Juhlatapahtuman tilauksen lukeminen ja hyväksyminen

Paikat haluavat olla varma, että suuret tapahtumat menevät ilman vetoa tai jos niillä on vipu, he haluavat olla varma, ettei heillä ole vikaa. Tällöin ne luovat huolella muotoillut juhlatilausjärjestelyt, jotka tapahtumakoordinaattoreiden on allekirjoitettava. Vaikkakin voi olla vaikea riitauttaa, jos BEO: ta ei noudateta kirjeeseen, on kaikkiin tarkoituksiin oikeudellinen sopimus; varmasti se on luettava huolellisesti ennen kuin se on allekirjoitettu.

Mikä on juhlatilaisuusjärjestys (BEO)?

Lähes joka suurta tapahtumaa varten suunniteltu hotelli tai erikoistapahtuma vaatii banquet-tilausjärjestyksen tai BEO: n, joka on sopimus, jossa hahmotellaan jokaisen tapahtuman yksityiskohdat. Jos olet tapahtumasuunnittelija, sinun kannattaa tutustua BEO: iin, jotta voit varmistaa, että kaikki tiedot käsitellään oikein.

Sopimukseen sisältyy usein lomake, jossa on yksityiskohtaisia ​​valintoja ruoasta ja juomasta, audio / visuaalisesta tilasta, huoneen kokoonpanoista, mukaan lukien pöytäkeskipisteet, henkilöstövaatimukset ja kaikki muut tapahtumasi liittyvät asiat. BEO: ssa on eritelty luettelo kustannuksista, jotka sinun on maksettava.

Sopimus sisältää todennäköisesti alaotsikoiden "tiedot", kuten yhteystiedot, aikataulut, ruoka- ja juomajärjestelyt, huonekokoonpanot, audiovisuaaliset ehdot, käyttöehdot ja allekirjoituslohkot.

Juhlatilaisuuden tilaus

Vaikka on selvää, että sinun täytyy lukea BEO ja hyväksyä sopimuksessa määritellyt ehdot, muista lukea myös hieno tuloste.

Varmista, että olet täysin tietoinen siitä, mistä olet samaa mieltä, mukaan lukien kaikki kustannukset.

Tarkista, että BEO: n yleisessä osassa on kuvattu seuraavassa:

• Paikan päällä olevat tiedot, mukaan lukien matkapuhelinnumero
• Tilaisuuden käyttö tapahtuman päivänä (tarkista, että ilmoitetut tilat ovat tiloja, jotka olet itse matkustanut)
• Tapahtuman määrittäminen, aloitus- ja päättymisaika
• Kokemusten kokonaismäärä

Elintarvike- ja juomajärjestelyt

Osa BEO: sta on omistettu elintarvikkeiden ja juomien järjestelyihin. Haluat varmistaa, että seuraavassa on yksityiskohtaiset tiedot tässä osiossa:

• Koko valikko, mukaan lukien kaikki kurssit
• Jokainen buffet-kohta ja kuinka kukin asema asetetaan ja sijoitetaan huoneeseen
• Miten paikka (kuten gluteeniton tai kasvisruokavaliot)
• Huoltoajat
• Erikoisasiat, jotka koskevat palvelua, kuten viiniä ja kuohuviiniä pöydissä
• kaikki elintarvikkeiden hinnat
• Yksityiskohtainen luettelo alkoholista, alkoholijuomista ja oluista saatavilla

Huoneen kokoonpano

BEO: n tulisi nimenomaan esittää koko huone. Tähän sisältyy:

• Taulukoiden sijoittaminen
• Pöydän paikkojen lukumäärä
• Ruokapaikkojen sijoittaminen
• Viihdetapahtumien sijainti (ja tarvittaessa tiedot viihdyttäjien majoituksesta, mukaan lukien laitteiden varastointi, juoda, tilaa vaihtaa jne.)
• Bar / s: n sijainti

Jotkut BEO: t saattavat jopa sisällyttää kaavion perustettuun huoneeseen.

Audiovisuaaliset ja ulkopuoliset toimittajat

Audiovisuaaliset järjestelyt näytetään joskus BEO: ssa, mutta koska monet paikat tarjoavat palveluja kolmannelle osapuolelle, voi olla erillinen sopimus.

Jos se sisältyy BEO: han, varmista, että kaikki yksityiskohdat on viimeistelty ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Ehdot

Kaikissa sopimuksissa, mukaan lukien BEOs, on ehdot, jotka sinun on noudatettava. Varmista, että olet tietoinen kaikista ehdoista ennen asiakirjan allekirjoittamista. Esimerkiksi mitkä ovat sopimuksen ehdot, jos peruutus tapahtuu? Miten riidat ratkaistaan, jos esimerkiksi vieraslippuja ja laskuja?

On tärkeää kysyä laitokehittäjän kysymyksiä ja vahvistaa asiakkaan tiedot ennen allekirjoittamista. Kun olet allekirjoittanut BEO: n, se on sitova sopimus.