Erilaiset laskentatietojärjestelmät

Kirjanpitojärjestelmät keräävät ja käsittelevät tapahtumatietoja ja välittävät taloudelliset tiedot asianomaisille osapuolille. Laskentatietojärjestelmiä on monenlaisia, minkä seurauksena ne vaihtelevat suuresti. Useat tekijät vaikuttavat tällaisiin järjestelmiin, kuten yritystyyppiin, yrityksen kokoon, tietomääriin, tietojenkäsittelyn tarpeisiin ja muihin tekijöihin.

Elektroniset tietojenkäsittelyjärjestelmät (EDP)

Useimmat yritykset, lukuun ottamatta pienimpiä, käyttävät tietokonejärjestelmiä, joita kutsutaan myös sähköisen tietojenkäsittelyn (EDP) järjestelmiksi.

Nämä järjestelmät käsittelevät kirjanpitoprosessin jokaisen vaiheen tallentamalla rahoitustoimet tilinpäätöksen laatimiseen. Yritykset parantavat jatkuvasti järjestelmätekniikkansa, jotta ne pysyisivät kilpailukykyisinä ja noudattaisivat vuoden 2002 Sarbanes-Oxley-lakia. Pienimmätkin yritykset voivat halutessaan käyttää QuickBook-järjestelmää.

Liiketoimien ja liiketoimintaprosessien perusteet

Jotta voisit ymmärtää, miten nämä kirjanpitojärjestelmät toimivat, sinun on ymmärrettävä perustiedot kirjanpidon käsitteistä "liiketoimet" ja "liiketoimintaprosessit". Tärkeintä on, että ymmärrät, miten liiketoimet ja prosessit yhdistyvät tuottamaan taloudellisia raportteja. Kirjanpitojärjestelmien osalta liiketoimet voidaan jakaa useisiin liiketoimintaprosesseihin:

1. Tulo- ja palautusprosessit, -järjestelmät ja -valvonta

Liiketoimintaprosessit kuuluvat liiketoimintaprosessien piiriin suurina määrinä päivittäistä myyntiä, tuottoa ja kassavirtakauppoja varten.

2. Menot ja palautusprosessit, järjestelmät ja valvonta

Liiketoiminnat, jotka kuuluvat näihin liiketoimintaprosesseihin, ovat suuria menoja, menoja, tuottoja ja rahavirtoja. Palkka- ja kiinteän omaisuuden ostotapahtumat kuuluvat myös tähän luokkaan.

3. Muunnosprosessit, järjestelmät ja valvonta

Tämän luokan liiketoiminnan tapahtumat ovat raaka-aineita ja keskeneräisiä transaktioita.

4. Hallinnolliset prosessit, järjestelmät ja valvonta

Hallinnolliset liiketoimet ovat investointeja, lainanottoja ja pääomansiirtoja.

Kaikki nämä liiketoimet johtavat yleisen kirjanpidon prosesseihin, järjestelmiin ja valvontaan perustuviin T-tileihin. Yleisestä kirjanpidosta kehitetään sekä sisäisiä että ulkoisia tilinpäätöksiä. Sisäiset taloudelliset raportit saattavat olla vanhentamisaikataulu myyntisaamisista tai myyntikatsausraportista. Ulkoinen talousraportti olisi tuloslaskelma, tase ja rahavirrat.

Kirjanpitojärjestelmien tyypit

Laskentatietojärjestelmää on useita tyyppejä tai luokkia. Yrityksen käyttämä liiketoiminta riippuu liiketoiminnan tyypistä, liiketoiminnan koosta, liiketoiminnan tarpeista ja liiketoiminnan kehittyneisyydestä:

käsiohjausjärjestelmät

Manuaalisia kirjanpito-tietojärjestelmiä käytetään pääasiassa hyvin pienissä yrityksissä ja kotiyrityksille. Jos järjestelmä on täysin manuaalinen, se edellyttäisi seuraavia: lähdedokumentteja, pääkirjaa, yleistä päiväkirjaa ja erikoislomakkeita tai toissijaisia ​​lehtiä, joita saatat tarvita.

Vanhoja järjestelmiä

Vanhoja järjestelmiä on usein olemassa olevissa yrityksissä ja niitä käytettiin ennen kuin tietotekniikka sai niin hienostuneelta kuin nykyään. Vaikka vanhat järjestelmät saattavat näyttää vanhoilta, niillä on tiettyjä etuja yritykselle. Ne sisältävät arvokkaita historiallisia tietoja yrityksestä. Yrityksen henkilökunta osaa käyttää järjestelmää ja ymmärtää sitä. Vanha järjestelmä on yleensä mukautettu yksittäisen yrityksen erityistarpeisiin. Et löydä tällaista mukauttamista yleisiin kirjanpito-ohjelmapaketteihin.

Valitettavasti vanhoilla järjestelmillä on myös merkittäviä haittoja. Usein heillä ei ole dokumentaatiota. Varaosien löytäminen on usein vaikeaa, koska laitteisto ja ohjelmisto voivat vanhentua. Jopa vanhojen järjestelmien käyttökieli on yleensä vanha kieli.

Useimmat vanhimmat järjestelmät on rakennettu tyhjästä.

Vanhojen järjestelmien korvaaminen

Voit korvata vanhan järjestelmän uudella uudella, ajantasaisella järjestelmällä. Se on melko kallis ratkaisu. Voit myös päivittää vanhan järjestelmän. Voit käyttää menetelmää, jota kutsutaan näytön kaapimiseksi, joka on tekniikka, joka vie tietokonenäytössä näkyvät tiedot ja kääntää sen niin, että uudempi sovellus voi lukea sen. Voit myös luoda yrityksen sovellusintegraatiojärjestelmän. Tällainen järjestelmä verkottaa erilaisia ​​sovelluksia vanhassa järjestelmässä, kuten mainosjakauma, palkanlaskenta ja muut.

Jos olet SMB, ellet ole pienin, hone-pohjainen lajike, haluat kirjanpidon tietojärjestelmän olevan ajantasainen, jotta voit pitää sinut kilpailukykyisenä teollisuudessa. Valittavissa on monia vaihtoehtoja.