4 Syytä miksi venture tarvitsee dokumentoituja prosesseja

Useimmat yrittäjäyritykset käynnistyvät orgaanisesti ja selvittävät "miten teemme asioita täällä" melko paljon lennossa. Omistajat ja johtajat ovat usein liian kiireisiä dokumentoimaan prosessejaan, ellei yritys ole erittäin teknistä tai tieteellistä, tai jos prosessinhallinta on hallitusten kaltaisten asiakkaiden toimeksianto. Jos olet liiketoiminnan päämies, joka vaihtelee ruokaa ravitsemiselta vähittäiskaupan vaatekaupoihin ja varallisuuden hallintaan, et saa irtisanoa siitä, ettei ole dokumentoituja prosesseja.

(Loppujen lopuksi sinä olet pomo.) Mutta menetät valtavia mahdollisuuksia.

Kirjallisten prosessien luomisen syitä

Pieniä yrityksiä varten on olemassa pakottavia syitä, vaikka sinulla olisi vain kirjallinen prosessi:

1. Työntekijöiden lisääminen ja koulutus: Jos prosessit ovat kirjoitettu, voit helposti ja nopeasti kouluttaa työntekijöitä. Jos et kirjaa prosessejasi, vastustat työntekijöiden lisäämistä, koska ajatus koulutuksesta on liian pelottava. Catch-22!
2. Yritysluottojen saaminen: Jos tarvitset rahoitusta yrityksellesi, pankki tai muu lainanantaja tarvitsee ymmärtää toimintaasi. Se tekee voimakkaan lausunnon, kun voit näyttää lainanantajalle, kuinka järjestäytynyttä olet ja että sinulla on todella kahva prosesseista.
3. Suurempien voittojen varmistaminen: Dokumentaatioprosessit paljastavat puutteita siitä, miten teet asioita. Näet pullonkauloja ja epäjohdonmukaisuuksia, joita et tiennyt olleet siellä. Liiketoimintaprosessin ylimääräinen liike maksaa aikaa ja rahaa. Poistamalla se on aika säästynyt ja suuremmat voitot.

1. Myyntipaikka: Jos haluat myydä yrityksesi jonain päivänä, ostaja haluaa ensin arvioida sisäisen toiminnan. Kun näytät ostajaa, prosessin käsikirja lisää myyntien todennäköisyyttä sekä ostajan yrityksen havaitun arvon. Loppujen lopuksi, jos prosessit ovat puhtaita ja hyvin dokumentoituja, ostaja voi helposti kuvitella itseään siirtymällä oikeaan sisään ja jatkamalla sitä, mitä olet tehnyt. Ostajalle säästetty aika on yhtä edullinen kuin tiellä, mikä tarkoittaa sinulle korkeampaa hintaa.

Aloittaminen

Joten miten pääset käsittelemään tiukasti (tai ei niin lujasti) päähäsi ja saamaan ne kirjoitettu alas? Sinun on määriteltävä ja dokumentoitava prosessit. Oletetaan, että olet catering-liiketoiminnassa. Olipa tietoinen siitä tai ei, sinulla on tiettyjä päällimmäisiä prosessit, jotka ovat yhteisiä kaikille catering-yrityksille. Jokaisen tarjoajan on esimerkiksi hankittava työpaikkoja, pidettävä tapahtumia ja seurattava asiakkaita, jotta saat enemmän työpaikkoja. Jokainen näistä toimista on oma prosessi.

Joten yrityksellesi, kirjoita vaiheitasi ja yritä järjestää ne järjestyksessä (vaikkakin päällekkäisyyksiä).Jos prosessissa on enemmän kuin seitsemän vaihetta, etsiä yhdistää useita prosesseja toisen vaiheen aliprosesseiksi. Muussa tapauksessa prosessi on liian vaikea hallita ja selittää muille.

Voit laatia tällaisen luettelon palveluntarjoajalle ja sitten jokaisessa prosessissa asiakirjat, jotka ovat sen osaprosesseja:

1. Työnhaku: Markkinointi, ehdotusluokka, myynti prosessi, sopimus
2. Tapahtumien valmistelu: Valikoiden luominen, elintarvikkeiden valmistelu, henkilöstö, paikan valinta ja prep
3. Tapahtumatoiminta: Päivätyö tarkistuslista, Tapahtuman jälkeinen seuranta:
4. Asiakkaan seuranta, sisäinen keskustelu Resurssit

On hyödyllistä käyttää visuaalisia kaavioita prosessinhallinnassa lineaarisen luettelon sijaan, vaikka jos et ole Excelin tai muiden ohjelmien kanssa, luettelo on parempi kuin mikään. Opi tekemään Excelin prosessivirtakaavioita ja katso, toimiiko se sinulle. Vuokaaviokaavion etuna on, että prosessin jokaisen vaiheen tulot ja lähdöt ovat helposti nähtävissä. Hyvä prosessi on kuin hyvä kirjoitus: kappaleiden välillä on siirtymiä. Jos prosessivaihe tekee hyppyjoukon, eikä ole selvää, miten sinä olet siellä, palaa takaisin ja varmista, että syöttö ja tulostus ovat selkeitä ja vahvoja.

Jos haluat lukea parasta kirjaa, joka on koskaan kirjoitettu prosessinohjauksesta, katsokaa Reengineering the Corporationin Michael Hammer ja James Champy.

Vaikka kirja on lähes kaksi vuosikymmentä vanha ja kirjoitettu suurilla organisaatioprosesseilla, se on täydellinen resurssi myös nuorille yrityksille. Se auttaa sinua näkemään pullonkauloja siinä, mitä teet ja korjaa ne.