Business Email Etiquette

Markkinatutkimusyrityksen äskettäin julkaiseman raportin mukaan sähköpostiviestit ovat edelleen liike-elämän viestintämuoto. Vuonna 2013 yrityksesi sähköpostitilejä oli 929 miljoonaa postilaatikkoa. Tämän määrän odotetaan kasvavan keskimäärin noin 5 prosentin vuotuisella kasvuvauhdilla seuraavien neljän vuoden aikana ja saavuttaa yli 1 miljardi euroa vuoden 2017 loppuun mennessä. Raportissa todetaan lisäksi, että maailmanlaajuisten sähköpostitilien kokonaismäärästä odotetaan nousevat lähes 3,9 miljardista tileistä vuonna 2013 yli 4,9 miljardiin tileihin vuoden 2017 loppuun mennessä.

Tämä on noin 6 prosentin keskimääräinen vuotuinen kasvuvauhti seuraavien neljän vuoden aikana.

Lähtökohtana on, että sähköposti on tullut suosituin vaihtoehto kaikille liikeviestintää varten ja tämä trendi kasvaa edelleen. Uuden tekniikan, kuten pilvipohjaisten yrityspalveluiden, erityisesti Google Appsin ja Microsoft Office 365: n, odotetaan kasvavan nopeasti seuraavien neljän vuoden aikana.

Sähköpostit voidaan lähettää älypuhelimista, tablet-laitteista ja muista mobiililaitteista. Vaikka tämä on suuri mukavuutta, se tulee taipumukseltaan lakkauttaa viestinnän sisällön muodollisuudesta. Mobiililaitteet ovat muuttaneet tapaa, jolla kommunikoimme liiketoiminnassa, koska ne antavat meille mahdollisuuden kommunikoida välittömästi asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme ja työntekijämme kanssa. Koska sähköpostiviestin sisältö ei kuitenkaan ole taipuisa, sähköpostin vastaanottaja voi helposti ymmärtää sanojen tarkoituksen. Jotta vältytään tästä valitettavasta lopputuloksesta, yrityksen sähköpostiviestien on oltava niin muodollisia kuin liikekirjeitä.

Muistathan, että useita vuosikymmeniä sitten ainoa tapa kommunikoida kirjallisesti asiakkaan kanssa; myyjä tai työntekijä oli muodollisella kirjeellä. Muotoiltu kirje, joka vaaditaan kirjallisen viestinnän kaiken sopivuuden ja sopivuuden mukaan. Jos sitä ei ole postitettu postimaksulla, se lähetettiin faksilla.

Onko kirje lähetetty tai lähetetty faksilla, se on oikeudellisesti sitova tiedonanto, joka oli "kirjoitettu".

Tämä koskee myös jokaista lähetettyä sähköpostia: se on oikeudellisesti sitova tiedonanto, koska se on kirjallisesti. Ei ole kuulemista, kun yritys viestii kirjallisesti. Tällöin sähköpostiviestinnän tulisi aina noudattaa samoja ohjeita ja periaatteita, jotka koskevat ammatillisen kirjeen kirjoittamista. Aikana.

Yritystietueen kirjoittaminen on huomattavan erilainen kuin tekstin tai pikaviestin kirjoittaminen. Nämä viestintämuodot on suunniteltu nopeisiin ja epävirallisiin ystäviin. Siksi teksti- ja chat-tekstien kieli, joka sisältää omat sanat, kuten LOL, ROFL ja monet muut, voidaan hyväksyä keskustellakseen ystävän kanssa, mutta sillä ei ole sijaa ammattimaisessa yritysviestissä.

Samoin emojis.Emojit ovat myös uusi kieli, joka on kehittynyt ja kehittynyt mobiililaitteiden viestinnän lisääntymisen myötä. Samaa sääntöä, joka koskee tekstikielen ja lyhenteiden käyttöä, on sovellettava emojiksen käyttöön - tällä uudella kielellä ei ole sijaa yrityksen sähköpostissa. Vaikka voi olla houkuttelevaa ripotella joitain hymiöitä korostamaan yrityksen sähköpostiosoitetta, jälleen kerran, koska vastaanottajat tulkitsevat sähköposteja vastaan, vastustaa kiusausta pukeutua sähköpostiviestiin tällä epävirallisella kielellä.

Kun lähetät liiketoimintalinjan tästä eteenpäin, kuvittele, että olet istumassa kirjoituskoneen edessä paksulla varastokirjeellä tai oikeansuuruisella paperilomakkeella, ja olet valmis kirjoittamaan virallisen kirjeen, jonka allekirjoittavat olet viimeisen sivun alareunassa ja lähetetty tai lähetetty faksilla.