Pienyrittäjän valmiussuunnitelmaopas

Hyvin harkittu liike-elämän valmiussuunnitelma voi merkitä eroa yrityksenne selviytymisen ja epäonnistumisen välillä, jos katastrofi iskee. Tulipalo, tulva, kiintolevyn vika tai tietojen varastaminen - kaikki tai kaikki näistä saattavat aiheuttaa yrityksesi toimimasta. Aika tehdä liiketoiminnan valmiussuunnittelu auttaa varmistamaan, että yrityksesi pystyy jatkamaan toimintaansa mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Luo katastrofisuunnitelma yrityksellesi seuraavasti.

Yrityksen valmiussuunnitelman luominen:

1) Määritä, mitkä tärkeimmät riskit ovat pienyrityksille.

Onko tietojen varastaminen? Tulvat? Maanjäristys? Havainnollistamalla, millaisia ​​katastrofeja todennäköisimmin auttaa sinua keskittymään valmiussuunnitelmasi eikä tuhlata aikaa ja rahaa valmistautuen sellaiseen, mikä on hyvin epätodennäköistä. Ei ole mitään syytä suunnitella esimerkiksi maanjäristyksen palauttamista, esimerkiksi jos yrityksesi ei sijaitse maanjäristysalueella.

2) Valmista evakuointisuunnitelma.

Siirrä se henkilökunnalle ja lähetä se näkyvästi koko liikekiinteistössäsi. Kuinka henkilöstö tietää, että he tarvitsevat evakuoida? Mitä heidän pitäisi tehdä, kun heille ilmoitetaan evakuoinnista? Mitkä reitit ovat käytettävissä rakennuksesta? Missä ihmiset kohtaavat rakennuksen ulkopuolella? Kuka on vastuussa tarkastaakseen, että kaikki ovat turvallisesti?

3) Luo viestinnän tuuletinjärjestelmä.

Jos yrityksestänne tapahtui jotain, kuka olisi vastuussa ilmoittamasta jokaista siellä työskentelevää henkilöä? Varmista, että puhelin- ja sähköpostiyhteystietoluettelot ovat ajan tasalla ja että muut yhteyshenkilöt ovat painaneet luetteloita, koska kaikki tekniikka epäonnistuu ennemmin tai myöhemmin ja yleensä kaikkein epäsuotuisimmassa ajassa.

Päätä myös, kuka vastaa viestinnästä yleisön kanssa ja miten (yrityksen verkkosivuston päivittäminen, sosiaalisten medioiden julkaiseminen, lehdistötiedotteet, ikkunoiden merkinnät, radioilmoitukset jne.)

4) Varmista, että -site-hätäpakkaukset ovat täydellisiä ja ajan tasalla.

Tämä Emergency First Aid Kit -tarkistusluettelo yrityksille osoittaa tarkalleen mitä pienyritysten ensiapupakkaukset tarvitsevat. Riippuen siitä, millaisia ​​katastrofeja alueella voi tapahtua, voit lisätä muita tarvikkeita. Esimerkiksi yhden gallonan vettä henkilöä kohden päivässä on yksi suositelluista tarvikkeista tässä luettelossa vähittäiskaupan hätävarusteista.

5) Suorita yritystietosi nyt ryhtymällä toimiin.

Yrityksesi tiedot ovat arvokkain omaisuutesi. Jos se olisi varastettu tai tuhottu, voisiko yrityksesi nopeasti nousta ja juosta uudelleen tai jopa jatkaa lainkaan? 6 Tietosuojasäännöt selittävät, miten voit saada mielenrauhan tietäen, että yrityksesi tiedot ovat suojattuja ja ne ovat jälleen käytettävissä nopeasti.Tietosuoja on yksi monista eduista yrityksen vaihtamisesta pilvipalveluihin.

6) Varmista, että yrityksesi harjoittaa riittävää vakuutusta.

Palovakuutus on tyyppiä, joka lähtee mieleen, mutta tulipalo ei varmasti ole ainoa mahdollinen katastrofi, jota pienyrityksesi voisi kokea.

Muiden ilmeisten fyysisten katastrofien, kuten tulvien tai tuulen aiheuttamien vahinkojen lisäksi, on otettava huomioon varkauksista mahdollisesti aiheutuvat vahingot. Ja sitten on potentiaalinen vastuuvelka, jos pienyrityksesi harjoittaa toimintaa, joka saattaa avata sinut oikeusjuttuihin.

Oikeanlaisen vakuutustyypin valitseminen riskien kattamiseksi ja hyvien ja ajantasaisten vakuutusten kattaminen vie pitkät keinot saada pienyritystesi uudelleen ja uudelleen, jos katastrofi lakkoaa.

7) Päätä, mikä olisi ehdottoman välttämätöntä, jotta pienyrityksesi voisi aloittaa toimintansa uudelleen, jos liike-onnettomuus sulkee sinut ja ryhtyy toimiin sen varmistamiseksi, että nämä olennaiset olisivat nopeasti saatavilla.

Ensisijaisen liiketoiminnan tietotekniikkakehityksessä tarvitsemme periaatteessa yritystietojamme ja tietokoneen tai kaksi, ja voisimme palauttaa sen (ks. Data Backup on paras suojaus- ja varmuuskopiointiohjelmisto).

Pienyrityksesi saattaa tarvita enemmän ihmisiä ja materiaaleja, ennen kuin se voidaan avata uudelleen. Mitkä ihmiset ovat toiminnan avaintekijöitä? Tarvitsetko erityisiä laitteita? Ehkä järjestely voidaan tehdä toisen yrityksen kanssa, jolla on tarvittavat laitteet. Tarvitsetteko tarvittavia tarvikkeita? Selvitä nyt, ketkä vaihtoehtoiset toimittajat tai rahdinantajat olisivat.

8) Tutustu naapureihisi.

Yhteyksien avaaminen ympärillä olevien yritysten omistajien kanssa voi todella hyödyttää liiketoiminnan valmiussuunnittelua. Kerro heille, mitä toivotte tehdä ja katso, saatko heidät mukana. Saatat pystyä jakamaan kustannukset joistakin varasuunnitteluun liittyvistä kuluista tai tekemään salaojesi järjestelyjä auttaakseen toisiamme katastrofin sattuessa.

9) Tarkista paikalliset ohjelmat ja resurssit.

Kaupungissasi voi olla valmiussuunnitelmia tai katastrofivalmiuksia koskevia suunnitelmia tai tarjota resursseja, jotka helpottavat oman suunnitelmasi yhdistämistä. Esimerkiksi Ottawan kaupunki tarjoaa tietoa Ottawan liiketoiminnoista hätätilanteissa verkkosivuillaan ja tarjoaa koulutustöitä aiheesta. Katso, mitä kaupungissa on käytettävissä, ennen kuin kirjoitat oman liiketoiminnan katastrofisuunnitelman.

10) Laita se kaikki yhteen.

Kun työskentelet valmiussuunnitelman läpi, aseta kaikki kappaleet yhteen tulostusmuodossa. (Digitaaliset kopiot ovat mukavia, mutta ei kovin hyödyllisiä, jos virta sammuu ja / tai digitaalisia laitteita ei voida käyttää.) Kolmirengasmateriaali toimii hyvin. Sisällytä yritystesi evakuointisuunnitelma, viestintäsuunnitelma, tiedot hätäpaketeista ja vakuutuksista, tietosuojatoimet ja toiminnalliset olennaiset asiat sekä yksityiskohdat kaikista järjestelyistä, joita olet tehnyt pitämisestä tai uudestaan.

11) Pidä yrityksesi valmiussuunnitelmassa kätevä.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, haluat varmistaa, että pidät katastrofitilisi helposti saatavilla olevassa paikassa ja varmista, että jokainen, joka tarvitsee tietää missä se on, tietää sen sijainnin. Sinun pitäisi myös määrittää yksi henkilö ja toinen tarttumaan liiketoiminnan valmiussuunnitelmaan ulos, jos liike-onnettomuudessa tarvitsee poistua tiloista.

12) Käytä yrityksesi verkkosivustoja ja sosiaalista mediaa

Yrityksesi verkkosivusto ja sosiaalisen median alustat, kuten Facebook, LinkedIn ja Twitter ovat erinomaisia ​​tapoja kommunikoida asiakkaiden ja yritysasiakkaiden kanssa hätätilanteessa. Älkää antako asiakkaitasi miettimään, oletko avoin vai ei, kun katastrofi iskee - nopea viesti Facebookissa voi pitää ne ajan tasalla.

Liiketoimintaonnettomuussuunnittelu maksaa

Liiketoimintahälytyksen suunnittelu on helppoa. On aina välittömiä "kriisejä", jotka vaativat huomiomme. Mutta kuinka merkittäviä he todella vertailevat tapahtumaan, joka sulkee yrityksesi tuntien, päivien tai viikkojen ajan? Yrityksen valmiussuunnitelman laatimiseen tarvittavan ajan ansiosta on valtava voitonmaksu, jos katastrofi tulee koskaan iskeytymään.