Mikä on työajan kulukorvaus?

Kulujen korvaaminen on menetelmä, jolla työntekijät maksetaan takaisin, kun he käyttävät omia varojaan liiketoimintaan liittyviin kuluihin. Nämä kulut tapahtuvat yleensä, kun työntekijä liikkuu yrityksille, mutta voi esiintyä muissa työhön liittyvissä tilanteissa.

Matkakustannuksiin voi sisältyä majoitusta, lentoja, maakuljetuksia, vinkkejä kelloja, aterioita ja muita satunnaisia ​​kuluja, jotka työntekijä saattaa kokea tien aikana.

Muut liiketoiminnan kulut voivat sisältää sellaisia ​​kohteita, kuten asiakkaiden tai mahdollisten työntekijöiden ottaminen lounaalle, kirjoja tai muita oppimateriaaleja, jotka työnantaja kattaa tai ajokulut yrityksen omaisuuden kierrättämiseksi.

Organisaation korvausmäärät löytyvät yhtiön liikematkoista, viihdyksestä ja yleisestä korvausmenettelystä työntekijäkäsikirjassa. Tutustu yrityksen toimintaan, koska työnantaja voi kattaa kustannukset, jotka vaihtelevat kuivapesu ja kuntosali jäsenyyden laajennettuihin matkoihin.

Liikematkailun asiakkaiden viihde on toinen korvaava kustannus, mutta tiedä yrityksesi toimintatavat niin, että et ylitä kuluja. Haluat osoittaa vieraanvaraisuuden ja kohteliaisuuden ylittämättä työnantajan talousarviota tällaisiin menoihin.

Suosittuja ovat yrityksen luottokortit, jotka on uskottu henkilöille, jotka ovat korkean tason työntekijöitä, ja muille työntekijöille, jotka usein matkustavat yrityksille.

Sen sijaan, että maksaisivat kulut omalla rahallaan, työntekijät veloittavat kaikki luvattomasti yrityksestä luottokorttia lukuun ottamatta.

Tämä on kätevä tapa palkanmaksu työntekijälle, koska luottokorttilaskut osoittavat tarkat kulut ilman, että työntekijä joutuu tallentamaan tuloja ja täyttämään matkakorvausraportit.

Kulujen korvauskertomuksen täyttäminen

Yrityksen luottokorttikäytön ja käteismaksun tapauksessa työntekijöiden on todennäköisesti täytettävä kulukorvaus, kun hän palaa matkalle. Yhtiön luottokortilla heidän on selitettävä vähemmän kuin ilmeiset maksut, jotka näkyvät luottokorttilaskelmassa (paljon helpompaa kuin täyttää kustannusraportti tyhjästä). He myös veloittavat yhtiöltä lisätapauksia, jotka he maksivat omalla rahallaan tai luottokortillaan.

Kun työntekijä maksaa käteistä, hänen on lueteltava ja joskus perusteltava jokainen kulutus, jolle korvausta pyydetään. Nämä tarkistetaan kirjanpidolla samoin kuin luottokorttiyhtiön antamat lausunnot. Korvaamatonta kulua tai yrityspolitiikan ulkopuolelle jäävää kustannusta ei korvata - siis tarve tietää yrityksesi liikematkustusta koskevat säännöt.

Useimmat yritykset ovat asettaneet päivämäärän, jonka kuluessa korvaushakemukset on jätettävä, jotta varmistetaan, että työntekijöille maksetaan korvaus ja kirjanpito on asianmukaista. Työntekijöiden on noudatettava näitä sääntöjä huolellisesti, koska jotkut organisaatiot eivät korvaa kuluja, jotka otetaan käyttöön määräajan jälkeen. Tunne yrityksesi säännöt.

Toinen tapa työntekijöiden matkustuskulujen maksamiseen on per päivä.

Epätavallinen lukijakysymys, joka liittyy kulukorvaukseen

Lukija kysyi: "Ulkomailla toimivilla myyntiedustajillamme on suuria alueita (useat valtiot) ja matkustavat rutiininomaisesti ja vaativat usein yöpymistä. että myyjä otti lemmikin heidän kanssaan yhdellä tällaisella matkalla ja perii hotellin lemmikkieläimestä maksun yrityksen luottokortille. Hän väitti, että hotelli ei erota maksua ja hän oli suunnitellut korvaavan yrityksen. olen hämmästynyt ja etsinyt ehdotuksia siitä, miten käsitellä tätä tilannetta. Minun HR-vaistonni kertoo minulle kirjoittavan tämän työntekijän väärinkäyttön yrityksen varoista, mutta saan vastarintaa myyntijohtajalta, joka haluaa minun laatimaan erityisen lemmikkipolitiikan.

"Yhtiön luottokortin käyttö osoittaa selvästi, että tätä korttia käytetään VAIN YRITYKSEN KULUT.

kortin henkilökohtainen käyttö voi johtaa kortin menettämiseen tai irtisanomiseen. olla vastuussa luvattomista maksuista. "Oletko kirjoittanut tällaisesta aiheesta aiemmin?"

HR-vastaus:

Tässä on syytä harkita. Oliko työntekijä menossa kirjanpitoon ja selittänyt ongelman, että hotelli ei pystynyt erottamaan lemmikkimaksuja? Vai onko hän joutunut tarkkailemaan kustannuksiaan kirjanpidossaan? Ensinnäkin on vaikea uskoa, että hotelli ei pystynyt erottamaan lemmikkimaksuja. Toiseksi, jos hotelli ei pystynyt erottamaan veloitusta lemmikistä, kuinka hän tietää, mitä maksaa takaisin kirjanpidolle?

Jos hän aikoi maksaa lemmikin maksun vain, jos hänet pyydettiin, eikä hän vapaaehtoisesti tarjonnut maksamista, koska hän on ansainnut kurinpitotoimet. Tämä riippuu myös siitä, miten olet aiemmin kohdellut samankaltaisia ​​tilanteita. Ovatko muut työntekijät korvaaneet yhtiölle eri kuluja ja saaneet kurinpidollisia toimia?

Usein kun tarkastelet tilannetta, huomaat, että toisaalta on olemassa politiikka ja miten se on toteutettu ja sovellettu toisaalta. Et halua käsitellä tätä yksilöä eri tavalla kuin muita työntekijöitä on käsitelty aiemmin.

Kurinpitotoimet eivät ole kunnossa, jos muut työntekijät ovat aiemmin yksinkertaisesti korvanneet samankaltaisia ​​kuluja. Muista, etten ole asianajaja, joten tämä on vain HR-kollega.

Lemmikkieläinten matkustusta ei suositella, koska tämä on esimerkki yrityksestä, joka häiritsee työntekijän henkilökohtaista elämää ja ylittää sen. Jos työntekijät haluavat maksaa lemmikkinsä matkustelemaan heidän kanssaan, ei ole yrityksen huolenaihe.

Niin kauan kuin lemmikkisi ei vaikuta siihen, missä he oleskelevat tai kykynsä osallistua matkan liiketarkoituksiin, se ei ole työnantajan liiketoiminta. Työntekijän tulee luonnollisesti maksaa lisämaksut, joita lemmikkieläimet aiheuttavat.

Matkustopolitiikka on hieman hämmentävä ja se voi vahvistaa osuutta "vastuussa luvattomista maksuista", kun politiikka on jo todennut, että vain yritykustannukset ovat sallittuja.

Enemmän:

10 vinkkejä liikematkojen kustannusten vähentämiseen Pitäisikö työntekijät jakaa huoneet? Vastuuvapauslauseke:

Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.