Oppi projektiryhmän tehtävä

Onko hankkeellasi hankekonttori? Voit myös kutsua sitä ohjausryhmäksi tai ohjauskomiteaksi. Tässä artikkelissa esitetään tämän tärkeän hallintotoiminnon roolit ja vastuut.

Aloitetaan sanomalla, että hankekonttori on tärkeä osa projektin organisaatiorakennetta. jos sinulla ei ole sellaista, sinun pitäisi puhua johtajan kanssa saada yksi asetettu.

Projektin johtokuntaa johtaa hankesuunnittelija ja siihen kuuluu tyypillisesti joukko muita vanhempia sidosryhmiä sekä projektipäällikkö.

Hallituksella on tavallisesti 3-5 henkilöä. Ne ovat kaikki keskeisiä hankkeen sidosryhmiä ja ihmisiä, joilla on kyky hankkia asiat projektille.

Bottom line: se on ryhmä ihmisiä, jotka tavoittelevat auttamaan projektin valvonnassa ja jatkamaan sitä eteenpäin oikeaan suuntaan.

Projektikeskukset perustetaan projektin elinkaaren alussa ja toimivat koko hankkeen ajan, kunnes se suljetaan. Katsotaanpa projektikeskuksen 4 avainroolia.

1. Hankehallitus tarjoaa hallintoa

Ensinnäkin hankevaliokunta antaa kriittisen hallintotavan. Ne varmistavat, että toimintaperiaatteita noudatetaan yritysten tasolla ja portfolio- tai ohjelmatasolla. Ne tarjoavat valvonnan, mitä projektiryhmä tekee. He yhdessä projektipäällikön kanssa ovat vastuussa hankkeen onnistuneesta toimittamisesta ja tämä hallintoprojekti takaa, että projektiryhmä toimii eettisesti ja yrityksen hyväksyttävissä rajoissa.

He tekevät tämän kyseenalaistamalla projektipäällikköä ja antamalla apua ja tukea.

2. Projektihallitus huolehtii

Projekteista on usein tehty päätöksiä, ja osa niistä jää projektin johtajan vastuulle. Kun projektipäällikkö ei pysty tekemään päätöstä, ja se on jotain, josta tulee keskustella enemmän sidosryhmien kanssa kuin pelkästään sponsori, se siirtyy projektilautakunnalle.

Heidän tehtävänsä on pitää projekti tietenkin tarjoamalla sopiva suunnan joukkueelle. Ne edistävät vision perustamista hankkeen alkuvaiheessa ja pitävät hankkeen jatkuvasti.

3. Projektihallitus tekee päätökset

Hankekunta on ensisijaisesti päätöksentekoelin. Niiden tehtävänä on tehdä päätöksiä, jotka pitävät hankkeen etenemässä eteenpäin poistamalla ongelmia ja auttamalla projektipäällikköä näkemään selkeä reitti onnistuneeseen loppuunsaattamiseen.

Projektipäällikkö antaa suosituksia projektilautakunnalle. Tämä voi sisältää suosituksia seuraavien ongelmien ratkaisemiseksi:

• Riskit, kuten lieventämissuunnitelmat potentiaalisten haasteiden ratkaisemiseksi
• Asiat
• Resurssiohjelmat, kuten ei oikeita tiimin jäseniä
• Aikataulujen viivästyminen
• Talousarvon ylityksiä.

Projektipäällikkö ei välttämättä tarvitse toimia projektin johtajan suosituksen perusteella. Ryhmänä he voivat esittää muita ehdotuksia eteenpäin ja usein he tekevät. Tämä johtuu usein siitä, että heillä on suurempi kuva, yritystason näkemys hankkeen ympäristöstä kuin projektipäällikkö, joten he voivat nähdä vaihtoehtoisia reittejä ja valita parhaiten tuolloin.

4. Projektilautakunta hyväksyy menot

Lopuksi projektilautakunta hyväksyy kokonaistalousarvion.

Jokainen ostotilaus tai budjettikohta hoidetaan yleensä projektinhallinnalla. Sinun ei tarvitse mennä projektilautakuntaasi saadaksesi kaikki laskut, jotka on laskutettu pois maksusta.

Projektitasolla projektityöryhmällä on kuitenkin rooli, kun ensin hyväksytään, miten aiot käyttää rahaa (budjettisuunnitelmasi) ja sitten seurata käynnissä olevia menoja sen varmistamiseksi, että projekti on käynnissä.

Sinun on myös kiinnitettävä projektilistalle, kun näyttää siltä, ​​että sinun tarvitsee käyttää vararahastoja tai hallinnointivaroja. He voivat hyväksyä ylityöt ja auttaa projektiryhmät pääsemään lisävaroihin, jos se on perusteltua.

Kaiken kaikkiaan hankekonttori tarjoaa keskeisen ohjaus- ja ohjaustoiminnon projektiryhmälle. Heidän johdonsa ja neuvonsa auttavat projektipäällikköä ohjata hanketta oikeaan suuntaan ja he ovat täysin valmiita astumaan sisään ja auttamaan, jos jokin alkaa mennä pieleen.