12 Yksinkertaista vaihetta tehokkaiden kokousten suunnitteluun

Jos olet kuin suurin osa ihmisistä, tiedän, että ajatteleminen viettää päivän takaisin-to-back -kokouksissa herättää pelon tunteita. Kokoukset voivat olla tylsiä, usein tarpeettomia ja varmasti ottamaan aikaa muusta työstä. Kokoukset voivat kuitenkin olla erittäin tehokkaita ja tuottavia, jos ne suunnitellaan oikein.

12 yksinkertaista vaihetta tehokkaiden kokousten suunnitteluun

Tarvitsetko kokouksen?

Ensin päättää, onko kokouksen suunnittelu todella välttämätöntä.

Usein ajatellaan muodollista kokousta, joka on paras tapa jakaa tietoa tai keskustella aiheesta. Mutta jos uutiset voidaan toimittaa sähköpostitse tai neuvottelupuhelulla tai vain rallintamalla muutama ihminen toimistossa 15 minuuttia, ohita viralliset kokoukset.

Vain kutsu ihmisiä, jotka todella tarvitsevat olla

Kokoukseen on koskaan kutsuttu ja miettinyt - puolivälissä - miksi olet siellä? Älä tuhlaa ihmisten aikaa kutsumalla heitä kokoukseen, jossa he eivät tarvitse osallistua. Se ei ole tehokas kokous. Onko joku tilinpäätöksestä läsnä kokouksessa vastatakseen talousarvioon liittyviin kysymyksiin? Sitten pyydä yksi henkilö kirjanpidosta, joka sopii tähän tehtävään.

Jos kollegalle tai esimiehelle on ilmoitettava siitä, mitä keskusteltiin kokouksessa, sinun ei tarvitse kutsua heitä varsinaiseen kokoukseen. Valmista vain kokouksen yhteenveto ja lähetä se myöhemmin. He arvostavat aikaa säästävää ja olet varma siitä, että - koska annat tiedot kirjallisesti - että he ovat täysin tietoisia keskusteluista.

Lähetä kokousmuistutukset

Elämä on varattu ja kalenterit pian kirjataan aikataulun mukaan. Lähetä seurantakokouksen muistutus kaksi päivää ennen kokousta. Tämä vahvistaa ne henkilöt, jotka vastasivat, että he olisivat läsnä ja myös tiedottavat etukäteen, jos aikataulut ovat muuttuneet ja keskeiset osallistujat eivät kykene tekemään suunniteltua kokousaikaa.

Onko aikataulu

Suunnitellaksesi tehokkaita kokouksia, sinun on ensin suunniteltava, mitä keskustellaan. Mikä on kokouksen tavoite? Mitä aiot saavuttaa?

Kehitä kokousjärjestely etukäteen ja jakaa se osanottajille. Ilmoita alkamisaika ja sisällytä lyhyt luettelo kohteista. Älä kaada omaa kokousta pitkällä, liian yksityiskohtaisella asialistalla. Ilmoittakaa nimen mukaan kaikki henkilöt, jotka vastaavat tietyn alueen raportoinnista.

Ole selvää odotuksista

Kun lähetät ilmoituksen kokouksesta, ole selvää sen tarkoituksesta ja odotuksistasi. Aikooko kokous esityksen ympärille ja osallistujien tulisi olla valmiita tekemään muistiinpanoja? Vai onko tämä aivoriihiistunto, jossa osanottajien odotetaan tulevan esiin ideoilla ja ehdotuksilla?

Joissakin yrityskulttuureissa työntekijät kootaan kuuntelemaan vain ja palaavat takaisin työtilaansa. Muissa yrityksissä työntekijät osallistuvat vapaasti. Nykyisissä yhteistyössä toimivissa työpaikoissa ideoiden vuorovaikutusta ja jakamista ei ole vain tervetuloa kokouksissa; se on usein kokouksen tarkoitus.

Käynnistä aika

Jos olet henkilö, joka tavallisesti esitetään kokouksiin ajoissa, niin ymmärrät kuinka turhauttavaa on, kun varsinainen kokous ei pääse 15 minuuttia, kun ihmiset suovat huoneeseen.

Se, mitä väistämättä tapahtuu, on eteenpäin, kaikki tietävät, että nämä kokoukset eivät koskaan alkane ajoissa, joten kaikki alkavat näkyä myöhään.

Ottakaa vastaan ​​kokouksesi. Aloita viipymättä tietyssä aloitusajassa. Sulje ovi ja aloita. Nopeat viestit saavat nopeasti viestin, että he saapuvat myöhään ja heidän pitäisi tehdä se vain kerran.

Pidä se lyhyt ja yksinkertainen

Useimmat kokoukset järjestetään tunnin ajan, jolloin - monissa tapauksissa - 30 minuuttia tai jopa 45 minuuttia riittää. Kun liikaa aikaa annetaan, tavallinen tulos on, että aika hukkaan. Ihmiset viipyvät kokouksen jälkeen tai kuluvat liian kauan tiettyyn asialistaan. Pidä kokoukset lyhyt ja kohta.

Pysy aiheessa

Aikataulu ei yksin riitä pitämään kokousta tehokkaasti. Pysykää esityslistalle ja pidä keskusteluja vaeltaessasi tangentteja.

Osoita mahdollisia muita aiheita koskevia kysymyksiä, jotka osoittavat, että se on toisen kokouksen aihe, käsitellään yksityisesti tai vastaavia. Kukaan ei pidä kiireistä kokousta, jossa kokouksen tarkoitus kääntyi selkänojaa toiseen keskusteluun.

Suorita pienempiä kokouksia konferenssisaliin

Istuminen samassa tuttuissa kokoushuoneissa, jotka kokoontuivat saman tutun pöydän ympärille, on juuri se - tuttu. Jotta työntekijöitä kannustettaisiin toimimaan vuorovaikutuksessa, ajattelemaan luovasti ja keskustelemaan vilkkaasti, harkitse kokouksen pitämistä standardin kokoushuoneen ulkopuolella.

Pidä kokous pöydässä, jos paikka ja sää sallii. Yritä kerätä yhteisellä alueella, jossa on sohvat ja pienet pöydät suuren neuvottelupöydän ja kääntyvien tuolien sijaan.

Älkää pelätkö erilaisesta lähestymistavasta

Jos kokousta ei tapahdu, älä pelkää vaihtaa kurssia. Esimerkiksi jos aivoriihi antaa hiljaisen huoneen, jossa on hyvin vähän vuoropuhelua, vaihda suunta. Olla joustava ja kiinnitä huomiota siihen, miten yleiskokous etenee.

Käytä tekniikkaa

Suunnittele käyttämään teknologiaa osallistujien pitämiseen. Nykypäivän digitaalisessa maailmassa useimmat ihmiset tottuvat näkemään grafiikkaa tai videoita tukemaan sanoja, joita he kuulevat. Kiinnitä tämä ajattelutapa ja liitä mukaan audiovisuaali kokousta suunnitellessasi.

Suuret näytöt ja Smart Board -esitykset, jotka kannustavat vuorovaikutukseen, ovat tervetullut muutos vakiopituisista PowerPoint-esityksistä.

Lähetä kokouksen yhteenveto

Lähetä päivän kuluessa kokouksesta lyhyt yhteenveto siitä, mitä keskusteltiin. Ilmoita tämä sähköpostitse kaikille osallistujille, niille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, ja ne, jotka on ilmoitettava.Sisällytä myös kaikki toiminnot, joista kuka on vastuussa kustakin tuotteesta sekä eräpäivästä.