Small Business Accounting Quickbooks Camille Wright

Vaikka olin BlogHer-konferenssissa San Franciscossa, sain tilaisuuden puhua Camille Wrightille, pienyritysten kirjanpidon konsultti. Hänen yritys, Wright Solution, opettaa pienyrittäjille, miten seurata heidän talouttaan ja saada paremman kuvan siitä, miten heidän yrityksensä tekevät.

Tässä haastattelussa kolme keskeistä pistettä: pieni yritysasiantuntija Camille Wright ja QuickBooks-asiantuntija:

1. Suurin osa pienyrityksistä (erityisesti yksityisyrityksistä) ei ole aavistustakaan siitä, miten heidän liiketoimintaansa tehdään taloudellisesti, koska heillä ei ole kunnollisia kirjoja.
2. Monet rahoitusohjelmistojen käyttäjät, kuten Quickbooks, eivät käytä täysin nykyaikaisen kirjanpito-ohjelmiston valtaa.
3. Intuitilla on tonnia eri Quickbooks (Business Accounting) ja Quicken (Personal Finance) -ohjelmistoja. On luultavasti versio, joka sopii erityisesti yrityksellesi.

Konferenssin jälkeen Camille vastasi haastatteluun useaan kysymykseen:

1. Mitkä ovat huonoimmat verovähennykset ongelmista ja verkkoyrittäjistä? Mitkä vähennykset ovat kaikkein väärin?

Mielestäni eniten unohdettu vähennys ylivoimaisesti on mittarilukema. Koska useimmat bloggaajat työskentelevät kodeistaan, kaikki kyseisestä sivustosta lähtevät mailit mihin tahansa yritystoimintaan liittyviin kohteisiin ovat yritystullina.

Kanssa liittovaltion mittarilukema tällä hetkellä $. 585 mailia kohden, tämä voi olla huomattava vähennys.

Voisin sanoa, että kaikkein väärin ymmärretty vähennys on "Office In Home" vähennys. IRS: llä on hyvin täsmällisiä ohjeita kotityöstään ja jos yritysomistajat haluavat vaatia tätä vähennystä, heidän on varmistettava, että tila kuuluu IRS: n määrittämiin parametreihin.

Tämä ei ole tosiasiassa vähennys, mutta mielestäni pienten yritysten eniten huomaamattomia kohteita, jotka tallentavat yksityisyrittäjiksi, ovat itsenäisen ammatinharjoittajan verot, jotka ovat velvollisia maksamaan maksuissa neljä kertaa vuodessa. Itsenäisen ammatinharjoittamisen vero (sosiaaliturva ja lääkintä) on noin 15,3 prosenttia yrityksesi nettotuotoista. Tämä voi olla suuri määrä vuoden lopussa, jos et ole tehnyt asianmukaisesti arvioituja maksuja koko vuoden ajan tarpeen mukaan. Ja tietenkin, sinun on lisättävä korot erääntyvät alipalkan samoin.

2. Monet verkkoyrittäjät ajattelevat, että koska he eivät tee paljon rahaa, heidän ei tarvitse huolehtia kirjanpidosta. Oletteko samaa mieltä siitä? Jos et, niin miten puhut heidät ajattelun muuttamiseen?

Tämä on helppo kysymys minulle. Jos et pidä tarkkoja tietoja, miten tiedät, onko rahaa tehdä vai ei?

Vaikka ei ole vain tiedossa, käytätkö rahaa, mutta myös miten käytät rahaa, jonka teet.

Monet pienyrittäjät pitävät "kenkälaatikkoasiakkaita", mikä tarkoittaa, että ne ilmestyvät kerran vuodessa kirjanpitäjänsä toimistoon kirjekuorilla, joka on täynnä kuitteja tai jotka esittelevät Excel-taulukkojen sivuja ja sivuja.

Kummassakin tapauksessa heillä ei ole aavistustakaan siitä, miten he tekevät (muutoin kuin heillä on rahaa pankkitilillään), kunnes heidän kirjanpitäjänsä kertoo heille, kun hän on lukenut kaikki nämä paperipalaset. Se voi olla todellinen shokki selvittää, että olet velkaa rahaa verot, kun luulit, että sinulla ei ollut tarpeeksi velkaa mitään.

Lisäksi kirjanpitäjä on mielestäni korvaamaton budjetointityökaluna. Jos pidät jatkuvasti tallentamalla tuloja ja kuluja, näet kuukausittain yhdellä silmäyksellä, kun olet kiireinen aika ja milloin saatat tarvita lisäämään markkinointia tekemään enemmän liiketoimintaa.

Se voi myös näyttää sinulle, milloin ja kuinka paljon kulutat yrityksesi kustannuksille. Tarkastelemalla kuluja kuukausittain voit määrittää, milloin ja kuinka paljon rahaa saatat yleensä tarvita kattamaan nämä kulut.

Toisaalta se voi osoittaa, mitkä kohteet vietät liikaa, jotta voit kuvata tapaa leikata ne tulevaisuudessa tai levittää niitä eri tavalla.

3. Onko sinulla ehdotuksia siitä, miten valita hyvä kirjanpitäjä?

Haluan sanoa, että kaikki kirjanpitäjät tietävät, mitä he tekevät, mutta en ole aina havainnut sitä. Parasta mitä voin sanoa on tehdä ostoksia. Ei vain sinun tarvitsee löytää joku, jolla on tarvittava tieto, mutta myös joku, joka haluaa työskennellä kanssasi, olla siellä, kun sinulla on kysymys tai ongelma. Lyhyessä keskustelussa mahdollisen kirjanpitäjän kanssa sinun pitäisi pystyä kertomaan, jos napsautat.

Viimeinen asia kirjanpitäjistä, koska heillä on CPA-merkintä, ei tarkoita, että he ovat parhaiten sopivia sinulle. Haluat jonkun, joka tuntee säännöt, mutta sinun on myös etsittävä joku, joka voi työskennellä ja kasvaa kanssasi.

4. Sinä olet kuullut pienyritysten omistajia lähes kahden vuosikymmenen ajan. Luuletko, että verkkoyrittäjät (problémoggers, eBay myyjät, web 2. 0 ihmiset) ovat erilaisia ​​kirjanpitotarpeita kuin ihmiset, jotka alkavat tiili- ja laastiyrityksiä? Onko he kohtaavat erilaisia ​​haasteita?

Todellakin, liiketoiminta on liiketoimintaa. Me kaikki toimimme numeroiden kanssa kertomalla tarinaamme. Vaikka mielestäni yksi verkkopohjaisten yrittäjien kohtaama ongelma olisi integraatio taloustietojärjestelmään standardin ohjelmiston kanssa. Me kaikki tiedämme, että ohjelmointi on täällä tänään ja vanhentunut huomenna, joten kirjanpito-ohjelmistotekniikan on vastattava verkkoyhteisön tarpeita.

On olemassa monia kolmannen osapuolen ohjelmistoyrityksiä, jotka ovat kehittäneet ohjelmia, jotka toimivat lisäohjelmina tavallisille kirjanpito-ohjelmille. Nämä tulevat perus- tai toimialakohtaisiin ohjelmiin, joten on kyse löytää yrityksesi parhaiten sopiva.

5. Voitteko kertoa meille hieman siitä, miten aloitit Wright Solutionin ja miksi halusit työskennellä pienyritysten kanssa?

Olen aina tarkastellut liiketoimintaa eräänlaisena pelina, palapelinä ja rakastan palapelejä. Kaikilla on paikka ja syy, ja liikemies tarvitsee vain selvittää kuinka laittaa kaikki kappaleet yhteen kertomaan tarinansa.

Ongelmana, jonka kävin aikaisin, oli se, että useimmat startupit tai pienyritykset keskittyivät liiketoimintaansa. Tämä on se, mitä heidän pitäisi tehdä, mutta heillä on taipumus jättää pois ne perusasiat, jotka osoittavat heille, onko heidän tekemästään tehokas ja kannattava.

Kun työskentelen pienyritysten kanssa, nautin polttimon katsomisesta, kun he näkevät tarkan kuvan siitä, miten heidän liiketoiminta toimivat taloudellisesti.

6. Olet jäsenenä Intuitin kirjanpitäjän puhemiehistössä. Voitko kertoa, miksi päätit työskennellä Intuitin kanssa?

Kun monet asiakkaistani pyysivät minua tarkastelemaan QuickBooksia heille, vietin jonkin aikaa oppimalla kaikkea mitä voisin saada ohjelmasta. Vuosien mittaan olen huomannut, että monet ihmiset, jotka käyttävät ohjelmaa, eivät oikeastaan ​​ymmärrä, mitä he tekevät tai ohjelman voimaa, niin paljon aikaa vietän työtä korjaamalla tai kouluttamalla asiakkaita ohjelmaan.

Intuit Speakers Bureau koostuu sellaisista ammattilaisista, jotka haluavat auttaa ihmisiä hyödyntämään tuotteitaan, joita Intuit tuottaa. Vihaan nähdä ihmiset kamppailevat, kun kaikki, mitä he tarvitsevat, on vähän ohjausta, jotta heidät voidaan asettaa oikealle tielle.

QuickBooks-tuotteet ovat kohtuuhintainen ratkaisu pienyrittäjälle ja ymmärsin, että jos halusin pysyä liiketoiminnassa, minun tarvitsin tulla asiantuntevaksi tuotteisteni, joita asiakkaani käyttivät.

7. Sinulla oli äskettäin liiketoimintaasiantuntija BlogHerin San Franciscossa pidetyssä konferenssissa, naisten ensi-iltaisen blogkonferenssin. Mitkä olivat naisten bloggaajien yleisimpiä kysymyksiä?

Suurin osa naisista, joista puhuin, olivat hyvin varhaisessa vaiheessa heidän yritystään, joten he etsivät tietoa siitä, miten heidän pitäisi rakentaa liiketoimintaansa: yksityisenä haltijana, LLC: ksi tai yritykselle.

Oli myös kysymyksiä siitä, tarvitsisivatko he todella tehdä veroilmoituksen, jos he eivät käyttäisi paljon rahaa.

Sitten tietenkin oli vakiokysymyksiä siitä, kuinka paljon he voisivat kirjoittaa pois erilaisista kustannuksistaan.

8. Olen kuullut monista pienyrittäjistä, että QuickBooksilla on paljon ominaisuuksia, joita he eivät käytä, koska heillä ei ole aikaa tutkia ja oppia. Mistä he voivat hakea pätevää apua? Sekä ilmaiseksi että laaja konsultointi.

QuickBooks ProAdvisor -tietokanta on erinomainen paikka löytää apua. Se on myös saatavilla kaikissa QuickBooks-ohjelmassa. Tämä ei ole ilmaista palvelua, jota Intuit ei tue, tietokannassa olevat henkilöt ovat itse pienyritysten omistajia ja veloittavat laajaa palkkioiden määrää riippuen eri alojen pätevyydestä. Aivan kuten kirjanpitäjän löytämiseen, jos tarvitset apua ProAdmin palvelimelta, suosittelen, että kutsutte useita, jotta löydät oikean sopivan sinulle.

Vapaa apu voi liittyä QuickBooks Online -yhteisöön.Tässä voit kysyä QuickBook-asiantuntijoilta ja muilta QuickBook-käyttäjiltä, ​​kuinka käyttää tiettyjä ominaisuuksia.

9. Intuitilla on paljon uusia tuotteita, jotka näyttävät olevan hyödyllisiä pienyrittäjille. Mutta on niin paljon vaihtoehtoja. Mistä uuden pienyrittäjän pitäisi mennä löytämään oikeat tuotteet (tuotteet) aloittamaan?

Hyvä aloituskohde on siirtymällä pikakirjoihin. com ja napsauttamalla Tuotteet ja palvelut. Täältä näet kartan kaikista Intuit-tuotteista ja palveluista pienyrityksille rahoitusohjelmista ja palkkajärjestelyistä verkkosivustojen luomiseen ja maksupalveluihin.

Yksi asia, jonka haluan lisätä, on se, että kun ostat, mikä tuote sopisi parhaiten, jos aloitat, pienemmät ja melko yksinkertaiset, menen perusopetuksen sijasta hyppäämällä suoraan kallein versio. Kaikki versiot uusitaan vuosittain uusilla kelloilla ja pilleillä, joten voit päivittää entistä vankempiin versioihin vuoden sisällä, jos se on tarpeen. Haluat aloittaa ohjelman, joka sopii nykyisiin tarpeisiisi, mutta ei liian monimutkaista ja kallista, että se hämmästyttää sinut heti lepakosta.

Jos sinulla on suhteellisen yksinkertaisia ​​rahoitustarpeita, sinun kannattaa aloittaa QuickBooks Simple Start -ohjelmalla, QuickBooksin ilmainen perusversio ja päivittää vankempi versio, jos tarvitset myöhemmin lisää toimintoja.

10. Laskutuspäällikkö näyttää hyvältä työkalulta freelance-työntekijöille. Voitko kertoa meille hieman siitä, mitä haluat siitä ja miten se verrataan muihin Web-pohjaisiin laskutusvälineisiin kuten Blinksale tai FreshBooks?

Intuit Billing Manager auttaa pieniä palveluyrityksiä, kuten freelancereita, luomaan ja hallitsemaan laskujaan verkossa. Se on ensisijaisesti yritysten omistajille, jotka käyttävät Exceliä ja Wordiä ja haluavat tehokkaamman tavan hallita laskujaan, mutta eivät ole vielä valmiita saamaan QuickBooks. Laskutusoperaattorista pidän siitä, että se on kirjautumisohjelmisto ja varmasti parempi kuin taulukkolaskenta. Se on helppokäyttöinen, joten voit lähettää laskuja pienellä vaivalla, ja se on ilmainen billingmanagerilla. com - et voi voittaa sitä.

En tue Freshbooks ja Blinksale, joten en voi kommentoida, miten he vertaavat suoraan Billing Manageriin. Voin kuitenkin sanoa, että Billing Manager on Intuitista, joten se on täällä pysytellä ja se integroituu hyvin muihin Intuit-tuotteisiin kuten yrityksen maksuratkaisuihin. Joten kun olet laskuttanut asiakkaan, voit maksaa nopeammin hyväksymällä niiden online-luottokorttimaksun.

[Toimittajan huomautus: Tässä ovat arviot top-verkkopohjaisista laskutusohjelmista.]

11. Monet semi-pro bloggers ansaita muutama sata (tai tuhat) dollaria kuukaudessa. He käyttävät Excel-laskentataulukoita ja haluavat entistä vankemman (mutta silti edullisen) kirjanpitojärjestelmän. Mitä sinä suosittelet?

Kuten aiemmin mainitsin, mielestäni kaikki kirjanpitojärjestelmät ovat parempia kuin taulukot tai kirjekuoret. Markkinoilla on useita ohjelmistopaketteja, mutta mielestäni QuickBooks-tuotteet sopivat täydellisesti pienyrittäjälle.Ohjelmat vaihtelevat kaikkein yksinkertaisimmista tuotteista, jotka pystyvät käsittelemään miljoonia dollareita, jotka tarvitsevat lisää toimintoja.

One of the best things about QuickBooks on hinta. Olen kuullut asiakkaita, jotka ovat käyttäneet useita tuhansia dollareita suuremmille nimituotteille ja joilla ei ole ollut myönteisiä kokemuksia. QuickBooks on kohtuuhintainen ratkaisu pienyrityksille, jotka tarvitsevat käyntiin lyhyessä ajassa ilman paljon vaivaa. Kun aika kuluu ja he ylittävät ohjelman, he voivat siirtyä korkeammalle lopputuotteelle, mutta aloittaessani mielestäni QuickBooks on paras tapa lähteä.

Tiedän, että luulen kuulen QuickBooks-myyjältä, mutta olen käsitellyt monia pieniä yrityksiä ja havainnut, että ohjelmat toimivat hyvin heille.

Muista uudelleen, että avain ei todellakaan ole ohjelmisto, jota käytät, mutta käytät jotain järjestää tietueesi yhteen paikkaan, jotta saat parhaan kuvan yrityksestäsi joka hetki.

12. Voitko antaa meille esimerkkejä siitä, miten verkkoyrittäjä voi käyttää QuickBooksia organisaation järjestämiseen?

QuickBooks voi käyttää mitä tahansa yritystä, verkossa tai ei. Kaikki on kysymys tiedostojen luomisesta, mitä tarvitset. On kirjanpidon perusteet, joita on noudatettava, mutta sen jälkeen on aika pelata ja suunnitella ohjelma, joka sopii sinun tarpeisiisi. Pari mahdollisuutta räätälöidä laskuja, joissa on oma persoonallisuutesi tai erilaisten luokkien määrittäminen yrityksesi eri divisioonien seuraamiseksi. Useita tapoja käyttää QuickBookia perusasiakirjojen lisäksi on vain vähän ajatuksia ja aikaa suunnitella ohjelma saada tärkeimmät tiedot, jotka auttavat sinua ylläpitämään yritystäsi.

13. Voiko online-versio täysin korvata työpöydän QuickBooks-ohjelmiston? Täytyykö minun päivittää työpöytäversio myöhemmin?

QuickBooks Online Plus ei ole samanlaisia ​​ominaisuuksia kuin muiden QuickBooks-työpöytätuotteiden. Se on parasta palvelupohjaisille yrityksille, jotka tarvitsevat kirjaa etänä ja / tai sallivat useiden ihmisten työskennellä samanaikaisesti. Jotkut sen ominaisuudet ovat ainutlaatuisia, kun taas monet ovat samat tai samankaltaiset kuin muut QuickBooks-tuotteet. Voit tarkastella tätä kaaviota pikaviestien verkko- ja työpöytäversioiden rinnakkaisvertailussa. Koska QuickBooks Online eroaa työpöydän versioista, on parasta päättää, onko se oikein sinulle alusta alkaen sen sijaan, että se muuttuisi myöhemmin työpöytäversioon.