten pitäisi kattaa arvokkaat paperisi ja tallentaa vakuutuksesi.

Kun asiakirja tuhotaan, saatat pystyä rekonstruoimaan sen muista käsillä olevista asiakirjoista. Oletetaan esimerkiksi, että kirjanpitokirja on tuhoutunut tulipalossa. Onneksi voit rekonstruoida kirjanpitoasi asiakastiedostojen ja toimittajatietojesi avulla. Arvokkaiden papereiden ja tietojesi vakuutuksen tulisi kattaa tyhjien materiaalien kustannukset (uusi kirjanpito) ja työvoimakustannukset kirjanpitotietojen luontiin.

Huomaa, että monet kiinteistöpolitiikat eivät tarjoa arvokkaita papereita ja tietueita kaiken riskin kattavuudelle. Sen sijaan tällaiset tietueet katetaan vain nimettyjen vaarojen varalta. Esimerkkejä tyypillisesti katetuista vaaroista ovat tulipalo, salama, räjähdys, tuulenpuuska, raekuuro ja laskuvarjon romahtaminen.

Mitä rajaa tarvitset?

Arvokkaita papereita ja tietueiden peittoa koskevat sublimit.

Jos menetys tapahtuu, vakuutuksenantaja ei maksa enempää kuin käytäntönsä mukaisen ylentämisen. Tämä sublimit voi olla niinkin alhainen kuin 2 500 dollaria. Jos haluat suojata yritystäsi tappioita vastaan, saatat joutua hankkimaan ylimääräistä kattavuutta.

Kun valitset rajan, harkitse, millaisia ​​asiakirjoja vaarassa. Kuinka paljon ne saattavat korvata ne? Haluatko tilata väliaikaisen toimihenkilön? Kuinka monta tuntia tarvitaan kopioimaan tietueita? Haluatko hankkia alkuperäisiä? Onko alkuperäistä työtä (kuten yllä mainittuja arkkitehtonisia piirustuksia) luotava uudelleen?

Arvokkaita papereita koskeva hyväksyntä

Jos kaupallisten omaisuuspolitiikkasi ei kata arvokkaita papereita, nämä asiat voidaan vakuuttaa merkinnällä. Hyväksyntä antaa yleensä saman tai jopa laajemman kattavuuden kuin tyypillinen kiinteistöpolitiikka. Jotkin merkinnät kattavat arvokkaita papereita riskialttiista sijasta nimettyjen vaarojen pohjalta.

Toisin sanoen ne kattavat vahingoittuneen katetun omaisuuden vahingoista, joita ei ole erityisesti suljettu pois.

Ei kattavuutta sähköisessä muodossa

Useimmat arvokkaita papereita käsittelevät käytännöt (ja merkinnät) mainitsevat nimenomaisesti, että ei ole kattavuutta arvokkaisiin papereihin, jotka ovat sähköisiä tietoja . Toisin sanoen sähköisiä asiakirjoja ei pidetä arvokkaina papereina.

Monet yritykset pitävät tärkeitä tietueita sähköisessä muodossa. Valitettavasti kiinteistöpolitiikka tarjoaa yleensä hyvin vähän kattavuutta sähköisten tietojen vaurioitumiseen. Voit suojata yritystäsi sähköisiä tiedostoja vaurioituneilta tappioilta ostamalla elektronisen tietojenkäsittelyn kattavuuden.