Miksi konferenssit alkavat täysistunnossa

Monet suuret yrityskokoukset ja konferenssit alkavat käynnistää tapahtumajärjestyksen niin kutsutulla avausistunnolla. Avausistuntoja, joita kutsutaan myös täysistuntoiksi tai yleisten istuntojen avaamisesta, ovat useimmiten yhteydessä suurempiin konferensseihin, kongresseihin tai yleissopimuksiin, mutta niitä voidaan hyödyntää pienemmissä yritystilaisuuksissa. Avaamisistunnot ovat aina ajoitettuina tietyn ajanjakson ajan ohjelman alussa, joka yleensä kestää yhden ja kahden tunnin välillä.

Vaikka kaikki ohjelmat eivät käynnisty avautumisistunnolla, yleisen avoimen istunnon aikana suunnitellut esitykset voivat tarjota tapahtumajärjestäjille ja isännöi ainutlaatuista tilaisuutta käsitellä heidän osallistujiaan.

Mikä avajaisistunto on konferensseissa

Yleisten istuntojen avaamisesta on ominaista useiden kaiuttimien suunniteltu esitys tai sarja esityksiä, jotka on suunnattu kohti yleistä yleisöä. Jotkut tapahtumajärjestelyt tarjoavat lopulta samanaikaisia ​​breakout-istuntoja, joissa osallistujat murtautuvat pienempiin ryhmiin esityksiä ja työpajoja varten. Toiset jakavat yleisön lähes välittömästi istuntoihin, jotka ovat omistettu tiettyihin rooleihin, taitoihin tai intresseihin. Avaava yleiskokous tarjoaa sen sijaan mahdollisuuden ohjelman alkaessa käsitellä kaikkia tapahtumien osallistujia yhdessä.

Avajaisten yleiskokouksen aikana järjestäjän johto voi valita kattavan yleisen esityslistan kohteet ja hahmottaa yleisen ohjelman tavoitteet.

Avaustilaisuuksiin kuuluu myös pääpuhuja ja muut esittelijät, jotka auttavat sovittamaan äänimerkin. Näitä esityksiä voidaan pitää useissa eri muodoissa, mutta istunnot itse määritelmän mukaan ovat avoimia kaikille osallistujille.

Miksi aloittaa avautumisistunto

Tehokkaimmat avausprosessit ovat järjestelmiä, jotka järjestetään yleisölle ja tapahtumajäsenille, ei tapahtumien järjestäjille.

Vaikka tapahtumajärjestäjät voivat käyttää tilaisuutta käsitellä yritys- tai yhdistystoimintaa, tapahtumalogistiikkaa ja esityslistan kohteita, suuri avaustilaisuus pitää myös viihdyttää ja motivoida yleisöä. Tehokkaat ohjelmat edellyttävät yleisön sitoutumista ja kiinnostusta. Jos tapahtuman järjestäjät menettävät yleisön kiinnostuksen alusta, heidän on taisteltava saadakseen sen takaisin. Yleisten istuntojen avaamisen pitäisi aloittaa ohjelma vahvalla merkinnällä. Tässä ovat tavoitteet, joiden mukaan tapahtumasuunnittelijoiden tulisi ohjata ohjelman järjestäjiä tapaamaan avajaistilaansa.

Avajaisistunnon tavoitteet

Kun otetaan huomioon, että avausistunto on tärkeä ohjelman käynnistämiseksi voimakkaassa muistiinpanossa, suuret avaustilaisuudet pyrkivät käsittelemään joitain seuraavia tavoitteita:

• Motivoi yleisöä > Opettaa yleisöä
• Viihdyttää ja osallistua yleisöön
• Aseta ohjelman ääni
• Luo mieleenpainuva kokemus
• Jaa tärkeät tiedot
• Parhaat avausprosessit toimivat kaikilla näillä tavoitteilla.Esimerkiksi vuosittaiseen konferenssiin avautuva yleinen istunto voi sisältää järjestön presidentin tervetullut sanomat sekä osoitteen emceelta, joka toimii jaksotuksen järjestäjänä.

Avajaistunto voi päätyä vahvaan huomaan vieras keynote puhuja, joka toimittaa esityksen motivoida myynti voima saavuttaa yrityksen tavoitteita.

Lisää liiketoimintakonferensseihin

13 vinkkejä, joiden avulla voit hyödyntää liiketoiminnan kokousta

• Lisää osallistumista liiketoiminnan seminaareihin ja tapahtumiin
• Etikettien vinkit yrityskonferenssin osanottajille
• Vaiheittainen konferenssi Suunnitteluopas