Kuinka löytää täydellinen tapahtumapaikka

Päättäminen parhaasta tapahtumapaikasta tai tapahtumapaikasta on tärkeä tapahtuman yleiselle menestykselle. Vaikka paikka suunnittelussa vie aikaa, sen ei tarvitse tuntea ylivoimainen. Monille ammattimaisille tapahtumasuunnittelijoille ja harrastajille se voi olla hauska haaste.

Olettaen, että olet jo tunnistanut suunnitellun tapahtuman tyypin ja sen tarkoituksen, on otettava huomioon monet muut tekijät, kun aloitat itse valitsemasi tapahtumapaikan.

Seuraava tämä etenemissuunnitelma auttaa sinua valitsemaan täydellisen tapahtuma-alueen läpi.

Tunnista kohdeyleisösi ja tiedä vierailijasi

Tapahtuman tapahtumapaikan suunnittelussa yksi tärkeimmistä tiedoista, joista sinun on tiedettävä, on kuka vieraasi ovat ja kuinka monta olet odottamassa. Vaikka tapahtuman tyyppi ilmoittaa varmasti paikan valinnasta, yksi tapahtumapaikan suurimmista rajoittavista tekijöistä on sen kapasiteetti. Varmista, että tiedät ainakin tarkan arvioinnin (se voi olla valikoima) vieraiden lukumäärän, koska tämä rajoittaa välittömästi paikkavaihtoehtoja. Sinun tulisi myös harkita yleisöäsi. Varmista, että tapahtumapaikka heijastaa paitsi itse tapahtumaa, myös vieraiden makua ja odotuksia.

Tunnista tapahtumien päivämäärät

Tarkista kalenterisi, koska ajoitus vaikuttaa useisiin päätöksiin, mukaan lukien valintasi. Vierailuluettelosi jälkeen tapahtuman päivämäärä on seuraava rajoittava tekijä.

Riippuen siitä, minkä tyyppistä tapahtumaa olet suunnittelemassa, saatat huomata, että joudut joko olemaan joustavia tapahtumatietopäivän kanssa saadaksesi haluamasi tapahtumapaikan tai sinun on oltava joustava paikkapaikan valinnan kanssa saadaksesi päivämäärän haluat. Sinun pitäisi aloittaa paikka suunnittelu tietää, missä sinä tai asiakas ovat joustavia.

Seuraavassa on muutamia kysymyksiä, jotka on otettava huomioon:

• Milloin vieraasi ovat todennäköisesti käytettävissä osallistumaan aikataulujensa perusteella?
• Missä paikoissa on sopiva ja käytettävissä oleva tila näille ajoille?
• Milloin johtoryhmän on paras tapa järjestää tapahtuma?

Laske budjetti

Avoimella budjetilla jokainen voi suunnitella suurta tapahtumaa ja saada äärettömän valikoiman tapahtumapaikkoja. Mutta enemmän kuin todennäköisesti, taloudelliset resurssit ovat rajalliset, ja sinun on tiedostettava alusta alkaen, mitä rahoitusrajoituksesi ovat - vaikka tapahtumalisäkseesi olisi yksinkertainen ballpark-arvio tai alue. Tapahtumasuunnittelija voi aina suunnitella suuren tapahtuman kohtuullisen budjetin sisällä.

• Toimivatko paikat budjettiparametreissasi avaruutta, teknistä ja catering-kuluja varten?
• Oletko neuvotellut palveluiden edullisen hinnan ja osoittanut roolinne arvon?
• Oletko antanut joustavuutta budjetillasi, jos rivikohdan kulut ylittävät suunnitelman?

Soveltamisala eri paikoissa

Kun vierasluettelonumerot ja mahdolliset tapahtumapäivät ovat kavennetut, on tärkeää tunnistaa paikat, joissa tapahtuma voitaisiin järjestää. Hotellit ja tapahtumapaikat tai konferenssikeskukset ovat joitain suosituimpia tapahtumapaikkoja yritysten tapahtumille ja hääjuhlille, mutta ne eivät ole ainoita vaihtoehtoja.

Tämä on aika olla luova ajattelussa. Harkitse seuraavia asioita:

• Kokouksenne teeman perusteella, mitkä kolme parhaasta paikasta tulevat mieleen?
• Missä vieraasi haluaisivat osallistua tähän kokoukseen?
• Mikä on mukavampi vieraille?
• Muu kuin hotelli, mitkä odottamattomat paikat voisivat lisätä RSVP-korkoa?

Etsi oikeantyyppityypin tyyppi

Valitsemassasi paikassa on oltava sopiva tila suunnitellun tapahtuman tyypille. Tapahtuma vaatii tanssilattiaa? Tarvitsetko PA-järjestelmää? Entä puhujan koroke tai projektorinäyttö? Minkälainen taulukkoasetus tarvitset? Tämän tyyppisten kysymysten käsittelyn lisäksi tässä on muutamia tärkeimpiä tapahtumakysymyksiä, joista voit kysyä itseltäsi:

• Onko tapahtumapaikka täyttänyt ohjelman tai tapahtuman erityisperusteet?
• Voidaanko tilaa sijoittaa tuotantoon, viihdeohjelmaan, äänentoistoon, ääniin ja muihin teknisiin tarpeisiin?
• Onko laitoksen kunnossa organisaatiosi korkeat vaatimukset?

Harkitse paikkapalveluja ja rajoituksia

Oikean tyyppisen tapahtumapaikan löytämisen lisäksi haluat tarkastella eri paikan tarjoamia palveluja ja päättää tapahtuman arvoista. Joillakin paikoilla on myös suosittu myyjäluettelo, josta sinun on tehtävä löytää myyjiä tai toimittajia muille palveluille. Muilla paikoilla on rajoituksia sisustukseen tai muuhun näkökulmaan itse tapahtumissa. Joitakin kysymyksiä ovat:

• Onko tämä paikka tarjoavat hyvät pysäköintimahdollisuudet tai valet?
• Onko tämä paikka tarjoamaan turvallisuutta?
• Tarjoaako tässä paikassa lisäpalveluja, kuten catering, kukka-asetelmat, liinavaatteet ja pöytävuokraukset jne.?
• Onko tällä paikkakunnalla asennus ja siivoaminen miehistö?
• Rajoittaako tämä tapahtuma, mitä muut toimittajat työskentelevät?
• Onko tällä paikkakunnalla ruokaa ja juomaa minimiin?

Harkitse paikkatieto

Paikan mainetta palveluun on kriittinen. Tämä on usein erilainen pitämällä hyvää tapahtumaa ja tekemällä suurta tapahtumaa. Tapahtumat, joissa tilat hoidetaan, henkilökunta ja asiakkaat muistetaan aina. Jotta saisit tunnustuksen paikkakunnan mainearvoon, katsokaa näihin kysymyksiin:

• Mikä on konferenssin päällikön, catering-johtajan tai johtajan kokous?
• Hallinnoija kohtelee sinua kuin VIP-asiakas tai vain yksi monista ohjelmista?
• Kuinka paljon joustavuus on paikka, joka haluaa laajentaa sinuun?
• Onko heillä käytettävissä mielipiteitä tai arvosteluja?
• Tarjoaako valokuvista kuvia samanlaisista tapahtumista kuin sinun?

Paikan päällä vierailu

Jollei logistiikka ja aika ehdottomasti estä sitä, jokaisen tapahtumasuunnittelijan on suoritettava sivuston tarkastus ennen kuin jokin tapahtuma järjestetään.Kuvia voi olla erittäin hyödyllisiä, mutta monia näkökohtia voidaan arvioida vain henkilökohtaisesti. Pyydä tutustumaan paikkaan, joka sisältää kaiken pysäköinnin ja sisäänkäynnin sekä tapahtuma-alueen kylpyhuoneisiin. Olet iloinen, että sinä teit!

Sisällytä asiakkaan asetukset

Päivän päätyttyä tapahtumasuunnittelijoiden on esitettävä paikkaansa suosituksia asiakkaalleen (riippumatta siitä, onko kyseessä sisäinen asiakas, kuten yritysjohtajat tai hallinnointi tai ulkopuolinen asiakas) ja saada hyväksynnät. Ainoa kysymys kysymyksestä asiakkaan kannalta tapahtumapaikan aikana on asiakas hyväksyy suositukseni (t)? Jotta voisit vastata tähän kysymykseen luottamuksella, sinun on varmistettava, että ymmärrät asiakkaan odotukset ja mieltymykset alusta alkaen.