Digitaaliset tietokonenhallinnan vinkit

Sähköisten asiakirjojen seuranta voi olla varsin haaste nykypäivän "langallisessa" maailmassa.

Asiakirjojen tallentaminen paikallisesti pöytätietokoneisiin, kannettaviin tietokoneisiin tai mobiililaitteisiin Useat yritykset käyttävät pilviä perusliiketoimintojen sovelluksissa ja tiedostojen tallennuksessa. (Katso, miksi Cloud Computing on ihanteellinen pienyrityksille ja 5 haittapuolena pilvipalvelua.)

Monimutkaisempi tallennuskysymys on monien yritysten tarve jakaa asiakirjoja työntekijöiden kesken - toimistossa toimisto tekee tämän tyypillisesti käyttämällä tiedostopalvelinta tai verkkoon liitetylle tallennuslaitteelle (NAS).

Jos yhteinen mobiiliyhteys on tarpeen, asiakirjat voidaan tallentaa pilvessä ja jakaa jakamalla käyttöoikeudet.

Organisaatio on avain

Dokumenttien tallentamisen yhteydessä on tärkeää pitää ne järjestyksessä ja ajan tasalla. Sähköisen tiedostonhallinnan tavoite on varmistaa, että löydät etsimäsi, vaikka etsit sitä vuosien kuluttua sen luomisesta.

Useimmat liikemiehet ovat kerralla tai toisella olleet houkuttelevassa asemassa, kun heillä on asiakaspuhelu, eikä heillä ole helppoa löytää sopivaa laskua tai muita tärkeitä asiakastiedostoja. Yhtä ärsyttävää on sekasortoa vuoden lopulla yrittäessään löytää kirjanpitoon liittyviä asiakirjoja kirjanpitäjälle tai jopa huonompi, verovirkailija.

Sähköisten asiakirjojen asianmukainen järjestäminen on erityisen tärkeää yhteiskäytössä - jos joku työntekijäsi on poissa (tilapäisesti tai pysyvästi!), Sinun on kyettävä helposti löytämään kaikki kyseisen henkilön luomat tai hallinnoimat asiakirjat.

(Huomaa, että häiritsevien, lähtevien työntekijöiden mahdolliset tietojen menetykset ovat yksi syy tietojesi suojaamiseen.

Nämä tiedostonhallintaratkaisut auttavat sinua säilyttämään tiedostot helposti:

1. Käytä ohjelmatiedostojen oletusasennuskansioita.

Käytä oletustiedostojen sijainteja sovellusohjelmien asennuksessa.

Windowsissa yleissovellusohjelmatiedostot sijaitsevat (Drive Letter:) -> Program Files -hakemiston alla. Sovellusten asentaminen muualle on sekavaa ja tarpeetonta.

2. Yksi paikka kaikille asiakirjoille.

Aseta kaikki asiakirjat yhteen "root" -kansioon. Yksittäiselle käyttäjälle Windows-ympäristössä oletussijainti on Omat tiedostot -kansio.

Tiedostonjakoympäristössä yritetään tehdä sama - luotiin yksi juurikansio (jota kutsutaan nimellä "Jaetut tiedostot") ja tallennetaan kaikki asiakirjat alikansioiden sisällä pääkansioon. Yhden sijainnin löytäminen kaikille asiakirjoille helpottaa asioiden löytämistä ja varmuuskopioita ja arkistointia.

3. Luo kansioita loogisessa hierarkiassa.

Nämä ovat tietokoneen arkistokaapin laatikoita, niin sanotusti. Käytä selkeää kieltä nimiäsi kansioihin. et halua tarkastella tätä kansion luetteloa tulevaisuudessa ja mietin, mitä "TFK" tai mitä muuta mielenkiintoista lyhennettä, jonka keksit, tarkoittaa.

4. Nest-kansiot kansioiden sisällä.

Luo muita kansioita näiden pääkansioiden mukaan tarpeen mukaan. Esimerkiksi kansio nimeltä "Laskut" saattaa sisältää kansioita nimeltä "2013", "2012" ja "2011". Asiakkaalle nimetty kansio voi sisältää kansiot "customerdata" ja "correspondence".

Tavoitteena on, että kaikki tiedostot ovat kansiossa sen sijaan, että niillä olisi joukko orpoja tiedostoja.

Älä kuitenkaan luo monimutkaisia, syvälle kerrostettuja kansion rakenteita - jos mahdollista, käytä kuvailevia tiedostonimeä.

5. Noudata tiedostojen nimeämiskäytäntöjä.

Jotkin käyttöjärjestelmät (kuten Unix) eivät salli tiedosto- tai kansionimien välilyöntejä, joten välttäkää tämä, jos tietojenkäsittelyympäristösi on sekoittunut - käytä sen sijaan alaviivoja erottajana (esim. Doe_John_Proposal.doc). Muut merkit kuten / ? : * | "^ ovat myös kiellettyjä tiedostojen tai kansioiden nimien alla Windowsissa.

Käytä kuvailevia tiedostonimiä helpon tunnistamisen ja hakemisen helpottamiseksi, mutta älä mene yli laidan - tiedoston / polun nimien pituusrajoitukset vaihtelevat käyttöjärjestelmien välillä.

Käytä yleisiä lyhenteitä aina kun mahdollista.

6. Ole tarkka.

Anna tiedostot loogisille, täsmällisille nimiä ja päivämäärät mukaan lukien. tiedostojen nimet, mikäli mahdollista.Suodon nimeämisen tavoite on pystyä kertomaan, mistä tiedostosta on kyse ilman avaamista ja näyttämistä.Joten jos asiakirja on asiakkaalle tarkoitettu kirje, joka muistuttaa häntä siitä, että maksu on myöhässä, soita sille jotain kuten "myöhässä_20120115", eikä jotain "kirjainta" .Mitä tiedät kuka on kirjeen avaamatta sitä?

Jos jakat tiedostoja sähköpostin tai kannettavien laitteiden välityksellä, haluat ehkä lisätä tiedoston nimen tarkemmin tiedot, koska kansio informa ei ole sisällytetty jaettuun tiedostoon. Esimerkiksi jos asiakirja sijaitsee muissa asiakirjoissa laskuja 2014 Asiakkaat Doe_John_20140416. doc ja tiedosto jaetaan tai sähköpostitse kaikki vastaanottaja näkyy on Doe_John_20140416. doc ja ei ehkä voi kertoa, että tiedosto on asiakkaan lasku avaamatta sitä.

7. Tiedosto mennään.

Paras aika dokumentoida tiedosto on, kun luot sen ensimmäisen kerran. Joten käytä "Tallenna nimellä" -valintaikkunan avulla asiakirjan noutamista ja nimeämistä, ja aseta se oikeaan paikkaan ensiksi.

8. Tilaa tiedostot kätevästi.

Jos käytössä on paljon kansioita tai tiedostoja, pakota ne tiedostoluettelon yläreunaan nimeämällä ne uudelleen! tai AA tiedoston nimen alussa.

9. Kerää tiedostot säännöllisesti.

Joskus vanhan on ilmeinen, kuten yllä olevassa "Laskut" -kansiossa.Jos se ei ole, pidä kansioitasi poistamatta vanhoja tiedostoja.

Tee ei poista liiketoimintaan liittyviä tiedostoja, jos olet täysin varma, että tiedostoa ei enää tarvita. Sen sijaan pääkansiosi päähakemistoon luo kansio nimeltä "vanha" tai "ei-aktiivinen" ja siirrä siihen vanhoja tiedostoja, kun törmäät niihin.

10. Varmuuskopioi tiedostot säännöllisesti.

Jos kopioit tiedostot toiselle asemalle tai nauhalle, on tärkeää perustaa ja noudattaa säännöllistä varmuuskopiointiohjelmaa. Katso 3 vaihetta onnistuneeseen varmuuskopiointijärjestelmään.

Hyvä tiedostonhallinta tekee etsimästä mitä haluat Easy

Sähköisten asiakirjojen hallinnan on oltava osa yrityksesi kokonaisdokumenttien hallintastrategiaa. Asianmukaisen asiakirjanhallintasuunnitelman tulisi sisältää kaikki asiakirjojen käsitteleminen, kuten tallennus, haku, varmuuskopiot ja turvallisuus.

Hakutoiminto on ihana asia, mutta se ei koskaan sovi helposti kansioon tai tiedostoon. Jos noudatat näitä tiedostojen hallintavinkkejä johdonmukaisesti, vaikka et tiedä missä on jotain, tiedät missä se pitäisi olla - valtava etu, kun etsit etsimääsi. Hyvä tiedostonhallintatoiminto säästää aikaa ja rahaa.