Vältettävät virheet tapahtuman suunnittelussa

Virheitä tehdään liiketoiminnassa ja henkilökohtaisessa elämässämme säännöllisesti. Näin voimme kasvaa ja oppia. Mutta jotkut virheet ovat kalliita. Tee tarvittavat toimet näiden viiden hyvin yleisen tapahtumasuunnittelun virheiden välttämiseksi ja - jos teet virheen - varmista, että et tee samaa virhettä toisen kerran.

Ei Aloittaminen Varhainen riittämätön

Viivyttely on vihollinen. Tämä on yksi yleisimmistä tapahtumasuunnitteluvirheistä, joita haluat välttää.

Jos tapahtumasuunnitteluprosessia ei aloiteta varhaisessa vaiheessa, se voi aiheuttaa monia ongelmia alaspäin. Heti kun päivämäärä on valittu ja sinulla on yleinen toiminta-alue ja budjetti, pääset työskentelemään. Hotellit ja muut paikat varata etukäteen niin varmista tämä on mahdollisimman pian. Jos näin ei tehdä, rajoitat paikkakuntasi valintoja, ja valitettavasti jätät paikan missä tahansa paikassa. Vieraiden kaiuttimet ja elävää viihdettä tekevät myös varaukset etukäteen tosiasiallisen tapahtuman ajankohdasta. Kun tapahtumasi päivämäärä on turvallinen, tee tutkimustasi ja kun päätät valitsemaasi esittäjääsi, ota heti allekirjoitettu sopimus.

Järjestäminen tapahtumasuunnittelulistalle on toinen tehtävä, jota on käsiteltävä välittömästi. Kun kartoitat kaikki tapahtumasuunnitteluprosessin vaiheet, määrittelet, milloin ne on suoritettava ja kehitettävä aikataulu jokaiselle, sinulla on arvokas opas, jolla pääset alkuun ja pysyt ajan tasalla.

Lähtö liian myöhään on yksi yleisimmistä tapahtumasuunnitteluvirheistä.

Kilpailevien tapahtumien tarkistaminen

Oletko koskaan aikataulun tapahtuma vain oppia - kun suunnitteluprosessi on alkanut ja tapahtuman päivämäärä asetettu - että toinen kilpaileva tapahtuma on samana päivänä? Vain yksi tapahtuma vetää väkijoukon niin älä ota mahdollisuuksiasi ja ylitä sormesi, että kutsutut valitsevat sinun tapahtumasi.

vältä tilannetta kokonaan.

Tee huolellisuussi ja tarkista, onko tapahtumien ristiriita, ennen kuin on liian myöhäistä. Katso aikatauluja teollisuuden kokoontumisille (sekä suurille että pienille), lähelle lomia, suuria urheilutapahtumia ja paikallisia kokoontumisia, jotka voivat tuhota tapahtumia ajaville. Kun olet päättänyt tapahtumasi ajankohdasta, saat sanan vieraillesi. "Päivämäärän tallentaminen" -ilmoitukset ja "Tulevat tapahtumat" -luettelot antavat kiinnostuneille tilaisuuden merkitä tapahtumasi kalentereihinsa.

Toimittajien vahvistaminen

Allekirjoittama toimitussopimus on oikeudellisesti sitova sopimus ja antaa sinulle jotain kirjallisesti pitämään myyjää vastuussa palveluista, joita he tarjoavat. Se ei kuitenkaan tee mitään tapahtuman aikana, kun huomaat, että myyjä ei näytä. Tämä tapahtuma-sopimus ei tarjoa ruokaa nälkäisille vieraille tai toimittaa pöytiä ja tuoleja tyhjään tanssisaliin.Vahvista jokaisen toimittajan kanssa ei kerran, vaan kahdesti. Kyllä, kahdesti . Vahvista allekirjoitetun sopimuksen vastaanottaminen sinä ajankohtana, jolloin molemmat hyväksyvät ehdot. Vahvista vielä kerran ennen tapahtumaa. Tämä ei ole keskustelu, jolla on tietoja elintarvikkeiden toimituksesta tai sisustuksesta; tämä on seuranta erityisesti varmistaaksesi, että tapahtuma on edelleen kalenterissa.

Tapahtumien toimittajat kirjaavat useita tapahtumia, ja paperityön menettäminen sekaisin tai yrityksen jollakin muulla tavoin väärentämisestä on helppoa. Joten varmista, että ei tapahdu kiertämällä heitä takaisin sisään ja vahvista, että tapahtuma ja tiedot päivämäärästä, ajasta ja palveluista ovat itse asiassa aikataulussaan. Ja pitää myyjän sopimus helposti saatavilla.

Ei ole "Plan B"

On oltava valmiussuunnitelma kaikille tapahtumille, mutta nimenomaan niille tapahtumille, jotka suunnitellaan pidettäväksi ulkona. Sääolosuhteet ovat arvaamattomia ja jos hirmumyrsky, raskas tuulenohjaus tai freak raiskausuhka uhkaavat peruuttaa tapahtumasi, on varmuuskopio suunnitelma. Sadepäivät, vaihtoehtoiset tapahtumapaikat ja muokatut toiminta-aikataulut ovat kaikki vaihtoehtoja, jos ulkotapahtuma - tai osa siitä - on siirrettävä sisätiloihin.

Sääolosuhteiden epävarmuustekijöiden valmistelun lisäksi muita epätavallisia olosuhteita voidaan käsitellä myös etukäteen. Virtakatkoksia voidaan vähentää käyttämällä generaattoria paikan päällä. Ylivuotopysäkki voidaan siirtää toiseen, ennalta määritettyyn paikkaan. Hotellihuoneiden saatavuuden ongelmat voidaan ratkaista pitämällä muutamia ylimääräisiä huoneita varauksessasi hotellin lohkossa. Harkitse tapahtumasi erityispiirteet ja ajattele niitä alueita, jotka ovat alttiimpia aihepiireille. Suunnittelemalla eteenpäin ja kehittämällä vaihtoehtoisia skenaarioita voit välttää yhden kalliimmista tapahtumasuunnittelumuutoksista.

Ei riitä antamaan tarpeeksi apua

Tapahtumien henkilökunnan palkkaaminen on entistä parempaa. Se maksaa enemmän rahaa, mutta se voi säästää tapahtumasi. Kuva tämä: autojen varmuuskopio, joka odottaa saapua parkkipaikkaan, kun pysäköintihenkilökunta yrittää yllättäen yrittää pysyä. Joukko turhautuneita asiakkaita, jotka odottavat tilata juomaa yhdeksi palvelimeksi, taistelee vastaamaan kysyntään. Tapahtumien rekisteröintityöntekijät ylittivät lukuisat juuri saapuneet vieraat, jolloin väsyneet matkustajat odottivat liian kauan kirjautumista sisään. Sinulla on idea. Jos sinulla on ylimääräisiä tapahtumahenkilöstöä avustamaan kiireisissä ajoissa, tarjoa lisäpalvelua tarvitseville alueille, ratkaise ongelmia, tai olemaan tervetullut läsnäolo saapuville vieraille kysymyksiin, voit nostaa tapahtumasi hyvältä tapahtumalta erinomaiseksi tapahtumaksi.

Kun otat tapahtuman henkilökuntaa, etsi henkilöt, joilla on kokemusta suunnitellun tapahtuman tyypistä. Vuokraa vain ammattimaisia, erittäin suositeltavia työntekijöitä. Opeta heitä siitä, mistä tapahtumastasi on kyse, vieraat, jotka osallistuvat, odotuksesi ja kenen yhteyspiste on, jos heillä on kysymys tai ongelma. Tapahtumien henkilökunta - vaikka ne ovat ulkopuolisen toimittajan tarjoamia - edustavat sinua ja tapahtumasuunnittelua.Negatiivinen tapaaminen tapahtuman henkilökunnan kanssa elää sekä asiakkaan että asiakkaan muistiin ja voi hapata jopa kaikkein hyvin suunniteltuja tapahtumia.